Para que se pueda afirmar que un obligado a facturar cumplió con su deber, éste debe seguir estos pasos: habilitarse, generar factura electrónica, transmitirla, obtener la validación y expedir la factura electrónica.
Ahora, d
e acuerdo con el artículo 2 de la
Resolución DIAN 030 del 29 de abril de 2019 la factura electrónica de venta deberá expedirse
con el lleno de los siguientes requisitos:
1. Estar denominada expresamente
como factura electrónica de venta.
2. Apellidos y nombre o razón
social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien
presta el servicio.
3. Apellidos y nombre o razón
social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquiriente de los
bienes y servicios. Cuando el adquiriente persona natural no se encuentre
inscrito en el Registro Único Tributario (RUT), se deberá incluir el tipo y número
de documento de identidad.
4. Llevar un número que
corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta,
incluyendo el número de autorización, rango autorizado y vigencia autorizada
por la DIAN.
5. Fecha y hora de generación.
6. Fecha y hora de expedición la
cual corresponde a la validación.
7. Cantidad y descripción
específica de los bienes vendidos o servicios prestados, utilizando códigos que
permitan la identificación y relación de los mismos.
8. Valor total de la operación.
9. Forma de pago, indicando si es
de contado o a crédito, caso en el cual deberá señalarse el plazo.
10. Medio de pago, indicando si
se trata de efectivo, tarjeta crédito, tarjeta débito o transferencia electrónica
u otro, cuando aplique.
11. Indicar la calidad de
retenedor del Impuesto sobre las Ventas (IVA).
12. La discriminación del
Impuesto sobre las Ventas (IVA) y la tarifa correspondiente.
13. La discriminación del
Impuesto Nacional al Consumo y la tarifa correspondiente.
14. Incluir firma digital o
electrónica del facturador electrónico de acuerdo con las normas vigentes y con
la política de firma que establezca la DIAN al momento de la generación.
15. Incluir el Código Único de
Factura Electrónica (CUFE) según lo establezca la DIAN.
16. El código QR, cuando se trate
de la representación gráfica digital o impresa.
Ahora, para que un empresario
pueda facturar electrónicamente deberá habilitarse, es decir, inscribirse
previamente ante la DIAN y cumplir con las siguientes condiciones y mecanismos
técnicos y tecnológicos:
1. Inscribirse en el servicio
informático electrónico (SIE) de validación previa de factura electrónica
2. Indicar en el SIE de
validación previa de factura electrónica, el o los medios a través de los
cuales cumplirá con la obligación de generación, transmisión, validación,
expedición y recepción de la factura electrónica de venta, informando para ello
si el software de facturación electrónica de venta corresponde a:
a) Un desarrollo informático
propio o adquirido.
b) Al servicio gratuito para la
generación, validación, transmisión, expedición y recepción de la factura
electrónica de venta, dispuesto por la DIAN.
c) Al suministrado a través de un
proveedor tecnológico.
3. Una vez seleccionado el o los
medios, se procederá a registrar en el SIE de validación previa de factura
electrónica, la información del o los softwares de que trata el numeral
anterior, cumpliendo con el siguiente procedimiento:
a) Indicar los nombres y
apellidos o razón social y el NIT del fabricante, nombre y pin de seguridad del
software.
b) Iniciar las pruebas mediante
las cuales deberá demostrar que el o los softwares de factura electrónica de
venta cumplen con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos,
para su generación, transmisión, validación, expedición y recepción, en
concordancia con el “Anexo técnico de factura electrónica de venta”.
c) Evaluar el resultado de las
pruebas de que trata el literal anterior; en caso de que las mismas sean
superadas en forma satisfactoria, el servicio informático electrónico de
validación previa de factura electrónica generará el visto bueno que indicará
que se han realizado las pruebas exitosas; de lo contrario deberá continuar con
las pruebas hasta obtener el referido visto bueno.
d) Solicitar la autorización de
numeración de factura, para las facturas electrónicas de venta; lo anterior de
conformidad con lo indicado en la Resolución 000055 del 14 de julio de 2016 y
aquellas que las sustituyan o modifiquen. Una vez obtenida la autorización de
numeración de factura, la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos
y Aduanas Nacionales (DIAN), generará de manera electrónica la “clave de
contenido de control” para su consumo por parte del facturador electrónico o su
proveedor tecnológico, con datos conocidos únicamente por la citada entidad,
utilizada para la obtención del Código Único de Factura Electrónica (CUFE), de
la factura electrónica de venta.
e) Indicar en el servicio
informático electrónico de validación previa de factura electrónica, la fecha
en la cual puede iniciar con la obligación de expedir factura electrónica de
venta, la cual no podrá exceder la fecha máxima de expedición de la factura electrónica
de venta, conforme lo indica la Resolución 000020 del 26 de marzo de 2019.
4. Tratándose del software a
través de un proveedor tecnológico, indicar y desarrollar en el servicio
informático electrónico de validación previa de factura electrónica, los
siguientes procedimientos y conceptos:
a) Verificar en el catálogo de
participantes que el proveedor tecnológico se encuentre previamente autorizado
por la DIAN.
b) Actualizar en el catálogo de
participantes, indicando el o los proveedores tecnológicos que le prestarán los
servicios inherentes a la expedición de la facturación electrónica de venta.
c) Asociar en el SIE de
validación previa de factura electrónica, el software a través del cual, el o
los proveedores tecnológicos prestarán los servicios inherentes a la
facturación electrónica de venta.
d) Cuando el facturador
electrónico utilice prefijos asociados a los rangos de numeración en su
facturación, deberá asignarlos a sus proveedores tecnológicos en el servicio
informático electrónico de validación previa de factura electrónica. En caso de
no utilizar prefijos, así deberá indicarlo.