Factura y su relación con las notas dédito y crédito

En concepto que lleva por numero  0451 del 02 de noviembre de 2023 el Consejo Técnico de la Contaduría Publica reiteró la definición y la relación entre las facturas y las notas. Dijo la entidad:

Las facturas son el documento soporte básico en las transacciones comerciales, que pueden verse afectadas en sus montos por los acuerdos posteriores entre el emisor (vendedor) y el receptor (comprador), para cuyo soporte contable se expiden las notas débito o crédito según correspondan.

 

Igual situación sobre las notas se sucede cuando hecho un registro contable es necesario efectuar una corrección, cuyo soporte básico ya ha sido emitido. Como bien lo señala el diccionario de términos contables para Colombia editado por la Universidad de Antioquia: “nota débito. Documento que expresa un cargo en la cuenta de un tercero y el concepto respectivo; nota crédito. Documento que expresa un abono en la cuenta de un tercero y el concepto respectivo”.

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Código de vestuario, empleador puede establecerlo

El Ministerio de Trabajo en concepto que lleva por numero 02EE2023410600000062626  de 2023   dijo que "dentro de la legislación laboral no existe disposición normativa que ordene, establezca o reglamente lo que debe contener un código de vestuario; no obstante considera que si el empleador o empresa empleadora dentro de la libertad de empresa, donde no puede haber intervención del estado, desea crear un código vestuario con el fin de optimizar los parámetros de calidad en la prestación de sus servicios puede hacerlo respetando siempre los derechos fundamentales de sus trabajadores, teniendo en cuenta las limitaciones consagradas en la Constitución y la ley."

Los código de vestuario usualmente constan en documentos independientes y son revisados periódicamente para mantenerlos acorde con los usos sociales.

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Honorarios de contadores, criterios para fijarlos. Aplicables a otras profesiones

El Consejo Técnico e la Contaduría Publica (CTCP), por medio del concepto 0414 del 05 de septiembre de 2023 reiteró lo dicho en conceptos como 2018-0608, 2018-1050 y 2021-0279, en los cuales, grosso modo, se dijo que los honorarios deben considerar “todos aquellos aspectos que apuntan al cumplimiento y a la prestación de un servicio basado en la excelencia adecuado a las necesidades de los usuarios, que permita el tratamiento específico para cada tema en particular, así como el análisis y la solución de los problemas de manera rápida y, la atención inmediata de los requerimientos de cada contratante. Para ello se hace necesario que se analicen los costos de las horas de dedicación de los profesionales involucrados en el trabajo, ya sean especialistas o simples ejecutantes y se tengan en cuenta cada uno de los factores enunciados precedentemente, a fin de fijar una tarifa de honorarios profesionales acorde con la labor que se contrata”

En el concepto 0414 el CTCP dijo que la “remuneración debe fijarse por escrito con base en las características propias de cada labor, teniendo en cuenta las especiales circunstancias de modo, tiempo y lugar en que se presta el servicio, en especial considerando los siguientes aspectos:

Complejidad de la labor contratada,

Tiempo de dedicación;

Tamaño de la empresa contratante;

Antecedentes del cliente y de las operaciones que se realizan;

Nivel de incertidumbre y de la viabilidad de la empresa;

Responsabilidad que se asume;

Riesgo profesional involucrado;

Supervisión y calidad del trabajo;

Experiencia en la labor que se contrata;

Requerimientos de equipo humano y de necesidades tecnológicas.

 

No esta por demás recordar que los anteriores 10 criterios de fijación de honorarios son tenidos en cuenta, mutatis mutandis, por otras profesiones, como por ejemplo, los abogados y asesores financieros, entre otros.

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Realización del ingreso por dividendos recibido por persona natural, Sentencia del Consejo de Estado

Recordemos que el artículo 27 del Estatuto Tributario prevé una regla especial en materia de realización del ingreso por concepto de dividendos o participaciones de personas no obligadas a llevar contabilidad.

La norma contempla que los ingresos por concepto de dividendos o participaciones en utilidades, se entienden realizados por los respectivos accionistas, socios, comuneros, asociados, suscriptores o similares, cuando les haya sido abonados en cuenta en calidad de exigibles.

Pues bien sobre este punto consideramos pertinente mencionar que el Consejo de Estado, sección cuarta en sentencia que lleva por número 26862 del 04 de mayo de 2023, C.P. Milton Chaves Garcia, luego de reiterar que el ingreso se realiza cuando los dividendos o participaciones hayan sido abonados en cuenta en calidad de exigibles, expuso que “Para el abono en cuenta, se aplica el concepto general, esto es, la contabilización de un valor o un hecho económico antes de que se efectúe el pago efectivo. Los dividendos se contabilizan en el momento en que son aprobados por la asamblea general de accionistas, aunque no se haya realizado el pago efectivo, pues para la sociedad se debe registrar contablemente como un pasivo en la cuenta 2360 “cuentas por pagar -dividendos o participaciones por pagar” y para el socio como un activo en la cuenta 134505 “ingreso por cobrar -dividendos y/o participaciones”.

Muy importante, a la luz de lo expuesto por el Consejo de Estado, la anotación en cuenta, es decir, el registro que se efectúe de los derechos o saldos a favor de los titulares de acciones en sus respectivas cuentas, aun las llevadas en depósitos centralizados de valores.

En todo caso consideramos pertinente leer el artículo 1.2.1.10.8. del Decreto 1625 de 2016

Revisor Fiscal puede solicitar información e impartir instrucciones al interior de la entidad

El Consejo técnico de la Contaduría publica en el concepto 0361 del 10 de agosto de 2023 reiteró que “el revisor fiscal debe solicitar la información que considere relevante para el desarrollo de su encargo de revisoría fiscal” y para ello se apoyó en pronunciamientos judiciales como la sentencia C-780 del 2001. En el mismo concepto el CTCP reiteró lo dicho en el concepto 2020-0781 así:

·       La función relacionada con impartir instrucciones se encuentra establecida en el numeral sexto y cuarto del artículo 207 del Código de Comercio;

·       Mediante concepto del CTCP 1997-0125 “Se debe insistir en el doble propósito de las instrucciones. De un lado han de utilizarse para corregir cuando se ha detectado una irregularidad (violación de una norma). Pero también debe impartirse instrucción con el fin de mejorar los procedimientos de control aunque no haya ocurrido una irregularidad;

(…)

·       Mediante concepto 2014-0668 el CTCP manifestó que “las instrucciones constituyen indicaciones sobre la forma de hacer las cosas que se requieren, para lo cual, conviene que éste tenga una comunicación fluida con los diversos órganos sociales y demás funcionarios (…), a fin de facilitar la aplicación oportuna de sus instrucciones. Sin embargo impartir instrucciones no significa por tanto dar órdenes a la administración. Por el contrario, significa enseñar soluciones para corregir irregularidades” posteriormente menciona el mismo concepto que “los revisores fiscales están facultados para impartir instrucciones en el desarrollo propio de su gestión, pero no tienen la potestad de realizar actividades o tomar decisiones, que le son propias al administrador”;

·       Jesús María Peña Bermúdez en su libro “Revisoría Fiscal una garantía para la empresa, la sociedad y el Estado” tercera edición de ECOE Ediciones menciona que “La frase impartir instrucciones debe entenderse como la capacidad otorgada por la Ley para que dado el conocimiento que se le atribuye, pueda comunicar, enseñar y participar a la administración sobre sus sugerencias, le dé su criterio para el adecuado manejo y conservación que se le ha señalado, pero siendo los administradores quienes tienen la obligación de realizarlos y salvaguardarlos así como decidir si acogen o no la recomendación (instrucción) que imparta el revisor fiscal”

·       La Orientación Profesional del CTCP sobre revisoría fiscal del año 2008 menciona que “En desarrollo de esta función, el Revisor Fiscal también debe impartir las instrucciones necesarias para que se apliquen los correctivos que sean necesarios, facultad que debe entenderse como la capacidad otorgada por la Ley para que, dado el conocimiento que se le atribuye, pueda comunicar y participar a la administración de su criterio respecto de las tareas que se le han asignado, sin que por ello pueda perderse de vista, que la responsabilidad de llevar la contabilidad y los libros de actas se encuentra en cabeza de los administradores.

Las instrucciones constituyen indicaciones sobre la forma de hacer las cosas que se requieren, surgen del conocimiento y análisis que se ha confiado al Revisor Fiscal, para lo cual, conviene que éste tenga una comunicación fluida con los diversos órganos sociales y los demás funcionarios de la empresa, a fin de facilitar la aplicación oportuna de sus instrucciones. Impartir instrucciones no significa por tanto dar órdenes a la administración, por el contrario, significa, enseñar soluciones para corregir irregularidades. (…)”

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Estadísticas oficiales, obligatoriedad de enviar información, descanso compensatorio, periodicidad y sanciones.

El Congreso de la República, por medio de la Ley 2335 de 3 de octubre de 2023 estableció el marco jurídico general para la planificación, producción, difusión y administración de las estadísticas oficiales del país.

Esta norma fijó 13 principios que rigen las estadísticas oficiales entre los cuales se cuentan: la carga no excesiva para las personas encuestadas, rigurosidad técnica, independencia técnica y profesional, exactitud, entre otros.

En cuanto a la entrega de la información solicitada por el DANE, el artículo 19 de la Ley 2335 dispone que este requerimiento debe ser atendido de manera obligatoria para las entidades públicas y privadas, así como por las personas, hogares y todas las demás fuentes, y que los datos e información proporcionada en CENSO, encuestas y demás medios de recolección de información desarrollados por el DANE, deberá ser veraz y presentarse en el plazo establecido, en el formato requerido y de forma gratuita, artículo 20.

A manera de incentivo, el parágrafo 1 del artículo 20 de la Ley 2325 dispone que los particulares que participen en los CENSOS, encuestas u operaciones estadísticas realizadas por el DANE gozarán de estos incentivos:

-          Derecho a media jornada de descanso compensatorio remunerado, el cual se disfrutará en el mes siguiente al día de la participación, de común acuerdo con el empleador.

-          Derecho a ser preferido, frente a quienes injustificadamente no lo hicieron, en la adjudicación de becas educativas, de predios rurales y de subsidios de vivienda que ofrezca el Estado, en caso de igualdad de condiciones estrictamente establecidas en concurso abierto.

En cuanto a la periodicidad para la realización de CENSOS, la Ley 2325 prevé que el DANE los realizara con la siguiente periodicidad:

-          Los CENSOS de población y vivienda cada diez [10) años. Adicionalmente, realizará conteos de población y vivienda cada cinco (5) años, contados o partir del último censo.

-          Los CENSOS económicos será cada diez [10) años.

-          CENSOS agropecuarios y mineros tendrán una periodicidad de cada diez [10) años.

-          Conteos de unidades económicas cada cinco (5) años contados a partir del último censo y definirá la metodología que utilizará para la recolección de la información de los censos que realice.

En cuanto a sanciones el artículo 57 de la Ley 2335 dispone que el DANE podrá imponer sanciones pecuniarias entre 830 UVT ($35.201.960 en 2023) hasta 5.500 UVT ($233.266.000 en 2023) a las personas naturales o jurídicas que incumplan la Ley, no suministren información u obstaculicen la realización de los CENSOS, encuestas u otras operaciones estadísticas, previo agotamiento del procedimiento administrativo sancionatorio contemplado en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.