Sanción a representante legal y revisor fiscal por incumplimiento de deberes tributarios y contables. CUIDADO

En los negocios la planeación financiera, la eficiencia operacional y el marketing nos ayudan a generar ingresos para lo cual incurrimos en costos y gastos que se registran contablemente y que luego deben pasar a las declaraciones tributarias, filtrados, por supuesto por las reglas del Estatuto Tributario, y es aquí donde las afirmaciones de quienes firman puede generar consecuencias patrimoniales directas.

Para entender esto haremos referencia a una sentencia del Consejo de Estado.

Resumen del Caso: El costo de mezclar las finanzas personales con las corporativas

El Consejo de Estado, Sección Cuarta (Rad. 27482, 5 de marzo de 2026) en una disputa entre una Cooperativa de Trabajo Asociado, su Representante Legal y su Revisora Fiscal contrata la U.A.E. DIAN se discutía la veracidad y pertinencia de deducciones y rentas exentas que a la postre condujeron a que el contribuyente arrojara un impuesto a pagar de 0. La DIAN los fiscalizó y determinó que la cooperativa:

1. Dedujo gastos personales del gerente en la declaración de la Persona jurídica: Pagaron el colegio de los hijos del representante legal, el impuesto de valorización de su vivienda familiar, el impuesto al patrimonio y "gastos de representación" sin soportes (facturas).

2. Incumplió los requisitos para dar pie a exenciones: Reclamaron beneficios tributarios de las CTA sin cumplir la ley ya que no crearon el "Fondo social no susceptible de repartición" que exige el artículo 10 de la Ley 79 de 1988, y tampoco demostraron haber ejecutado los excedentes del año anterior en educación.

El Desenlace: El Consejo de Estado le dio la razón a la DIAN. La cooperativa tuvo que pagar el impuesto real más una sanción por inexactitud. Pero la decisión también impactó a las personas naturales pues se ratificó la sanción al representante legal y a la revisora fiscal por más de $100 millones de pesos ¿La razón? Aprobaron y firmaron una declaración con deducciones inexistentes y rentas exentas improcedentes, violando su deber de cuidado y sin dejar ninguna salvedad.

5 Tips y Recomendaciones Pragmáticas para Empresarios y Asesores

1. La empresa no es la caja menor personal natural (Art. 107 ET) Un comportamiento que genera grandes riesgos es pagar gastos personales con la caja de la compañía. El artículo 107 del Estatuto Tributario es claro: un gasto solo es deducible si cumple con los principios de causalidad, necesidad y proporcionalidad en relación con la actividad productora de renta. Pagar el colegio de hijos o el impuesto de su casa no produce rentas para la empresa. Si la DIAN lo detecta, rechazará el gasto, aumentará el impuesto a pagar e impondrá sanción por inexactitud.

2. Firmar a ciegas le cuesta su propio patrimonio (Art. 658-1 ET) La sanción a representante legal y revisor fiscal por incumplimiento de deberes tributarios y contables no es un mito; es una herramienta activa de recaudo. Según el artículo 658-1 del ET, si la DIAN encuentra irregularidades (como deducciones falsas o pasivos inexistentes) en una declaración, el representante legal y el revisor fiscal serán multados con el 20% de la sanción impuesta a la empresa, con un tope de 4.100 UVT. Y atención a este detalle: la ley prohíbe que la empresa pague esta multa por usted. Saldrá de su propio bolsillo.

3. La "Diferencia de Criterios" no es excusa para la ignorancia de la ley (Art. 647 ET) en la referida sentencia el Consejo de Estado fue tajante: para que las “diferencias de criterio” se configuren, la interpretación del contribuyente debe tener un sustento legal razonable. Declarar un gasto personal como corporativo, o aplicar una exención sin cumplir los requisitos de ley, no es una diferencia de criterios, es una infracción a las reglas del Estatuto Tributario, en todo caso también es importante esta al tanto de la interpretación judicial de las normas tributarias.

4. Los beneficios tributarios (Rentas Exentas) requieren rigor absoluto Si su empresa pertenece a un régimen especial (como las ESAL o las Cooperativas) o tiene acceso a beneficios sectoriales, no basta con "destinar" el dinero en el papel. El Consejo de Estado ratificó que las obligaciones normativas (como crear fondos especiales no susceptibles de repartición o ejecutar excedentes en el año siguiente) son de estricto cumplimiento. Si usted no ejecuta material y contablemente lo que la ley exige, pierde la exención de tajo.

5. El Revisor Fiscal es un gestor de riesgo, no un notario El revisor fiscal no está en la empresa solo para poner su firma al final del año. Su deber legal (Arts. 207 y 211 del Código de Comercio) es advertir las irregularidades. Si usted es revisor fiscal y detecta que la gerencia está pasando gastos personales por la contabilidad o tomando exenciones indebidas, debe dejar la salvedad expresa. Guardar silencio por cuidar el contrato con el cliente lo convierte en responsable solidario ante el Estado. Su firma es una garantía de legalidad; compórtese a la altura de esa responsabilidad.

Los invitamos a leer Responsabilidad de Administradores y cumplimiento normativo.

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Reserva Corporativa, secretos y confidencialidad: juez puede ordenar exhibición de Correos y Manuales de su Empresa. 5 tip´s.

Al interior de las empresas muchos operan bajo la falsa premisa de que los correos internos, las discusiones entre comités y los informes de sus investigadores privados están blindados bajo la figura del "secreto empresarial" o la "reserva del comerciante". Un reciente pronunciamiento del Tribunal Superior de Medellín que lleva por número  05001 31 03 016 2025 00258 01del 09 de abril de 2026 recuerda que, en el mundo de los negocios y los litigios, los jueces pueden emitir órdenes para conocer información que lo lleve a emitir decisiones razonables y razonadas, aunque ello implique la exposición de información que en principio es confidencial.

En la referida decisión la Sala Civil del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Medellín resolvió un recurso de apelación que enfrentó a un cliente contra una compañía de seguros, el solicitante exigió, como prueba extraprocesal, la exhibición de 24 documentos, incluyendo comunicaciones internas entre el área técnica y jurídica, reportes de investigadores de campo, bitácoras de atención y hasta manuales internos de la compañía.

La aseguradora argumento que se trataba de documentos reservados, que contenían el proceder interno de la compañía y que estaban protegidos por el secreto empresarial. ¿La respuesta del Tribunal? confirmación de la orden de exhibición.

La lección jurídica y de negocios es clara: aunque el artículo 61 del Código de Comercio consagra el derecho a la reserva de los libros y papeles del comerciante, el artículo 63 del mismo código establece una excepción implacable que permite a los funcionarios de la rama jurisdiccional en procesos civiles ordenar su exhibición, lo mismo que el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia 

A partir de este escenario, aquí les entrego mis observaciones tácticas para que no los tomen por sorpresa.

5 Tips y Recomendaciones:

1. Educar a los equipos: No Hay Correos Internos "Invisibles" Sus áreas técnicas, comerciales y legales no pueden escribir en correos o plataformas internas asumiendo que un juez nunca los leerá. En el caso referido el Tribunal validó la orden de exhibir las comunicaciones entre las áreas técnica, jurídica y comercial relacionadas con el análisis de un siniestro. Si sus ejecutivos dejan trazabilidad de malas prácticas o decisiones sin sustento técnico, esa será el arma de su contraparte en un litigio. Establezca protocolos estrictos sobre cómo se documentan las decisiones críticas.

2. El Reporte del Ajustador o Investigador no es un Escudo Inquebrantable Es común contratar investigadores externos o ajustadores para evaluar riesgos o siniestros. Aunque la Corte Constitucional en la sentencia T-726 de 2016 ratificó que estos informes son de "uso privado" y hacen parte de los papeles del comerciante, esto no impide que un juez civil ordene su exhibición si están directamente relacionados con la controversia. Tenga claro que las entrevistas y fotografías tomadas en campo por sus investigadores terminarán en el expediente.

3. No Confunda "Manual Interno" con "Secreto Empresarial" La defensa fácil de catalogar cualquier documento como "secreto empresarial" no funciona en los estrados si no hay cómo sustentarlo. El Tribunal fue tajante al señalar que los manuales de atención de siniestros o atención al consumidor, aunque sean internos, no comportan per se un secreto empresarial si la empresa no expone y prueba las razones concretas de dicha afirmación. Si su empresa tiene verdaderos secretos industriales o comerciales, documéntelos y protéjalos estructuralmente bajo la normatividad de Propiedad Industrial y la Decisión 486 de la CAN, no solo de palabra.

4. Cuidado con los Comités de Decisión: Las Actas Hablan Las decisiones colegiadas dejan rastro. En el caso referido el demandante solicitó el acta o resolución que formalizaba la objeción, incluyendo la certificación del comité de reclamaciones y los criterios normativos aplicados. Todo comité de gerencia, de crédito o de reclamaciones debe emitir actas y resoluciones con rigor técnico y legal. Una objeción o una negación de servicio mal fundamentada en un comité es un pleito perdido antes de empezar.

5. La Prueba Extraprocesal es un Arma de Doble Filo (Úsela) El artículo 183 y 186 del Código General del Proceso permiten anticiparse al pleito pidiendo estas exhibiciones y los interrogatorios de los representantes legales. Pragmatismo puro: si usted va a demandar a un proveedor o socio, exija los documentos antes de radicar la demanda principal para conocer su juego. Si usted es el que está en la mira (como la aseguradora en este caso), entienda que el interrogatorio versará específicamente sobre los procedimientos manejados en el negocio en cuestión, por lo que el representante legal debe ir preparado milimétricamente.

Finalmente consideramos importante recordar que la información es el activo más valioso de su compañía, pero su control no es absoluto frente a las facultades de un juez. La verdadera estrategia preventiva es construir procesos de documentación corporativa tan rigurosos y ajustados a la ley, que cuando un juez ordene su exhibición, esos mismos documentos se conviertan en su mejor defensa y no en su condena.

Los invitamos a leer Secreto empresarial y acuerdos de confidencialidad

Uso de Inteligencia Artificial (IA) para la elaboración de actas de asamblea y junta directiva

Recientemente, la Superintendencia de Sociedades, mediante el Oficio 2026-01-172258 del 12 de abril de 2026, ha dado luz verde al uso de Inteligencia Artificial (IA) para la elaboración de actas de asamblea y junta directiva, pero ojo: no es un cheque en blanco para la pereza, es una herramienta de eficiencia que requiere rigor legal para no terminar con un documento que sea simplemente eso, papel.

En el referido concepto la SuperSociedades reconoce que la IA es una herramienta eficaz porque permite procesar audios a texto de forma instantánea, identificar participantes y extraer puntos clave sin sesgos subjetivos. Lo más potente: reduce el tiempo de redacción de actas a minutos, permitiendo que el acta se firme casi al terminar las reuniones. Sin embargo, el derecho comercial colombiano no se flexibiliza por la tecnología. El acta, aunque sea generada por un algoritmo, debe cumplir con los artículos 189 y 431 del Código de Comercio, y el artículo 21 de la Ley 222 de 1995 y la Circular Externa 100 – 000008/2022 de la SuperSociedades

5 Tips y Recomendaciones: 

1. El Algoritmo no Firma, Usted Sí

La IA puede redactar la síntesis, pero el valor probatorio nace de la firma del Presidente y el Secretario de la reunión. Si el acta es física, firmas manuscritas; si es digital, asegúrese de cumplir con la Ley 527 de 1999 sobre firmas electrónicas o digitales. Nunca deje un acta "en borrador" solo porque la IA ya la terminó.

2. Configure la IA como "Checklist" Legal

No use la IA solo para resumir. Configúrela para verificar requisitos de procedencia: quórum, mayorías de votación y forma de convocatoria. El Oficio es claro: la síntesis no puede omitir datos obligatorios como el número de acciones suscritas o los votos en contra y en blanco.

3. Supervisión Humana Contra la Omisión

El artículo 189 del Código de Comercio es tajante: a los administradores no se les admite prueba de hechos que no consten en las actas. Si la IA "alucina" u omite una intervención crítica de un socio minoritario, el administrador queda desprotegido. Los encargados de aprobar el acta deben supervisar que la herramienta no ignore detalles fácticos críticos.

4. Estilo Libre, Contenido Taxativo

Usted puede aprovechar las "recomendaciones estilísticas" de la IA para que sus actas sean más legibles y uniformes. Pero cuidado: el estilo no sustituye la sustancia. El artículo 431 del Código de Comercio tiene una lista taxativa de elementos (lugar, fecha, hora, designaciones, etc.) que deben aparecer sí o sí. Use la IA para la forma, pero mantenga el control sobre el fondo.

5. Blindaje en Compromisos y Reflexiones

Aunque no es obligatorio transcribir cada palabra, el acta debe incluir los asuntos tratados y las decisiones adoptadas. La recomendación pragmática es que la IA extraiga compromisos y comentarios relevantes para proteger la responsabilidad de los administradores. Si hubo una "constancia escrita" presentada durante la reunión, la IA debe incluirla íntegramente.

Los invitamos a leer Actas de asamblea o junta, ¿Qué tan detalladas deben ser?

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El efecto Fiscal del Método de Participación Patrimonial en el ICA, una sentencia

En el mundo de los negocios, estructurar las inversiones empresariales es fundamental para proteger el patrimonio y garantizar la rentabilidad a largo plazo. A menudo, las administraciones tributarias municipales intentan gravar ingresos que, si bien robustecen los estados financieros, aún no son una realidad jurídica exigible. Una reciente sentencia del Consejo de Estado, proferida el 12 de marzo de 2026, radicado 68001-23-31-000-2011-00042-01 (30200), pone fin a una disputa millonaria entre una empresa y el Municipio de Bucaramanga, fijando un precedente útil de cara al pago del Impuesto de Industria y Comercio (ICA).

La controversia giró en torno a la declaración del ICA del año gravable 2007. El contribuyente había liquidado su impuesto teniendo en cuenta únicamente la suma de $30.129.662, valor que correspondía a los dividendos que efectivamente le fueron abonados en cuenta en calidad de exigibles.

Sin embargo, la Secretaría de Hacienda municipal modificó esta declaración privada mediante una liquidación oficial. La autoridad local pretendía gravar un total de $48.783.092.340, argumentando que la empresa había omitido ingresos derivados de la aplicación del método de participación patrimonial. Sumado a esto, impusieron una sanción por inexactitud equivalente al 200% del supuesto saldo a pagar.

El Consejo de Estado falló a favor del contribuyente, declarando la nulidad absoluta de la liquidación oficial. La alta corporación concluyó que las utilidades reconocidas bajo este método contable no pueden ser consideradas como ingresos realizados fiscalmente. Por lo tanto, no configuran el hecho generador del impuesto de industria y comercio hasta que los dividendos no hayan sido efectivamente decretados. En consecuencia, al no existir una omisión real de ingresos, tampoco hubo lugar a la sanción por inexactitud.

¿Qué es exactamente el Método de Participación Patrimonial?

Para comprender el impacto de este fallo y optimizar nuestra estrategia corporativa, es vital separar el mundo contable del fiscal. De acuerdo con los lineamientos del Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) y en consonancia con los marcos técnicos normativos internacionales (como la NIC 28 y la Sección 14 de las NIIF para Pymes), el método de participación patrimonial es un procedimiento exclusivamente contable de valoración.

Funciona de la siguiente manera: la inversión en una sociedad subordinada o controlada se registra inicialmente al costo. Posteriormente, este valor se ajusta (aumentando o disminuyendo) para reflejar con exactitud los cambios que ocurran en el patrimonio de la subordinada, en la proporción que le corresponda al inversionista según su porcentaje de participación. Es decir, si su filial genera utilidades en su ejercicio, el valor de su inversión en sus propios estados financieros sube automáticamente para reflejar ese crecimiento patrimonial.

No obstante, como lo ratifica el Consejo de Estado en la sentencia ya referida, la obligación comercial de contabilizar las inversiones bajo este método no tiene incidencia tributaria alguna. Para efectos fiscales, el ingreso solo nace a la vida jurídica cuando la asamblea de accionistas de la empresa subordinada decreta formalmente el pago de esos dividendos y estos se vuelven exigibles para la matriz.

3 Recomendaciones Estratégicas para Empresarios y Profesionales

1. Alineación Total entre Contabilidad y Estrategia Fiscal: No permita que un registro contable automático detone el pago de impuestos inexistentes. Es crucial que sus equipos financieros identifiquen y concilien claramente las diferencias entre las utilidades registradas por el método de participación patrimonial y los dividendos que realmente han sido decretados en calidad de exigibles. El cálculo y pago del ICA solo debe proyectarse sobre estos últimos.

2. Blindaje Probatorio a través de la Revisoría Fiscal: Si su estructura empresarial posee inversiones en subordinadas y la administración municipal cuestiona sus ingresos brutos declarados, la clave de defensa está en la prueba técnica e irrebatible. Asegúrese de mantener los libros de contabilidad al día. Tal como demostró la empresa demandante, una certificación expedida por el revisor fiscal que detalle con exactitud qué rubros corresponden al método de participación y cuáles a dividendos reales, es prueba plena e idónea para desvirtuar las glosas del fisco.

3. No Ceda ante Liquidaciones Oficiales Injustificadas: Esta sentencia evidencia un patrón común: los municipios suelen aplicar interpretaciones fiscales sumamente agresivas sobre normativas puramente contables para elevar su recaudo.

Los inviamos a leer Estados financieros, Presupuesto y contabilidad de gestión 

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Errores en la PILA: Guía Estratégica para Corregir Inconsistencias y Evitar Sanciones de la UGPP

En el día a día operativo y financiero de nuestras empresas, la liquidación de la nómina y el pago de la seguridad social representan procesos críticos que no están exentos de contingencias. En el entorno empresarial colombiano, es una situación habitual enfrentarse a hechos que impactan el Ingreso Base de Cotización (IBC), ya sea aumentándolo o disminuyéndolo. La omisión de novedades, tales como vacaciones o incapacidades en el reporte inicial, constituye un reto constante en la administración del recurso humano.

Frente a la mirada vigilante de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP), la precisión de estos reportes es una obligación innegociable para proteger el patrimonio de la empresa. A través de un reciente concepto oficial, que lleva por número 20260110001979201 del 11 de marzo de 2026 la entidad ha ratificado y aclarado las reglas de juego procedimentales para subsanar estos impasses sin comprometer la responsabilidad del aportante.

El Mecanismo Legal: La Planilla de Correcciones

Para operar dentro del marco legal, es imperativo comprender que la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) está regulada por el anexo técnico de la Resolución 2388 de 2016 y sus modificaciones.

Cuando un empresario, en su rol de aportante, requiere corregir errores cometidos en el diligenciamiento de la planilla inicial, el instrumento legalmente habilitado es la PILA Tipo N. Este mecanismo, conocido como planilla de correcciones, está diseñado específicamente para subsanar la omisión de novedades como vacaciones e incapacidades. Asimismo, es el vehículo adecuado cuando el aportante deba corregir factores determinantes como el Ingreso Base de Cotización (IBC), la tarifa aplicable o el tipo de cotizante.

El Costo del Tiempo: Plazos e Intereses de Mora

En la gestión tributaria y parafiscal, el tiempo es dinero. Ante la duda de si el sistema impone un término perentorio para actuar, la autoridad Enel concepto ya citado, aclara que no existe un "tiempo máximo" que imposibilite corregir la información errónea. Sin embargo, el tiempo transcurrido ejerce una influencia directa y proporcional sobre los intereses de mora.

La eficiencia administrativa premia a las empresas proactivas: si la corrección mediante la planilla correspondiente se ejecuta antes de la fecha límite de pago del mes en curso, la operación no generará intereses de mora. Por el contrario, si la corrección recae sobre periodos que ya se encuentran vencidos, la carga financiera recaerá sobre el empleador, pues el sistema calculará automáticamente los intereses de mora. Dicho cálculo se proyectará desde la fecha original en que el aporte correcto debió efectuarse, hasta el día de la liquidación efectiva de la Planilla N.

El Verdadero Alcance de los Operadores de Información

En la práctica corporativa, de cuando en vez ocurre que los empleadores experimenten bloqueos u obstáculos por parte de las plataformas de liquidación al intentar reflejar su realidad contractual. En este punto, la norma es categórica: los operadores de información ostentan la calidad de intermediarios.

La función principal de estos operadores es liquidar los aportes según la información que entrega el aportante y remitir dichos datos a las respectivas administradoras de la seguridad social. Si bien tienen el deber de disponer de las herramientas tecnológicas para radicar las planillas tipo N y validar que la información cumpla con los parámetros del Ministerio de Salud, sus facultades son limitadas.

Un aspecto crucial para la defensa del empresario es que el operador no puede negarse a procesar una corrección si esta cumple a cabalidad con las validaciones técnicas consagradas en la Resolución 2388. La labor del operador es estrictamente de intermediación y validación; bajo ninguna circunstancia tienen facultades de juzgamiento sobre la realidad laboral del trabajador y su empleador.

La Responsabilidad Final es indelegable

Si una plataforma liquidadora arroja un error en sus cálculos, la responsabilidad final sobre el dato ingresado y el valor efectivamente pagado es exclusiva del aportante.

El empleador tiene, y debe ejercer, la facultad de editar de forma manual los campos correspondientes al IBC y a los días reportados, justo antes de generar la orden de pago, especialmente si advierte que el cálculo automático del sistema no es coherente con la realidad contractual.

Si un operador de información impide de forma injustificada el reporte de información que es veraz, el empresario aportante puede y debe interponer una queja formal ante la Superintendencia Financiera de Colombia, que es la entidad encargada de su vigilancia, o en su defecto, ante el Ministerio de Salud.

3 Recomendaciones Estratégicas para Empresarios y Gerentes

1. Implemente Auditorías Preventivas de Nómina: Establezca un protocolo interno de revisión estricta antes de las fechas límite de pago mensuales. Esto le permitirá detectar omisiones a tiempo y utilizar la Planilla Tipo N sin que el sistema le genere intereses de mora que afecten el flujo de caja de la compañía.

2. Ejerza su Derecho de Edición Manual: No delegue su responsabilidad legal y financiera en la automatización del software de liquidación. Verifique los cálculos y recuerde que el empleador tiene la facultad de editar los campos de IBC y días antes de pagar; la responsabilidad final frente a la UGPP por el valor pagado es únicamente suya.

3. Exija el Procesamiento de sus Correcciones: Si el operador de información se niega a procesar una corrección legítima que obedece a su realidad laboral y cumple con las mallas de validación técnica, no desista. Usted tiene la potestad de exigir el servicio y, ante una negativa injustificada, interponer la queja respectiva ante la Superintendencia Financiera o el Ministerio de Salud.

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