Deducción de gastos reembolsables sin factura original: Consejo de Estado pone limites a la DIAN y protege flujo de caja

La exigencia desproporcionada de soportes contables por parte de la DIAN al auditar acuerdos de distribución y colaboración empresarial representa un riesgo directo para la rentabilidad de las compañías. Cuando un aliado estratégico o distribuidor ejecuta gastos de publicidad, mercadeo o logística por cuenta de su empresa, el rechazo de estas deducciones por la supuesta "falta de facturas originales" genera un mayor impuesto de renta y activa sanciones por inexactitud que impactan severamente el flujo de caja y los márgenes de ganancia de la operación.

Ahora, el Consejo de Estado, a través de la Sentencia del 13 de agosto de 2026 (Radicación 25000-23-37-000-2020-00207-01 [29693]), ratificó una regla probatoria fundamental que flexibiliza y blinda a las empresas frente a las glosas de la autoridad tributaria. La C. de E. determinó que, en esquemas de mandato o cuentas en participación donde se deban reembolsar gastos operativos, la empresa que desembolsa el dinero (mandante) no está obligada a poseer las facturas de los terceros para garantizar su deducibilidad fiscal.

Para capitalizar esta jurisprudencia y mitigar riesgos en auditorías, su empresa debe comprender la regla de derecho y sus efectos prácticos:

·       El soporte probatorio eficiente: Según el artículo 3 del Decreto 1514 de 1998 (incorporado en el DUR 1625 de 2016), el único documento que su empresa necesita para deducir el gasto es una certificación expedida por el mandatario (el aliado o distribuidor), avalada por su revisor fiscal o contador público, donde se indique expresamente la cuantía y el concepto de la erogación.

·       Límites a la fiscalización de la DIAN: La Administración no puede exigirle a su empresa que cumpla con los requisitos del artículo 777 del Estatuto Tributario (relativos a certificaciones contables complejas) para estos casos específicos. El certificado de reembolso opera como una norma especial y suficiente.

·       Eficiencia operativa: Su equipo administrativo ya no necesita perseguir, conciliar ni archivar miles de facturas emitidas por proveedores de terceros. La obligación legal de conservar las facturas originales recae exclusivamente sobre el mandatario, quien es el que transa directamente con el proveedor final.

·       Protección contra sanciones: Al estar el gasto debidamente soportado mediante este certificado, se elimina la base fáctica para que la DIAN imponga la costosa sanción por inexactitud (artículo 647 del ET), protegiendo el patrimonio corporativo.

El diseño de sus contratos comerciales no es solo un trámite legal; es una herramienta de planeación financiera. Depender de acuerdos informales o contratos de suministro mal redactados expone sus deducciones a un rechazo inminente.

3 Recomendaciones prácticas para blindar sus reembolsos:

1.     Estructure contractualmente el mandato: Asegúrese de que sus contratos de distribución o colaboración empresarial incluyan cláusulas expresas de mandato (incluso sin representación) que regulen detalladamente cómo el aliado ejecutará gastos de promoción por cuenta suya y cómo se gestionará el reembolso.

2.     Estandarice las certificaciones de los aliados: No acepte simples "cuentas de cobro" por parte de sus distribuidores. Exija siempre que el cobro venga acompañado de la certificación formal firmada por el representante legal y el revisor fiscal/contador del aliado, detallando de forma unívoca el concepto exacto (ej. publicidad, logística) y el valor del gasto reembolsado.

3. Articúlese con sus socios comerciales: Aunque su empresa no necesita guardar las facturas originales, el socio comercial sí debe hacerlo por el tiempo que exija el Estatuto Tributario. Incluya cláusulas que le permitan verificar esporádicamente que su aliado está facturando y archivando en debida forma, protegiendo así la viabilidad del certificado emitido.

¿Puede Contabilizar su Marca en el Balance? concepto CTCP 0146 de 2026

Para muchos empresarios, la marca es el activo más valioso de su negocio tras décadas de inversión en posicionamiento. Sin embargo, no verla reflejada en el patrimonio de los Estados Financieros genera frustración, pues limita la capacidad de endeudamiento y no refleja el valor real de la compañía ante inversionistas. El reciente Concepto 0146 del 26 de junio de 2026 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) aborda este problema recurrente y traza una línea roja sobre lo que está permitido, pero, más importante aún, revela cómo los empresarios pueden utilizar herramientas de reorganización corporativa para aflorar ese valor oculto de manera legal, optimizando la estructura patrimonial de sus negocios sin contingencias ante la Superintendencia de Sociedades o la DIAN.

Reto: La Prohibición de Contabilizar Marcas Propias

El CTCP es tajante: si usted construyó su marca desde cero (generada internamente, formada), no puede registrarla como un activo intangible en el Estado de Situación Financiera. No importa si la marca tiene 30 años de antigüedad, si genera ingresos multimillonarios comprobables o si usted contrata a la mejor banca de inversión para hacer un avalúo técnico.

Esta restricción se fundamenta en la Norma Internacional de Contabilidad (NIC) 38, incorporada en Colombia mediante el Decreto 2420 de 2015. Los párrafos 63 y 64 de esta norma establecen que los costos de crear una marca no se pueden separar de los costos generales de desarrollar el negocio. Intentar "inflar" el balance incluyendo un avalúo de la marca propia constituye un incumplimiento grave de los marcos técnicos normativos (NIIF), lo que derivará en salvedades por parte de la Revisoría Fiscal y posibles investigaciones administrativas.

Desglose Estratégico: Riesgos y Oportunidades

Aunque la regla general parece restrictiva, una lectura de negocios de este concepto oficial nos permite identificar rutas de acción:

·       Mitigación del riesgo contable y sancionatorio: Incorporar avalúos de marcas propias en el balance general (incluso argumentando la pérdida de facturas o soportes históricos) es inviable. Forzar este reconocimiento vicia la información financiera, afecta la distribución de utilidades y expone a los administradores a responsabilidades por irregularidades contables.

·       Aprovechamiento de las "Notas a los Estados Financieros": Que la marca no esté en el balance no significa que deba ser invisible. El CTCP autoriza y sugiere incluir el valor técnico de la marca y su impacto en el modelo de negocio dentro de las Notas a los Estados Financieros. Esta es una vitrina comercial y financiera fundamental para bancos, proveedores y posibles compradores, cumpliendo el principio de representación fiel sin violar la NIC 38.

·       La gran oportunidad: Adquisiciones y Reorganizaciones Empresariales: El Concepto 0146 deja abierta la puerta estratégica más importante. La prohibición aplica solo para la empresa que creó la marca. Si la marca es vendida o transferida a un tercero, ese adquirente sí puede reconocerla como un activo intangible por el valor de la transacción. Esto viabiliza modelos de reorganización empresarial (como la creación de esquemas Holding o la escisión de los activos de propiedad intelectual hacia una nueva sociedad patrimonial). Al transferir la marca a una filial, esta nueva empresa sí podrá tener la marca en su balance, abriendo eficiencias en la protección del activo y posibles esquemas de licenciamiento.

Llamado a la Acción

Tener activos intangibles de alto valor que no se reflejan en la contabilidad es tener capital ocioso. No permita que la rigidez de la norma contable limite el potencial de su patrimonio.

5 Recomendaciones Clave para Gerentes y Juntas Directivas

1.     No fuerce la contabilidad: Absténgase de instruir a su equipo contable para que capitalice avalúos de marcas formadas internamente. Las contingencias legales y reputacionales ante entes de control superan cualquier aparente beneficio estético en el balance.

2.     Valore su marca, aunque no vaya al balance: Contrate peritos expertos para valorar su marca comercial periódicamente. Aunque el número no sume en el patrimonio contable, es un soporte vital para negociaciones de M&A (fusiones y adquisiciones), cálculos de primas en seguros o estructuración de franquicias.

3.     Utilice las Notas de manera comercial: Transforme las Notas a los Estados Financieros de un mero formalismo legal a una herramienta de exposición de valor. Asegúrese de que su contador incluya en las notas el valor de mercado de sus intangibles para que los analistas de crédito e inversionistas lo tengan en el radar.

4.     Explore esquemas de reorganización corporativa: Si el valor de su marca es significativo, evalúe con sus asesores legales la conveniencia de transferirla a una sociedad independiente dentro de su mismo grupo empresarial. Esto no solo permite su contabilización en la nueva entidad, sino que aísla y protege el activo más valioso de los riesgos operativos y laborales del día a día.

5.     Cuidado con los Precios de Transferencia y los impuestos: Si decide vender la marca a una empresa vinculada para activar su valor, hágalo siempre bajo un estricto acompañamiento tributario. Estas transacciones entre partes relacionadas deben hacerse a valores de mercado, respetando el régimen de precios de transferencia en Colombia y midiendo con pinzas el impacto en el impuesto de renta y ganancias ocasionales derivados de la enajenación.

Factoring mediante S.A.S. en Colombia: Rentabilidad, Fondeo Legal y Mitigación de Riesgos

La reciente doctrina de la Superintendencia de Sociedades (Oficio 220-305308 del 22-06-2026) consolida la hoja de ruta operativa y financiera para las empresas que desarrollan operaciones de factoring bajo la figura de la Sociedad por Acciones Simplificada (S.A.S.). Para los empresarios, gerentes y estructuradores de negocios, esto tiene un impacto financiero directo: confirma que el descuento aplicado al comprar facturas goza de libertad tarifaria al no considerarse un interés financiero, maximizando así los márgenes de rentabilidad, pero al mismo tiempo delimita los mecanismos exactos de fondeo exigidos para escalar la operación sin incurrir en el gravísimo riesgo penal de captación masiva e ilegal de recursos.

A continuación, desglosamos las reglas de derecho aplicables, los beneficios y los riesgos operativos para las empresas de compra de cartera, traducidos a un lenguaje de negocios:

• Libertad en el margen de rentabilidad (El descuento no es usura): La operación de factoring puro es entendida como un contrato de compraventa de derechos patrimoniales a título oneroso y no como un contrato de préstamo o mutuo. En consecuencia, el descuento que la empresa cobra por la liquidez anticipada no se considera un interés financiero ordinario y, por ende, escapa a los límites de la tasa de usura certificada por la Superintendencia Financiera. No obstante, si la factura no se paga a tiempo y se generan intereses moratorios para el reembolso, ese cobro en particular sí queda estrictamente limitado por la tasa de usura comercial, y superarlo puede tipificar el delito de usura.

• Flexibilidad corporativa y optimización de capital: Una S.A.S. puede incluir el factoring como una línea de negocio adicional junto con otras actividades lícitas, o dedicarse exclusivamente a ello. La Ley 1231 de 2008 permite prestar este servicio simplemente estando inscritos en el Registro Mercantil. Operativamente, si la sociedad opta por un objeto múltiple, el requerimiento principal es llevar una contabilidad separada para el negocio de factoring.

• Blindaje penal y fondeo estratégico: Las empresas de factoring del sector real tienen rotundamente prohibido captar ahorro masivo del público. Para financiar la compra de facturas de forma lícita, el Decreto 1074 de 2015 exige limitarse a cuatro mecanismos: inyección de recursos propios de los accionistas, toma de créditos en el sistema financiero, venta o endoso de la cartera a fondeadores del mercado de capitales, o mediante contratos de mandato específico de inversión. Además, si la S.A.S. tiene objeto exclusivo y se fondea mediante estos mandatos, la Ley 1676 de 2013 le obliga a mantener un patrimonio neto mínimo equivalente al 10% del valor de los activos administrados.

• Umbrales de vigilancia y habilitación en el RUNF: El modelo de negocio no exige licencias previas para nacer, pero sí activa controles al escalar. Una S.A.S. queda sometida a vigilancia estatal si adquiere facturas por un volumen anual igual o superior a 394.695,3 UVT, si opera con más de 50 clientes (personas naturales o jurídicas), o si maneja mandatos específicos. Cruzar estas líneas hace obligatorio inscribirse en el Registro Único Nacional de Factores (RUNF) de la Superintendencia de Sociedades, un trámite que debe realizarse antes del inicio formal de operaciones y que exige actualizaciones financieras anuales.

• Cargas de Compliance (SAGRILAFT y PTEE): Adquirir la condición de vigilada detona para la empresa la obligación de estructurar un Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo (SAGRILAFT) y reportar operaciones ante la UIAF, según la Circular Básica Jurídica 100-000008 de 2022. Asimismo, si la sociedad factura o tiene activos superiores a 30.000 SMMLV y realiza transacciones internacionales por más de 100 SMMLV, o contrata con el Estado por sumas superiores a 500 SMMLV, deberá adoptar un Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE).

• Trazabilidad tributaria y ejecutoria: La viabilidad del cobro de la cartera depende del rigor tecnológico. Todo proceso de adquisición, endoso y cobro válido de facturas electrónicas como título valor debe canalizarse obligatoriamente a través del ecosistema RADIAN, un registro administrado exclusivamente por la DIAN bajo el amparo del Decreto 1154 de 2020 y el Estatuto Tributario.

6 Recomendaciones Estratégicas para Empresarios:

1. Audite su estructura de cobro: Asegúrese de diferenciar claramente en sus contratos comerciales el descuento operativo por compra anticipada, que goza de libertad tarifaria, frente a los intereses de mora, los cuales jamás deben superar el límite legal de usura comercial.

2. Revise su matriz de fondeo: Verifique que los recursos inyectados a su operación provengan exclusivamente de capital propio, bancos, endosos permitidos o mandatos específicos, e incluya en los estatutos cláusulas que certifiquen el origen lícito de dichos fondos para mitigar riesgos de intervención estatal.

3. Implemente separación contable estricta: Si su S.A.S. no tiene objeto exclusivo y desarrolla otras líneas de negocio, establezca centros de costos independientes para aislar la operación de factoring y cumplir con la normativa corporativa.

4. Monitoree permanentemente sus umbrales de crecimiento: Mida mes a mes su volumen de adquisiciones en UVT y su cantidad de clientes; si está próximo a superar las 394.695,3 UVT anuales o los 50 clientes, inicie de inmediato el proceso de inscripción en el RUNF.

5. Integre operativamente el RADIAN: No reciba facturas electrónicas sin garantizar que su S.A.S. se encuentra habilitada tecnológicamente ante la DIAN para registrar los eventos de transferencia, asegurando así que el título valor sea legalmente exigible.

6. Presupueste y estructure el Compliance: Si su volumen operativo lo posiciona bajo vigilancia estatal, adelante el diseño a la medida de un SAGRILAFT aprobado por su junta directiva o representante legal, y evalúe financieramente si requiere adoptar un PTEE.

Operaciones Simuladas: Cómo blindar los costos y deducciones de su empresa ante la DIAN

Cuando la DIAN desconoce los costos y deducciones de su empresa bajo la presunción de "operaciones simuladas", el impacto financiero es “duro”: la base gravable del impuesto sobre la renta se dispara artificialmente, erosionando la liquidez del negocio, y desencadenando sanciones por inexactitud que pueden alcanzar hasta el 100% del mayor valor a pagar. Una reciente decisión del Consejo de Estado demuestra que el riesgo fiscal derivado de proveedores con defectuosas o malas prácticas tributarias puede mitigarse, protegiendo la rentabilidad de su compañía, siempre que su empresa cuente con un protocolo documental estricto que pruebe la realidad material de cada transacción (trazabilidad y defense file)

La regla: El comportamiento de su proveedor no debe castigar sus utilidades

En la sentencia de la Sección Cuarta del Consejo de Estado (Rad. 30777 del 13 de agosto de 2026), la entidad resolvió una situación común en las auditorías de la DIAN. La autoridad tributaria suele rechazar compras basándose en "indicios" sobre el proveedor: que no opera en la dirección registrada en el RUT, que tiene el registro suspendido,  que no presenta sus propias declaraciones de renta, etc. El Consejo de Estado aclaró que, frente a la dinámica probatoria (artículos 742 y 746 del Estatuto Tributario), las irregularidades formales de un tercero no son suficientes para rechazar los costos de una empresa si esta logra demostrar, con absoluta certeza, que la operación comercial sí ocurrió (realidad), en términos de negocios, la carga de la prueba se invierte: si la DIAN duda del proveedor, su empresa debe tener la capacidad operativa para reconstruir la historia completa de la transacción.

Estrategias para la mitigación de riesgos fiscales en compras y contrataciones

Para garantizar que los pagos a terceros sean 100% deducibles y blindar a la empresa de contingencias por operaciones simuladas, Su empresa debe implementar los siguientes controles cruzados, respaldados por los requisitos de idoneidad del artículo 771-2 del Estatuto Tributario:

·       Debida Diligencia en el Onboarding de Proveedores: No basta con solicitar el RUT y la Cámara de Comercio. Implemente un filtro de cumplimiento (oficial de cumplimiento o riesgos) que deje rastro de la verificación del proveedor en listas restrictivas, antecedentes y capacidad operativa real antes de la primera orden de compra.

·       Trazabilidad Bancaria Perfecta: Todo pago debe estar bancarizado y el comprobante de egreso o transferencia debe coincidir al centavo con las facturas emitidas (cumplimiento del artículo 771-5 del Estatuto Tributario). Las solicitudes de anticipo y los abonos a cuentas a nombre del proveedor son pruebas reina.

·       Soporte Operativo más allá de la Factura: La factura electrónica es apenas un requisito formal. Para probar la "realidad material" ante un juez o auditor, su empresa debe conservar los documentos periféricos de la cadena logística: planillas de transporte, actas de ingreso a almacén o zonas francas, correos electrónicos de negociación y certificaciones de entrega a satisfacción.

·       Contabilidad Impecable e Individualizada: Los registros contables deben cumplir estrictamente con los artículos 772 a 774 del Estatuto Tributario. Esto significa que los auxiliares históricos por NIT deben reflejar de manera inequívoca los movimientos y la causación de cada proveedor sin saldos inexplicables.

La informalidad o el desorden tributario de sus aliados comerciales no tienen por qué convertirse en un pasivo fiscal para su compañía. Lo invitamos a auditar hoy mismo sus manuales de contratación, políticas de compras y procesos de archivo documental.

Cargadores para Vehículos Eléctricos en la Propiedad Horizontal, Concepto de Minvivienda

 

Recientemente, el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio emitió una respuesta formal (radicado 2026ER0065902 del 08 de julio de 2026) frente a una solicitud ciudadana. A continuación las conclusiones de la respuesta.

1. El marco legal ya está definido: La Resolución 0337 de 2026

El Ministerio fue claro en señalar que no expedirá nuevas circulares de obligatorio cumplimiento para las Curadurías Urbanas ni directrices vinculantes para las asambleas, pues la materia ya fue reglamentada. En cumplimiento del artículo 10 de la Ley 1964 de 2019, Minvivienda expidió la Resolución 0337 del 9 de junio de 2026, esta norma obliga a prever acometidas de electricidad para la carga de vehículos eléctricos en edificios de uso residencial, comercial o mixto.  Esta obligación aplica bajo parámetros estrictos:

• La norma aplica para proyectos en distritos y municipios de categoría especial, 0, 1, 2 y 3.

• Aplica para licencias de construcción en modalidades de obra nueva, ampliación y modificación radicadas tras la vigencia de la resolución.

• La exigencia solo es obligatoria si el municipio cuenta con un porcentaje de vehículos eléctricos registrados igual o superior al dos por ciento (2%).

2. Excepciones a la regla: ¿Cuándo no es obligatorio?

El Ministerio aclaró que no todos los proyectos inmobiliarios están sujetos a esta carga normativa. Quedan excluidos:

• Los proyectos de Vivienda de Interés Social (VIS) y de Interés Prioritario (VIP).

• Proyectos que no generen áreas de parqueaderos privados nuevos, o aquellos donde solo se autorice un (1) único cupo de parqueadero privado individual.

• Edificaciones cuyas licencias hayan sido radicadas en debida forma antes de los lineamientos de la resolución.

3. El reto en la Propiedad Horizontal (Ley 675 de 2001)

Para quienes administran o construyen copropiedades, el documento del Ministerio es una guía sobre cómo proceder según la Ley 675 de 2001. El concepto distingue dos escenarios críticos:

• Parqueaderos privados: Si la instalación de carga de vehículos se sitúa en un cupo individual de parqueadero privado y no afecta áreas comunes, el propietario solo requiere presentar una comunicación previa a la copropiedad informando la instalación.

• Afectación de zonas comunes: Si la instalación requiere modificar bienes comunes, se considera un cambio en su uso o destinación. Esto constituye una modificación sustancial que exige la aprobación de la asamblea general de propietarios con una mayoría calificada del setenta por ciento (70%) de los coeficientes de copropiedad.

• Licencias urbanísticas: Si las redes eléctricas no afectan la estructura o arquitectura del edificio, se clasifica como una "reparación locativa" y no exige licencia de construcción. Si implica variaciones estructurales, sí requiere trámite de licencia de modificación.

Del Concepto del ministerio de Vivienda extraigo las siguientes conclusiones:

• Costos exclusivamente a cargo del propietario:

La normativa protege las finanzas de las copropiedades. Se establece de manera tajante que los costos de instalación de los equipos y el valor del consumo de energía derivado de la recarga corresponden íntegramente a la persona interesada o propietario del vehículo.

• Obligación técnica en parqueaderos colectivos:

Para los constructores que diseñen parqueaderos colectivos sometidos a propiedad horizontal, existe una nueva responsabilidad técnica. Deberán disponer de una canalización a través de las áreas comunes que permita futuras derivaciones hacia los puntos de carga.

• Límites a la intervención del Ministerio en disputas privadas:

Minvivienda advirtió que no expedirá lineamientos para instruir u obligar a las asambleas de copropietarios frente a la infraestructura de carga. Cualquier controversia entre un residente que desee instalar su cargador y una asamblea que se oponga, deberá resolverse utilizando los mecanismos legales de solución de conflictos e impugnación previstos en la Ley 675 de 2001.

• Periodo de transición estratégico:

La Resolución 0337 de 2026 rige a partir del año siguiente al de su publicación. Esto otorga a los constructores un régimen de transición para ajustar sus diseños eléctricos y financieros antes de que la obligación sea plenamente exigible por las autoridades.