¿La DIAN le rechazó deducciones laborales? Revise los hechos cuestionados y los argumentos de la DIAN durante todo el proceso: "Principio de Correspondencia"

En sus actuaciones recaudatorias, la Administración en algunas oportunidades trasgrede el debido proceso, modificando los argumentos técnicos durante las auditorías y los procesos de fiscalización. Hoy, quiero hacer referencia a una reciente Sentencia 29999 del 19 de marzo de 2026 proferida por la Sección Cuarta del Consejo de Estado, la cual reafirma un límite inquebrantable para la DIAN: el Principio de Correspondencia.

El Caso: pactos de desalarización y la acción de la DIAN

El litigio enfrentó a una compañía del sector de hidrocarburos contra la DIAN por el año gravable 2016. El origen de la disputa es un escenario cotidiano en muchas de nuestras empresas: la compañía había suscrito pactos de desalarización con algunos trabajadores, estructurando una remuneración con componentes salariales y no salariales, a la luz del artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo (CST) y el artículo 30 de la Ley 1393 de 2010. 

La DIAN, en su Liquidación Oficial de Revisión, decidió rechazar los pagos laborales deducidos por la empresa. ¿Su argumento inicial? Recalificó de forma arbitraria el salario de un empleado específico, afirmando que los pagos no salariales excedían el límite del 40% previsto en la ley, lo que supuestamente obligaba a recalcular los aportes parafiscales sobre una base mucho mayor.

Ante esto, la empresa, como es su derecho, interpuso un recurso de reconsideración, pero la DIAN al resolver el recurso (mediante la Resolución 008567), cambió sus cuestionamientos y argumentos, ya no basó su rechazo en la recalificación salarial individual de un trabajador, sino que hizo un reproche aritmético sobre una supuesta diferencia general en los aportes a la Caja de Compensación Familiar, liquidando la totalidad de los ingresos de la nómina.

¿Qué dice la norma? (Art. 711 del Estatuto Tributario)

Las modificaciones a las declaraciones tributarias deben relacionarse con los datos denunciados y corresponder, de manera estricta, a los hechos planteados, desde el inicio, en el requerimiento especial. La Administración no puede crear varios los hechos inicialmente cuestionados y desechar sus argumentos iniciales por unos nuevos en las etapas finales del proceso para justificar su rechazo.

El Consejo de Estado

El Consejo de Estado fue categórico en anular los actos administrativos de la DIAN, la Alta Corporación constató la vulneración evidente del Principio de Correspondencia. En términos directos: la DIAN violó el derecho de defensa de la empresa pues no se puede iniciar un proceso acusando al empresario de tener mal liquidado el salario de un empleado "X" y, al finalizar la “segunda instancia administrativa”, sostener la multa bajo el argumento de que el aporte global a la Caja de Compensación "Y" tenía un error aritmético. El Consejo de Estado señaló que si bien la DIAN tiene la facultad de "mejorar o adicionar" sus argumentos en sede de reconsideración, no tiene permitido modificar el soporte fáctico cuestionado.

Recomendaciones para los empresarios:

1. Blinde sus pactos de desalarización (Art. 128 CST): La flexibilización salarial no es ilegal, pero debe ser rigurosa. Todo pago no constitutivo de salario debe estar expresa, clara y previamente pactado por escrito con el trabajador. No deje acuerdos verbales ni conceptos ambiguos en los desprendibles de nómina que le den margen de interpretación a los auditores.

2. Vigile el límite del 40% (Ley 1393 de 2010): Recuerde que el total de los pagos no constitutivos de salario no puede exceder el 40% del total de la remuneración para efectos de aportes a la seguridad social (Salud, Pensión y ARL). Si lo excede, el remanente debe sumar al Ingreso Base de Cotización (IBC). Parametrice su software de nómina para que alerte automáticamente antes de incurrir en omisiones.

3. Diferencie el IBC de Seguridad Social vs. Parafiscales: Muchos contadores y abogados confunden las bases. Como bien lo debatió el caso analizado, no es lo mismo la base para aportes al sistema de seguridad social que la base para Caja de Compensación, SENA e ICBF (Ley 21 de 1982). Asegúrese de que su liquidación sea exacta según el subsistema, y conserve sus planillas PILA blindadas.

4. Los errores procedimentales de la Administración son herramientas de defensa. En este sentido revise con lupa la coherencia de la DIAN: Cuando reciba un Requerimiento Especial, una Liquidación Oficial y la Resolución del recurso, exija a su equipo legal o contable que realice una matriz comparativa. Si la DIAN cambia los hechos, las cifras base o los argumentos normativos entre un acto y otro, usted tiene una causal sólida de nulidad por violación del Artículo 711 del Estatuto Tributario.

Etapas de la Nulidad y Restablecimiento del Derecho y el valor estratégico de los alegatos en los pleitos tributarios

A veces, cuando el empresario recibe un acto administrativo definitivo de la DIAN (como una liquidación oficial de revisión que desconoce costos o impone sanciones) e inmediatamente asume que el partido está perdido o, peor aún, que el proceso judicial es un mero trámite burocrático de papeleo.

Ninguna de las dos premisas es cierta. Cuando la vía gubernativa se agota, y previo agotamiento de los medios de defensa pertinentes, el escenario natural para defender a la empresa es la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo y aquí es donde nos encontramos con el medio de control de nulidad y restablecimiento del derecho.

Este proceso, regido por el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA), es técnico, riguroso y no admite improvisaciones. A continuación, enuncio las etapas procesales centrales de este medio de control para que entiendan a qué se enfrentan cuando decidimos demandar a la DIAN, deteniéndome en un hito que muchos subestiman: los alegatos de conclusión.

Las etapas del proceso

Un litigio tributario de esta naturaleza atraviesa, en términos generales, las siguientes fases:

1. Presentación y Admisión de la Demanda: Se radican los argumentos jurídicos y fácticos que demuestran por qué el acto de la DIAN es nulo. El juez o magistrado evalúa si cumple los requisitos formales y la admite.

2. Notificación y Contestación: La DIAN es notificada y ejerce su derecho de defensa. Es aquí donde la entidad tributaria intenta blindar la legalidad de su actuación.

3. Audiencia Inicial: Un filtro procesal vital. Se sanean vicios, se deciden excepciones previas, se fija el litigio (cuál es exactamente el problema jurídico a resolver) y se decretan las pruebas.

4. Etapa Probatoria: El corazón del debate tributario. Se practican dictámenes periciales contables, se exhiben libros y se controvierte la evidencia. Sin pruebas contundentes, la mejor teoría jurídica se cae.

5. Alegatos de Conclusión: La etapa de cierre antes del fallo, donde las partes presentan sus argumentos finales.

6. Sentencia: La decisión de fondo del juez o corporación.

El peso de los Alegatos de Conclusión: Más allá del formalismo

Muchos abogados tratan la etapa de alegatos como un "copiar y pegar" de la demanda. Es un error estratégico imperdonable. Para ilustrar la relevancia de esta etapa, resulta fundamental remitirnos a la jurisprudencia reciente y a la doctrina constitucional.

Recientemente, el Consejo de Estado en la Sentencia 28890 del 30 de abril de 2026 (C.P. Myriam Stella Gutiérrez Argüello), al resolver un caso de nulidad y restablecimiento del derecho sobre el impuesto de renta del año gravable 2013 (involucrando costos presuntos y sanción por inexactitud), trajo a colación el verdadero alcance de este momento procesal.

Apoyándose en la Sentencia C-107 de 2004 de la Corte Constitucional, se nos recuerda que los alegatos de conclusión no son un saludo a la bandera. Son de vital importancia porque permiten un mejor entendimiento de los hechos, de los intereses en conflicto, las motivaciones de las partes y, sobre todo, de las pruebas que obran en el expediente.

Cito textualmente lo expuesto por la Corte y reiterado en la jurisprudencia del Consejo de Estado:

«La dinámica de los alegatos de conclusión tiene la virtualidad de facilitarle a los interesados o contendientes la oportunidad para esgrimir sus argumentos culminantes en procura de sus propios derechos e intereses; y de otra, tal dinámica se ofrece a los ojos de la autoridad administrativa o del juez correspondiente como un conjunto de razonamientos que a manera de referente interpretativo les permite examinar retrospectivamente todas y cada una de las actuaciones surtidas. Lo cual, sin duda alguna, se constituye en hito procesal de significativa importancia para la salvaguarda de la postulación y la excepción, al propio tiempo que se atiende a la depuración de la certeza jurídica que requiere el fallador para decir el derecho.» 

Mi consejo para el empresario 

El alegato de conclusión es el momento donde amarramos el expediente. Es la oportunidad de decirle al juez: "Señor juez, en la fijación del litigio dijimos que íbamos a probar X; en la etapa probatoria, el perito y la contabilidad demostraron X; por lo tanto, la sanción por inexactitud y el rechazo de costos impuestos por la DIAN carecen de fundamento". 

Es el referente interpretativo que le entregamos al fallador ya con las cartas sobre la mesa. No es el momento de traer hechos nuevos, es el momento de depurar la certeza jurídica.

Enfrentar a la DIAN requiere disciplina probatoria y agudeza argumentativa. Si su equipo jurídico no le da el peso necesario a cada etapa del proceso, y en especial a la construcción de unos alegatos de conclusión sólidos y retrospectivos, usted no está corriendo un riesgo.

IVA Teórico en Servicios del Exterior: Si No Paga, No Descuenta. Análisis Práctico para MIPYMES

Todos lo tenemos claro, en los negocios, el pragmatismo y la solidez normativa deben gobernar la planeación tributaria, financiar el flujo de caja mediante retener y no transferirle a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) no es una estrategia, es un pasivo contingente que destruye valor.

La reciente sentencia del Consejo de Estado con Radicación: 25000-23-37-000-2019-00830-01 (29380) del 04 de junio de 2026, sobre el tratamiento del IVA en servicios prestados desde el exterior nos deja una lección contundente sobre cómo la forma y el fondo son inseparables en el derecho tributario colombiano. A continuación, presento un análisis objetivo de esta decisión y lo que significa para la operatividad de sus negocios.

Resumen del Caso y Ratio Decidendi

La sentencia proferida por la Sección Cuarta del Consejo de Estado el 4 de junio de 2026 resolvió un recurso de apelación interpuesto por Osprey Navigation Company INC Sucursal Colombia contra la DIAN. El litigio se centró en el rechazo de impuestos descontables y retenciones en la declaración de IVA del sexto bimestre del año gravable 2014. 

Los hechos clave:

• La empresa Osprey contrató a la sociedad extranjera Sea Bird Exploration Shipping AS para la prestación de servicios técnicos de sísmica. 

• Osprey registró la suma de $1.943.299.000 como impuesto descontable en su declaración de IVA. 

• Este valor correspondía al IVA teórico (cargo revertido) generado por los servicios del exterior. 

• La controversia surgió porque Osprey no declaró ni pagó este IVA retenido en su respectiva declaración de retención en la fuente del periodo 12 de 2014. 

Ratio Decidendi (La Razón de la Decisión): El Consejo de Estado fue categórico al establecer que, en la adquisición de servicios prestados desde el exterior por no residentes fiscales en Colombia, el agente retenedor actúa simultáneamente como sujeto pasivo económico y sujeto jurídico del impuesto. Para que proceda el impuesto descontable, es un requisito sustancial e insubsanable que la retención en la fuente a título de IVA haya sido recaudada, declarada y efectivamente pagada. La mera contabilización de la retención no otorga el derecho al descuento, pues sin el pago efectivo se altera artificialmente el recaudo del Estado. Adicionalmente, el tribunal confirmó el rechazo de retenciones practicadas por terceros al no estar soportadas probatoriamente por certificados de retención válidos frente a la negación de la contraparte. 

Conclusiones Jurídicas y de Negocio

1. Independencia de las Obligaciones, Conexidad de los Efectos: La DIAN no incurre en falsa motivación al cobrar las retenciones omitidas por una vía y, simultáneamente, rechazar el IVA descontable en otra. Son obligaciones jurídicamente independientes, y el incumplimiento de la primera invalida legalmente el beneficio de la segunda. 

2. La "Diferencia de Criterios" No es un Escudo Mágico: La sanción por inexactitud del 100% impuesta a Osprey, equivalente a $1.959.968.000, fue confirmada. El tribunal concluyó que omitir el pago de retenciones e incluirlas como descontables no es un error de interpretación razonable, sino un incumplimiento probado de requisitos fácticos. 

3. Carga Probatoria Rigurosa: Las facturas por sí solas no sustituyen un certificado de retención si la empresa que supuestamente retuvo niega haberlo hecho (como ocurrió con la empresa Shell en este caso). El contribuyente debe probar la existencia real y efectiva de la operación. 

5 Tip's Estratégicos para MIPYMES

Para proteger la rentabilidad y evitar sanciones que pueden quebrar una MIPYME, aplique estas reglas:

1. Sincronice la Caja con los Impuestos: Nunca registre un IVA descontable por servicios técnicos de empresas extranjeras si no ha declarado y girado previamente ese dinero a la DIAN. El derecho al descuento nace del pago, no de la causación contable. 

2. Presupueste el IVA Teórico (100%): Al contratar servicios gravados con empresas sin residencia en Colombia, usted debe retener el 100% del valor del IVA. Este no es un dinero de la empresa; debe salir de su flujo de caja hacia el fisco antes de poder cruzarlo como saldo a favor o descuento. 

3. Gestión de Certificados de Terceros: No se conforme con contabilizar retenciones que le practicaron sus clientes basándose solo en su propia factura. Exija los certificados de retención de manera oportuna; si el cliente niega la retención y usted la descuenta, la DIAN rechazará el valor y lo sancionará. 

4. Respete la Oportunidad Legal: Los impuestos descontables tienen tiempos de caducidad exactos (el bimestre de causación o los siguientes estipulados por ley). Imputar retenciones de bimestres por fuera de estos rangos resultará en un rechazo automático por parte de la autoridad fiscal. 

5. Cuidado con la Sanción por Inexactitud: Incluir retenciones no pagadas o descuentos inexistentes genera de manera objetiva un mayor saldo a favor improcedente. Esto activa la sanción por inexactitud sin que la DIAN deba probar que usted actuó con dolo o mala fe. Sea conservador y verificable en sus declaraciones. 

Contratistas del Estado, su información financiera no debe ser expuesta públicamente por las entidades estatales.

En el mundo de los negocios con el Estado, la transparencia es una regla de oro, pero no a costa de la seguridad financiera y corporativa de los empresarios. Constantemente vemos a contratistas, representantes legales y directivos con una preocupación legítima: al cumplir con la Ley 2013 de 2019y subir sus declaraciones de renta, bienes y conflictos de interés al Aplicativo por la Integridad Pública, sienten que están entregando el mapa de sus finanzas a la competencia o, peor aún, a la delincuencia.

Sobre este tema es importante tener presente que la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado emitió en el 2024 un concepto con radicado 2525 que pone un límite pragmático y legal a esta situación. Este pronunciamiento resuelve la tensión directa entre el derecho de acceso a la información pública y el derecho fundamental al habeas data. 

A continuación, presento el análisis estratégico de esta decisión y lo que significa para sus negocios al contratar con el Estado.

El reto: transparencia vs. privacidad

El Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) administra el Aplicativo por la Integridad Pública, donde altos funcionarios y contratistas del Estado (sujetos obligados) deben registrar su información financiera y de conflictos de interés. 

Tras recibir una sanción y órdenes administrativas por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por no proteger adecuadamente estos datos, el DAFP consultó al Consejo de Estado si era jurídicamente factible permitir la consulta de estas declaraciones de manera ilimitada y sin reservas. 

La Decisión del Consejo de Estado

La respuesta del máximo tribunal de lo contencioso administrativo fue un rotundo NO. Desde una perspectiva de negocios y cumplimiento normativo, las reglas de juego quedaron claras bajo las siguientes premisas: 

• Prohibición de acceso ilimitado: El DAFP no puede permitir la consulta de las declaraciones de bienes, rentas y conflictos de interés de manera ilimitada y sin reservas. 

• Obligación de protección: Aunque la información sea administrada por una entidad pública en ejercicio de sus funciones, el DAFP está obligado a adoptar medidas para proteger los datos personales según su naturaleza. 

• Clasificación del dato financiero: La información sobre ingresos, rentas, cuentas bancarias, bienes patrimoniales y saldos de obligaciones fue clasificada expresamente como información semiprivada. 

• Naturaleza del dato semiprivado: Este tipo de dato no es íntimo ni reservado, pero tampoco es puramente público; su conocimiento interesa a la sociedad, pero su acceso requiere un grado mínimo de limitación y respeto por el habeas data. 

• Datos que sí son públicos: Los nombres, apellidos, documentos de identidad y lugares de nacimiento o domicilio son datos públicos por estar relacionados con el registro civil. 

• Imposibilidad de anonimato: La entrega de información a través del aplicativo no puede hacerse de manera anónima, ya que los nombres son datos públicos y ni la Constitución ni la ley autorizan la entrega anónima en este contexto. 

• Publicación parcial: Cuando un documento contiene información que debe protegerse, la entidad debe generar una versión pública que mantenga la reserva de los datos estrictamente indispensables. 

¿Qué significa esto para su empresa?

1. Protección de su ventaja competitiva: Su declaración de renta y el detalle de sus activos (o los de su empresa si ejerce función pública) reflejan sus márgenes, su endeudamiento y su estructura de costos. El Consejo de Estado ha ratificado que estos datos son semiprivados. Esto significa que ninguna entidad estatal puede publicarlos a la ligera en internet para que cualquier competidor los descargue sin controles técnicos. 

2. Mitigación del riesgo de seguridad: Exponer saldos bancarios y bienes patrimoniales al público general en Colombia representa un riesgo evidente. La exigencia del Consejo de Estado de aplicar medidas de seguridad y restringir la circulación irrestricta de estos datos obliga al Estado a implementar barreras tecnológicas (como la validación de identidad del consultante) que desincentivan la minería de datos con fines ilícitos. 

3. Auditoría a las entidades estatales: Si usted es contratista del Estado, tiene el derecho a exigir que la entidad contratante o el DAFP apliquen protocolos estrictos de manejo de información. Si nota que sus declaraciones de renta o detalles patrimoniales están expuestos sin censura parcial en buscadores públicos, puede accionar mecanismos legales (ante la SIC o jueces de tutela) fundamentado en este concepto, pues la autoridad debe resguardar su habeas data.

Tercerización Laboral en Colombia: Evite Multas Millonarias y Cierres del Nuevo Decreto 0581 de 2026

El Ministerio del Trabajo acaba de expedir el Decreto 0581 del 05 de junio de 2026 , el cual adiciona el Capítulo 4 al Título 3 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1072 de 2015. Este nuevo marco legal no es un manual estricto que le otorga a los inspectores de trabajo las herramientas necesarios para sancionar la tercerización y la intermediación laboral ilegal. A Continuación los elementos mas importantes del nuevo Decreto 

1. La Presunción que lo Cambia Todo

El artículo 2.2.3.4.2 del decreto establece una dura regla para los esquemas mal estructurados: la prestación de actividades permanentes mediante terceros genera la presunción de existencia de un contrato de trabajo directo con la empresa beneficiaria. 

Esto significa que, en aplicación del principio de la primacía de la realidad, si usted terceriza el "core" o giro ordinario de su negocio, la ley presume que esos trabajadores son suyos. Usted tendrá la carga de probar lo contrario, demostrando con razones objetivas que el contratista opera con total autonomía técnica, administrativa y directiva. 

2. Los Indicios de la Ilegalidad: ¿Está cometiendo estos errores?

El decreto establece un listado detallado de indicios que, valorados en conjunto, configuran una tercerización laboral ilegal. Existen dos grandes categorías que todo empresario debe auditar inmediatamente: 

Categoría de Indicio	Prácticas que lo delatan ante el Ministerio del Trabajo
Falta de Estructura del Contratista	* El contratista no cuenta con la infraestructura física, tecnológica o programas informáticos para el encargo. * El proveedor no tiene capacidad financiera para pagar los salarios y prestaciones de sus propios trabajadores. * Los riesgos inherentes a la operación terminan siendo asumidos por su empresa (la contratante).
Subordinación Ilegal (El pecado común)	* Usted (empresa beneficiaria) ejerce potestad reglamentaria y disciplinaria sobre el personal tercerizado. * Usted les determina horarios y lugar de trabajo a los contratistas. * Su empresa les suministra herramientas, materiales o correos electrónicos corporativos sin que medie un contrato comercial para dicho uso.

3. Empresas de Servicios Temporales (EST): Límites Innegociables

El decreto es tajante: no se puede acudir a las EST para cubrir necesidades permanentes. Solo están autorizadas para escenarios excepcionales: 

• Labores ocasionales o transitorias. 

• Reemplazos por vacaciones, incapacidades o licencias. 

• Picos de producción o cosechas, por un máximo de seis (6) meses, prorrogables por seis (6) meses más. 

Cuidado: La práctica de "rotar" trabajadores a través de diferentes empresas temporales para cubrir una misma necesidad de manera encubierta está expresamente prohibida y se considera intermediación laboral ilegal. Si se exceden los límites legales, su empresa será considerada la verdadera empleadora y responderá solidariamente por todas las obligaciones. 

4. Multas y Cierres: El Costo de la Infracción

Si la inspección laboral detecta fraude, las consecuencias no serán una simple amonestación:

• Multas Económicas: Se impondrán multas sucesivas de hasta cinco mil (5.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes por cada infracción, mientras esta subsista. 

• Suspensión de Actividades: El Ministerio del Trabajo podrá ordenar la suspensión temporal de las actividades de su empresa si la ilegalidad afecta la seguridad y salud de los trabajadores. En caso de reincidencia, la suspensión puede ir hasta por seis (6) meses y la multa incrementarse en un 50%. 

• Cooperativas de Trabajo Asociado (CTA): Si usted contrata actividades misionales permanentes con una CTA o Precooperativa incurriendo en intermediación laboral, enfrentará multas de hasta 5.000 SMLMV y se reconocerá un contrato de trabajo realidad con los asociados. 

7 Recomendaciones y Tips Prácticos para Empresarios

1. Audite sus procesos misionales: Revise si actualmente tiene tercerizadas actividades permanentes de su negocio. Si es así, debe tener pruebas irrefutables de que transfirió el proceso por razones objetivas de mercado o tecnología, y no para abaratar costos laborales. 

2. Corte el cordón umbilical de la subordinación: Prohíba a sus supervisores y gerentes dar órdenes directas, imponer sanciones o decidir despidos sobre el personal de sus contratistas. La comunicación debe ser estrictamente de coordinación a nivel gerencial. 

3. Elimine las "herramientas corporativas" para terceros: Retire correos electrónicos corporativos, uniformes con su logo y herramientas de trabajo al personal tercerizado, a menos que exista un contrato comercial específico, tasado y justificado para su uso. 

4. Exija "músculo" financiero y técnico: Antes de firmar con un proveedor, verifique que este tenga infraestructura propia y la liquidez suficiente para responder por la nómina e indemnizaciones de su gente. Usted no puede ser el garante de un "contratista de papel". 

5. Respete el cronómetro de las Temporales (6+6): Audite los contratos de los trabajadores en misión. Si están cubriendo un pico de producción, asegúrese de que no superen el límite de 6 meses (prorrogable por otros 6). Jamás contrate a otra EST diferente para rotar al mismo personal o cubrir la misma necesidad vencida. 

6. Deje de enmascarar despidos con contratistas: Es un indicio directo de ilegalidad terminar el contrato de sus trabajadores directos para luego vincularlos haciendo exactamente lo mismo a través de un tercero. Elimine esta práctica de su radar. 

7. Incluya la causa específica en los contratos con EST: Exija que todo contrato de vinculación de personal en misión detalle de forma expresa y verificable cuál es la necesidad transitoria que justifica el servicio (ej. reemplazo por incapacidad de Pedro Pérez). Los inspectores revisarán esto con lupa.