La DIAN, en el oficio No. 100153157 – 954 del 20 de febrero de 2023, suscrito por la Subdirección de Factura Electrónica y Soluciones Operativas, dijo:
“Al tener el documento
soporte de pago de nómina electrónica la finalidad de soportar los costos y
deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos
descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA para el sujeto obligado,
resulta esencial distinguir ante qué tipo de sujeto obligado se está en materia
tributaria, para entender cómo procede la realización de los costos,
deducciones y descontables para el mismo. Así es como se llega a la conclusión
de que dicho costo y deducción al estar supeditado, por regla general para
obligados a llevar contabilidad, a aquellos valores devengados contablemente en
el periodo, en virtud de los artículos 59 y 105 del Estatuto Tributario, debe
incluirse en el documento electrónico que funge hoy como soporte para su
procedencia desde el momento en que se da el abono en cuenta o pago de dichos
conceptos, lo que suceda primero. Lo que además es concordante con lo dispuesto
en los artículos 21-1, 105, 109 y 110 del Estatuto Tributario. Sólo hasta
efectuar este análisis resulta evidente que cuando la mencionada Resolución
DIAN No. 000013 de 2021 refiere sistemáticamente al concepto de pago o abono en
cuenta, lo que busca es lograr coherencia entre los conceptos que integran el
documento soporte de pago de nómina electrónica y la finalidad de este soporte
de información ante la Administración Tributaria, que como se ha venido
reiterando, no es otra que probar los costos y deducciones en el impuesto sobre
la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las
ventas -IVA cuando aplique, relacionados con la nómina, por parte de los
empleadores que a su vez son contribuyentes del impuesto sobre la renta. Es la
anterior precisión la que da lugar a la doctrina para ser incisiva en exponer
sobre la naturaleza del citado documento electrónico que el mismo no es un
desprendible de pago, no tiene incidencia en la determinación del ingreso para
el trabajador y que los valores efectivamente pagados al trabajador podrán no
coincidir con el costo, deducción o descontable acreditado con dicho documento
soporte. En este aspecto, resulta pertinente tomar como ejemplo del análisis
del concepto de ‘dotación’. En principio, los valores originados en la entrega
de la dotación al trabajador por parte del empleador no constituyen ingreso
para el trabajador. No obstante, dichos valores sí obedecen a un valor
deducible para el empleador por cumplir los criterios generales del artículo
107 del Estatuto Tributario y derivarse de la relación laboral que tiene el
trabajador con el empleador que, a su vez, es contribuyente del impuesto sobre
la renta complementarios. Además, la adquisición de los bienes entregados como
dotación podrían generar un IVA descontable. Nótese del ejemplo anterior que,
si no se diera una interpretación sistemática y teleológica al texto de la
norma, conceptos como la dotación y otros valores que son deducibles para el
empleador, pero que a su vez no constituyen ingreso para el trabajador, no
harían parte del soporte electrónico objeto de estudio y se perdería el sentido
de su existencia como prueba de los costos y deducciones, derivado de los pagos
o abonos en cuenta, relacionados con la nómina para los sujetos obligados,
convirtiéndolo en un reporte de los ingresos para el trabajador, objetivo que
escapa por completo a la finalidad legalmente dispuesta para el citado soporte
electrónico.
¿Cómo se debe efectuar la inclusión en la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica de las prestaciones sociales de reconocimiento anual?
“Tratándose de los
valores a incluir en los documentos soporte de pago de nómina electrónica por
conceptos cuyo reconocimiento es anual o por un tiempo determinado laborado,
tales como las prestaciones sociales, entre otros, toda vez que la finalidad
del documento electrónico es constituir el soporte de costos y deducciones en
el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el
impuesto sobre las ventas -IVA de los pagos o abonos en cuenta que se
desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria, así como por los
pagos a pensionados a cargo del empleador, los citados valores deberán
incluirse por el total reconocido (por pago o abono en cuenta, lo que suceda
primero), en el periodo gravable que se pretendan imputar. […] Frente al ID con
el cual se clasifica el concepto del pago o abono en cuenta; si el devengo o
deducción NO se encuentra explicito en el anexo técnico; entonces pudiera ir
clasificado en Otros Conceptos Devengo o Otros Conceptos Deducción; según corresponda;
para este ID, el campo de descripción es abierto, sin embargo, el uso de este
campo es de estricta responsabilidad del contribuyente. Deberá agregar los
datos de descripción para informar a que tipo devengo corresponde y clasificar
el pago al trabajador en: “S” para devengos salariales y “NS” para los devengos
NO salariales, dependiendo del caso”.