Pagos indirectos y beneficios extralegales se deben reportar en nomina electrónica. Convenciones colectivas.

La correcta clasificación fiscal de los pagos indirectos, auxilios y beneficios extralegales entregados a sus empleados no es un simple formalismo de nómina, es una variable que impacta directamente la rentabilidad y el flujo de caja de su empresa. Un manejo inadecuado de estos rubros puede resultar en el rechazo de costos y deducciones en su declaración del impuesto sobre la renta, liquidación inexacta de retenciones en la fuente y la exposición a sanciones por reportes defectuosos en la nómina electrónica.

Mediante el Concepto Radicado 2026DP000323395 del 26 de octubre de 2026, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) resolvió interrogantes clave sobre el tratamiento de pagos indirectos derivados de convenciones colectivas. La entidad precisó que, si bien algunos auxilios para educación y salud otorgados a la generalidad de los empleados pueden no estar sujetos a retención en la fuente, estos pagos mantienen su naturaleza de ingreso gravado para el trabajador y deben reportarse obligatoriamente en el certificado de ingresos y retenciones (Formato 220). Asimismo, la autoridad tributaria fue categórica al advertir que, para que el empleador pueda tomar estos pagos como deducibles en renta, es un requisito insalvable incluirlos en el documento soporte de pago de nómina electrónica. 

Para garantizar el cumplimiento normativo y blindar fiscalmente su operación, sugerimos a los líderes de equipos tributarios implementar de inmediato las siguientes cinco acciones:

• Audite la aplicabilidad de retención en la fuente en auxilios: Verifique que los pagos indirectos por educación y salud cumplan el requisito estricto de estar dirigidos a la generalidad de los trabajadores y correspondan a programas permanentes de la empresa para no ser tomados como base de retención. Si se pagan como auxilios mensuales sin cumplir estas condiciones, están sujetos a retención. 

• Ajuste la expedición del Formato 220: Asegúrese de que los pagos indirectos, aunque constituyan un logro sindical o un beneficio extralegal no sujeto a retención, se reporten como ingresos gravados (en el renglón de "otros ingresos laborales") dentro del certificado de ingresos y retenciones de sus colaboradores, ya que no son rentas exentas. 

• Integre todos los pagos en especie a la Nómina Electrónica: No confunda los reembolsos de gastos de la empresa con pagos en especie o auxilios para el trabajador. Todo pago indirecto, subsidio o salario integral que busque ser deducible en el impuesto sobre la renta debe estar soportado y transmitido a la DIAN a través del documento electrónico de nómina. 

• Mapee el impacto en aportes parafiscales: Tenga presente que, independientemente de si el pago se gira directamente a una entidad educativa o se entrega como auxilio al empleado, este rubro se considera un ingreso gravado en cabeza del trabajador sobre el cual la empresa debe liquidar los correspondientes aportes parafiscales. 

• Evite el pago a terceros no vinculados sin sustento legal: Controle los pagos en especie realizados a terceros por servicios o bienes destinados al trabajador o a sus familiares (hasta cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad), garantizando que se reporten como ingreso a favor del beneficiario a valor de mercado. 

Cálculo de Dividendos No Gravados: Nuevo concepto de la DIAN favorece la rentabilidad de accionistas

 

La rentabilidad final de los inversionistas y el flujo de caja derivado de la distribución de utilidades acaban de recibir un importante pronunciamiento de las autoridades, pues con la reciente anulación parcial de la doctrina de la DIAN por parte del Consejo de Estado y la consecuente expedición del Concepto 1292 de agosto de 2026, las empresas colombianas ya no tendrán que castigar el cálculo de los dividendos no gravados restando el impuesto adicional derivado de la Tasa de Tributación Depurada (TTD). En términos financieros directos: su empresa ahora tiene la vía libre legal para maximizar el monto de las utilidades que pueden entregarse a los socios como un Ingreso No Constitutivo de Renta ni Ganancia Ocasional (INCRNGO), optimizando la carga tributaria en la cabeza del accionista.

El contexto y la nueva regla de juego Para determinar qué porción de las utilidades se puede entregar a los socios sin que paguen impuestos sobre ellas, el Artículo 49 del Estatuto Tributario exige restar de la renta líquida el "impuesto básico de renta". Hasta hace poco, la DIAN (mediante los Conceptos 006363 de 2023 y 006038 de 2024) había interpretado que este impuesto básico debía incluir también el impuesto a adicionar por la TTD introducida por la reforma tributaria (Ley 2277 de 2022). Esto, en la práctica, reducía artificialmente la bolsa de dividendos libres de impuestos para los accionistas.

Sin embargo, el Consejo de Estado (Sección Cuarta, Sentencia del 23 de julio de 2026, Rad. 28920) tumbó esta interpretación, obligando a la DIAN a emitir el Concepto 1292 de 2026 para alinear su postura. La regla de derecho ahora es favorable para el empresariado:

·        Beneficio directo para los socios: El impuesto a adicionar derivado de la TTD no puede incorporarse al impuesto básico de renta para efectos de calcular la utilidad máxima susceptible de distribuirse como no gravada. Al restar un impuesto menor en la fórmula del Artículo 49, se libera una mayor cantidad de utilidades no gravadas.

·        La clave operativa en el Formulario 110: La DIAN aclara que el "impuesto básico de renta" equivale exclusivamente al valor registrado en la casilla 91 ("Total impuesto sobre las rentas líquidas gravables"), la cual consolida el impuesto sobre la renta general y sus puntos adicionales, antes de descuentos.

·        Mitigación de riesgos contables: Queda zanjada la confusión técnica. El "impuesto básico" no es lo mismo que el "impuesto neto", y bajo ninguna circunstancia su equipo contable debe sumarle a la casilla 91 el impacto de la TTD para este cálculo societario.

5 Tips y Recomendaciones Prácticas para su Empresa:

1.     Revise los proyectos de distribución de utilidades: Si su empresa está por celebrar asambleas extraordinarias o planificando el cierre fiscal de 2026, asegúrese de que el cálculo de la reserva y los dividendos INCRNGO se esté realizando bajo esta nueva directriz, excluyendo la TTD de la fórmula del Artículo 49.

2.     Alinee a su equipo financiero y contable: Instruya formalmente a sus contadores y revisores fiscales para que utilicen exclusivamente la Casilla 91 del Formulario 110 como base para determinar el "impuesto básico de renta", sin adiciones innecesarias que perjudiquen a los accionistas.

3.     Audite declaraciones recientes: Evalúe si en distribuciones de utilidades recientes su compañía aplicó la doctrina anterior de la DIAN, castigando los dividendos de los socios. Identifique si existe viabilidad legal y financiera para reestructurar o corregir dichas distribuciones a la luz de la nulidad decretada por el Consejo de Estado.

4.     Documente claramente las actas de asamblea: Asegúrese de que en las actas donde se apruebe el proyecto de distribución de utilidades quede expresamente detallada la fórmula utilizada conforme al Concepto DIAN 1292 de 2026 y la Sentencia del Consejo de Estado, blindando la decisión ante futuras fiscalizaciones.

5.     Gestione la TTD de forma independiente: Comprenda que la Tasa de Tributación Depurada (TTD) sigue siendo una obligación real para la compañía (Parágrafo 6 del Art. 240 E.T.), pero su impacto debe gestionarse financieramente a nivel corporativo, sin trasladar ineficiencias al cálculo de los dividendos de los inversionistas.

Aportes a Seguridad Social para independientes y rentistas: Consejo de Estado despeja dudas sobre IBC y presunción de costos

 

Uno de los mayores dolores de cabeza para los comerciantes, rentistas de capital y trabajadores por cuenta propia es la correcta liquidación de sus aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, el temor a un requerimiento o a un proceso de fiscalización por parte de la UGPP es una preocupación constante en las juntas directivas y en la planeación financiera personal de los empresarios. Sobre este tema la Sección Cuarta del Consejo de Estado, mediante la Sentencia 28581 del 17 de septiembre de 2026, se pronunció sobre el Decreto 1601 de 2022, norma que regula la presunción de ingresos y costos para la determinación del Ingreso Base de Cotización (IBC).

¿Cuál era la controversia jurídica?

Un ciudadano demandó el Decreto 1601 de 2022 solicitando su nulidad, argumentando que el Gobierno Nacional había incumplido el mandato legal de crear un "sistema de presunción de ingresos", según el demandante, el decreto se limitó a estructurar un "esquema de presunción de costos" (basado en resoluciones previas de la UGPP), dejando la responsabilidad de determinar el ingreso bruto en manos del trabajador independiente, lo cual, a su juicio, no constituía una verdadera presunción. El argumento central radicaba en que el Estado debía presumir de entrada cuánto ganaba la persona basándose en variables como su nivel educativo, experiencia o región, en lugar de enfocarse en los costos de su actividad económica.

El Consejo de Estado desestimó los argumentos del demandante y avaló la legalidad del decreto, el alto tribunal aclaró cómo debe interpretarse la normatividad en materia de seguridad social para independientes:

• El IBC se basa en el ingreso efectivamente percibido: La base de cotización de un independiente que asume el riesgo de su operación no puede ser su ingreso bruto. El verdadero indicador de su capacidad de pago es su ingreso neto, es decir, lo que le queda en el bolsillo después de asumir los gastos propios de su operación.
• Presumir costos es la vía técnica para presumir ingresos netos: El Consejo de Estado determinó que, mediante una interpretación sistemática y finalista, establecer un esquema de costos presuntos es el mecanismo adecuado para llegar al ingreso efectivamente percibido. El decreto define todos los elementos necesarios (ingreso bruto, esquema de presunción de costos e ingreso neto) para determinar la base gravable.
• Atención a la realidad económica: El sistema avalado no es arbitrario; atiende al mandato legal de considerar la "actividad económica" del trabajador, asignando porcentajes de costos diferenciados y representativos según el sector productivo del independiente.

A la luz de esta decisión judicial, y con base en las normas le recordamos:

1. Determine su Ingreso Bruto: Sume la totalidad de los ingresos generados en el desarrollo de su actividad durante el mes, excluyendo el valor del Impuesto al Valor Agregado (IVA).
2. Depure sus Costos: Para hallar su ingreso neto, la norma le otorga dos opciones legales:
• Método Real: Descontar las expensas y costos reales asociados a su actividad, siempre y cuando cumplan estrictamente con los requisitos del artículo 107 del Estatuto Tributario (relación de causalidad, necesidad y proporcionalidad) y cuenten con los soportes idóneos.
• Método Presunto (Decreto 1601 de 2022): Si no cuenta con todos los soportes documentales o prefiere la simplicidad administrativa, puede aplicar directamente el coeficiente de costos presuntos establecido en el anexo técnico del decreto, el cual varía según su actividad económica.
3. Liquide y Pague: Sobre el ingreso neto resultante, aplique el porcentaje de cotización correspondiente al Sistema de Seguridad Social Integral. Recuerde que, por normatividad vigente, este pago se realiza mes vencido, momento en el cual usted ya tiene certeza absoluta de sus ingresos.

 

Financiación Directa y Cobro de Intereses: Cómo Estructurar sus Créditos sin Riesgos ante la SIC

Otorgar crédito directo a los clientes es una palanca para dinamizar las ventas, pero estructurar mal el cobro de intereses puede convertir esta oportunidad comercial en un riesgo, liquidar incorrectamente las tasas, omitir los estrictos deberes de información o cruzar la línea del anatocismo (cobro de intereses sobre intereses) expone a su empresa a investigaciones administrativas, millonarias sanciones y a la configuración de usura. Comprender las reglas de juego para la liquidación de créditos le permite asegurar la rentabilidad de su cartera comercial, optimizar el flujo de caja y mitigar drásticamente sus riesgos legales frente a las autoridades de inspección y vigilancia.

La vigilancia del cumplimiento normativo aplicable a la financiación directa, cuando esta actividad crediticia no ha sido asignada a una autoridad administrativa particular, recae de manera residual en la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), aplicando las disposiciones del Estatuto del Consumidor (Ley 1480 de 2011) y el Decreto 1074 de 2015, modificado por el Decreto 1702 de 2015.

En este sentido consideramos importante aclarar algunos términos con base en el concepto SIC 25-460832 de 2025

·       Intereses "Pendientes" y la Restricción Comercial: Un interés pendiente es aquel que ya se causó contablemente, pero que el deudor aún no ha pagado. Jurídicamente, está prohibido el cobro de intereses sobre estos saldos pendientes. Sin embargo, a la luz del artículo 886 del Código de Comercio, se pueden cobrar intereses sobre intereses pendientes únicamente si existe una demanda judicial de por medio, o si las partes llegan a un acuerdo posterior al vencimiento de la obligación. En cualquier escenario, los intereses originales deben deberse con más de un año de anterioridad.

·       Tasa Efectiva Anual (TEA) y el Interés Compuesto: La Tasa de Interés Nominal Anual opera como una tasa simple, calculada al multiplicar la tasa del periodo de causación por el número de periodos, sin calcular intereses sobre intereses. Por el contrario, la Tasa de Interés Efectiva Anual expresa en términos equivalentes lo que causaría un capital tras un año, permitiendo conceptualmente la composición, siempre que no se cobren intereses sobre intereses ya causados y no pagados (anatocismo). Matemáticamente es posible pactar tasas de interés compuesto para intereses no causados, con la condición inquebrantable de no superar el monto legal permitido.

·       Obligación sobre el Sistema de Liquidación: El "sistema de liquidación utilizado" abarca la totalidad de datos e información que la empresa debe suministrar al consumidor sobre el valor cobrado en cada cuota, detallando el capital y las tasas de interés aplicadas con sus respectivos consolidados periodo a periodo. Este rigor informativo es obligatorio tanto si el negocio utiliza esquemas de interés simple como compuesto.

·       Riesgos de Incumplimiento y Límite de Usura: Las tasas pactadas nunca pueden exceder el límite máximo legal basado en el interés bancario corriente certificado por la Superintendencia Financiera de Colombia (siendo el moratorio una vez y media dicha tasa). Si la tasa pactada supera este tope, deberá reducirse automáticamente al límite legal. Adicionalmente, la SIC tiene facultad para intervenir administrativamente en casos donde personas naturales o jurídicas incurran en usura y no posean otra autoridad de vigilancia.

·       Blindaje Documental: Toda la información sobre cuotas, tasas de interés remuneratoria, moratoria y plazos debe constar obligatoriamente por escrito, Ley 1480) estar firmada a entera satisfacción por el cliente y ser entregada, a más tardar, en el momento de la celebración del contrato.

Deducción de gastos reembolsables sin factura original: Consejo de Estado pone limites a la DIAN y protege flujo de caja

La exigencia desproporcionada de soportes contables por parte de la DIAN al auditar acuerdos de distribución y colaboración empresarial representa un riesgo directo para la rentabilidad de las compañías. Cuando un aliado estratégico o distribuidor ejecuta gastos de publicidad, mercadeo o logística por cuenta de su empresa, el rechazo de estas deducciones por la supuesta "falta de facturas originales" genera un mayor impuesto de renta y activa sanciones por inexactitud que impactan severamente el flujo de caja y los márgenes de ganancia de la operación.

Ahora, el Consejo de Estado, a través de la Sentencia del 13 de agosto de 2026 (Radicación 25000-23-37-000-2020-00207-01 [29693]), ratificó una regla probatoria fundamental que flexibiliza y blinda a las empresas frente a las glosas de la autoridad tributaria. La C. de E. determinó que, en esquemas de mandato o cuentas en participación donde se deban reembolsar gastos operativos, la empresa que desembolsa el dinero (mandante) no está obligada a poseer las facturas de los terceros para garantizar su deducibilidad fiscal.

Para capitalizar esta jurisprudencia y mitigar riesgos en auditorías, su empresa debe comprender la regla de derecho y sus efectos prácticos:

·       El soporte probatorio eficiente: Según el artículo 3 del Decreto 1514 de 1998 (incorporado en el DUR 1625 de 2016), el único documento que su empresa necesita para deducir el gasto es una certificación expedida por el mandatario (el aliado o distribuidor), avalada por su revisor fiscal o contador público, donde se indique expresamente la cuantía y el concepto de la erogación.

·       Límites a la fiscalización de la DIAN: La Administración no puede exigirle a su empresa que cumpla con los requisitos del artículo 777 del Estatuto Tributario (relativos a certificaciones contables complejas) para estos casos específicos. El certificado de reembolso opera como una norma especial y suficiente.

·       Eficiencia operativa: Su equipo administrativo ya no necesita perseguir, conciliar ni archivar miles de facturas emitidas por proveedores de terceros. La obligación legal de conservar las facturas originales recae exclusivamente sobre el mandatario, quien es el que transa directamente con el proveedor final.

·       Protección contra sanciones: Al estar el gasto debidamente soportado mediante este certificado, se elimina la base fáctica para que la DIAN imponga la costosa sanción por inexactitud (artículo 647 del ET), protegiendo el patrimonio corporativo.

El diseño de sus contratos comerciales no es solo un trámite legal; es una herramienta de planeación financiera. Depender de acuerdos informales o contratos de suministro mal redactados expone sus deducciones a un rechazo inminente.

3 Recomendaciones prácticas para blindar sus reembolsos:

1.     Estructure contractualmente el mandato: Asegúrese de que sus contratos de distribución o colaboración empresarial incluyan cláusulas expresas de mandato (incluso sin representación) que regulen detalladamente cómo el aliado ejecutará gastos de promoción por cuenta suya y cómo se gestionará el reembolso.

2.     Estandarice las certificaciones de los aliados: No acepte simples "cuentas de cobro" por parte de sus distribuidores. Exija siempre que el cobro venga acompañado de la certificación formal firmada por el representante legal y el revisor fiscal/contador del aliado, detallando de forma unívoca el concepto exacto (ej. publicidad, logística) y el valor del gasto reembolsado.

3. Articúlese con sus socios comerciales: Aunque su empresa no necesita guardar las facturas originales, el socio comercial sí debe hacerlo por el tiempo que exija el Estatuto Tributario. Incluya cláusulas que le permitan verificar esporádicamente que su aliado está facturando y archivando en debida forma, protegiendo así la viabilidad del certificado emitido.