Si su proveedor no le factura Usted pagaría más impuestos. EXIJA LA FACTURA.


En primer lugar debemos tener presente que según el artículo 615 del Estatuto Tributario, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar una copia por cada una de las operaciones que realicen. Así pues, SU PROVEEDOR ESTA OBLIGADO A FACTURARLE O EMITIRLE DOCUMENTO EQUIVALENTE.

Ahora, pensando en su contabilidad y en su declaración de renta, debe tener presente que para la aceptación de costos y deducciones en ImpoRenta y de impuestos descontables en ImpoVentas, se exige contar con facturas o documentos equivalentes que cumplan las exigencias establecidas en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario.  Así pues, si Usted quiere restar en su declaración de Renta o de IVA los valores pagados a su proveedor, necesita un sustento, bien sea una Factura o un Documento equivalente.  

¿Y qué pasa si no puedo restar costos, gastos o impuestos descontables? Pues que la base gravable en el Impuesto sobre la Renta, o el saldo a pagar por Impuesto a las Ventas, será más alto y esto significara un mayor gasto por impuestos


No está por demás recordarles que: 1)según el artículo 618 del Estatuto Tributario los adquirentes de bienes o servicios están obligados a exigir al vendedor o prestador de servicios la factura o el documento equivalente  por la respectiva operación; 2) que según el artículo 658 -2 del Estatuto Tributario si se realizan pagos a un proveedor  y no se relaciona en la contabilidad se aplicara un multa equivalente al valor del impuesto teórico que hubiere generado tal pago, siempre y cuando el beneficiario del pago haya omitido este ingreso en su respectiva declaración tributaria. 

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Ordenes de máximo órgano social al Representante Legal están limitadas por objeto social.


 En primer lugar recordemos que según las normas del Código de Comercio, la capacidad de la sociedad comercial se circunscribe al desarrollo de la empresa o actividad prevista en su objeto social.

Ahora, ¿Qué pasa si la asamblea de accionistas le da una orden al Representante Legal  que desborda la actividad prevista en el objeto social?

En reciente concepto de la Superintendencia de Sociedades, Oficio 220-081066 del 01 de Julio de 2015, esta entidad dijo: “(…)  las compañías podrán realizar los actos y celebrar aquellos contratos que se relacionen directamente con las actividades principales que constituyan su objeto, al igual que aquellos que tengan como finalidad ejercer los derechos y cumplir con las obligaciones que legal o convencionalmente se deriven de la existencia y actividad de la misma. Ahora bien, el precepto legal señalado debe ser observado no sólo por el representante legal de la compañía sino por todos los órganos de administración del ente jurídico y, así mismo, por todos sus accionistas. Luego, todo acto o contrato celebrado en nombre de la sociedad por el representante legal en contravención a ella, esto es, excediendo los límites del objeto social, no la vincula puesto que no le es oponible de conformidad con lo dispuesto por el artículo 833 del Código de Comercio, así hubiere mediado para el efecto autorización del máximo órgano social”.


No está por demás recordar que el Representante Legal de una sociedad no puede exceder los límites del encargo a él asignado, es decir, cumplir el objeto social, y si los excede compromete su responsabilidad en los términos del artículo 200 del Código de comercio. 

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Te invitamos a leer Certificados de revisor fiscal: ¿Qué deben cumplir para ser prueba en temas tributarios?

Derecho de Inspección vs. auditoría externa

Recordemos que uno de los derechos comunes de los socios, el cual les permite examinar los documentos en los cuales se asienta la situación general de la sociedad e informarse de su situación, es el derecho de inspección, el cual se extiende a explorar los estados financieros, el proyecto de distribución de utilidades, el informe de la junta directiva, si tal órgano existe, el informe del representante legal y el informe de la revisoría fiscal, elementos que deben ponerse a disposición de los socios y accionistas en las oficinas de la administración de la sociedad manera previa a la reunión del máximo órgano social, tal como lo dispone el artículo 447 del Código de Comercio. Sobre el ejercicio del derecho de inspección se ha dado un pronunciamiento de la Superintendencia de Sociedades que lleva por número 220-029307 del 11 de marzo de 2015, donde esta entidad opinó, que en ejercicio del derecho de inspección no puede realizarse una auditoria, dijo la entidad:

“(…) Si bien desprevenidamente podría pensarse que en ejercicio del derecho de inspección cualquier socio estaría facultado para contratar la ejecución de una auditoría externa para “enterarse de la situación administrativa y financiera de la compañía en la cual realizaron sus aportes”, para este despacho resulta absolutamente claro que ello es improcedente, como quiera que la finalidad y los escenarios en que pueden y deben darse difieren sustancialmente. En efecto, el derecho de inspección o de fiscalización individual tiene una finalidad esencialmente informativa para el socio, mientras que por medio de una auditoría interna se persigue la obtención de una opinión calificada por parte de un especialista, atendiendo a sus calidades profesionales y a criterios y procedimientos señalados en la ley, cuya práctica compete directamente al máximo órgano social ordenarla, ya sea por su propia iniciativa o en atención a la solicitud motivada de algún o algunos socios, pues, la eventual contratación y ejecución de una auditoría externa por parte de un socio, justificada en el derecho de inspección que le asiste, desborda los límites y alcances previstos en la ley para su ejercicio. Mientras el derecho de inspección apunta a satisfacer un interés individual de información, la auditoría externa se dirige al cumplimiento de un interés colectivo por contar con una opinión técnica sobre los estados financieros.” En sentido similar se pronunció la entidad en el concepto 220-160661 del 25 de agosto de 2016.

Por último es pertinente hacer los siguientes comentarios:

1- El derecho de inspección se limita al periodo contable objeto de revisión
2 Los documentos que fueron objeto de inspección por parte de los accionistas, no deben modificarse posteriormente.

 3. El derecho de inspección no puede ejercerse sobre documentos que contengan secretos empresariales.

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¿Cómo corregir actas de sociedad comercial?


En primer lugar recordemos que según el artículo 195 del Código de Comercio las sociedades comerciales deben llevar un libro de actas debidamente registrado en  el que se anotaran por orden cronológico las memorias de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios, las cuales deben ser firmadas por el presidente  y el secretario de la respectiva reunión.

Ahora, si se presentan errores en las actas ¿Cómo corregirlas? Hay que distinguir:

1)   Los errores de escritura en el acta se deben corregir mediante una anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección.

2) Cuando “distraídamente” en las actas que dan cuenta de las reuniones sociales se omita información exigida por la ley o por el contrato de sociedad, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden inscribir en el libro de actas, actas adicionales para suplir las omisiones.

3)   Cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de la asamblea o de la junta, se debe proceder a elaborar un acta adicional la cual debe ser  aprobada por el respectivo órgano o por las personas que éste hubiere designado para el efecto.


La invalidación de páginas se debe efectuar señalando sobre las mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con la indicación de su nombre completo y plena identificación y función en la sociedad, si bien estos dos últimos requisitos no son exigidos expresamente por la norma (artículo 132 del decreto 2649 de 1993) en nuestro sentir son básicos para valorar la validez de la anulación.

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Más tarea para Revisores Fiscales y endurecen sanciones por fallas contables



La recientemente promulgada “Ley anticontrabando”, ley 1762 de 2015, estableció una nueva función para los Revisores Fiscales y esta consiste en informar a la UIAF de las operaciones sospechosas de las personas a las que prestan sus servicios. Dice la norma:

Artículo 27. Funciones del Revisor Fiscal. Adiciónese al artículo 207 del Código de Comercio, un nuevo numeral, el cual quedará así: "Artículo 207. ( ...)  "10. Reportar a la Unidad de Información y Análisis Financiero las operaciones catalogadas como sospechosas en los términos del literal d) del numeral 2 del artículo 102 del Decreto-ley 663 de 1993, cuando las adviertan dentro del giro ordinario de sus labores."
Así pues, los revisores Fiscales deberán reportar de forma inmediata y suficiente a la UIAF cualquier información relevante sobre manejo de activos o pasivos u otros recursos, cuya cuantía o características no guarden relación con la actividad económica de sus clientes, o sobre transacciones de sus usuarios que por su número, por las cantidades transadas o por las características particulares de las mismas, puedan conducir razonablemente a sospechar que los mismos están usando a la entidad para transferir, manejar, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiación.

En cuanto al endurecimiento a las sanciones por fallas en la contabilidad debemos advertir que quien no se matricule en el registro mercantil, no inscriba actos, libros o documentos estando obligado a ello, quienes no lleven contabilidad, no conserven la correspondencia, no hagan balance o estados de resultados anuales, no conserven comprobantes de contabilidad, alteren o dejen espacios en los libros de contabilidad, afecten la correspondencia entre los asientos y los comprobantes contables o no conserven por el término legal los libros y papeles de comercio se exponen a sanciones que pueden ascender a $ 644.350.000. Contempla el artículo 28 de la ley 1762 de 2015:


Artículo 28. Sanciones por violaciones a las prohibiciones sobre los libros de comercio, a las obligaciones del comerciante y otras. Modifíquese el artículo 58 del Código de Comercio, el cual quedará así: "Artículo 58. Sanciones por violaciones a las prohibiciones sobre los libros de comercio, a las obligaciones del comerciante y otras. Sin perjuicio de las penas y sanciones establecidas en normas especiales, la violación a las obligaciones y prohibiciones establecidas en los artículos 19, 52, 55, 57, 59 y 60 del Código de Comercio, o el no suministro de la información requerida por las autoridades de conformidad con las normas vigentes, o el incumplimiento de la prohibición de ejercer el comercio, profesión u oficio, proferida por autoridad judicial competente, será sancionada con multa entre diez (10) y mil (1.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, atendiendo criterios de necesidad, razonabilidad y proporcionalidad. La multa será impuesta por la Superintendencia de Sociedades o del ente de inspección, vigilancia o control correspondiente, según el caso, de oficio o a petición de cualquier persona. En el evento que una persona que haya sido sancionada por autoridad judicial con la inhabilitación para ejercer el comercio, profesión u oficio, esté ejerciendo dicha actividad a través de un establecimiento de comercio, adicional a la multa establecida en el párrafo anterior, la Superintendencia de Sociedades o el ente de inspección, vigilancia o control correspondiente, según el caso, de oficio o a petición de cualquier persona, ordenará la suspensión de las actividades comerciales desarrolladas en el establecimiento, por un término de hasta 2 meses. En caso de reincidencia, ordenará el cierre definitivo del establecimiento de comercio".

¿Es posible expedir una factura que reemplace otra? Sí, pero…

En primer lugar recordamos que en los términos del artículo 615 del Estatuto Tributario, para efectos tributarios, los comerciantes, prestadores de servicios profesionales, o quienes enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, y ella, la factura expedida, debe dar buena cuenta, ser precisa y exacta frente al negocio económico del cual se deriva, pero si por alguna razón se incorpora en la factura información que no es correcta se debe proceder sustitución a través de la expedición de una nueva factura y la anulación de la que es reemplazada.
En reciente concepto con numero 561 (11868) de 24/04/15 la DIAN expreso: “solamente es posible expedir una nueva factura cuando los bienes entregados real y materialmente o los servicios efectivamente prestados son menores a los que fueron facturados, evento en el cual la factura inicial debe ser efectivamente anulada. Pero si tal operación corresponde a la realmente realizada no es posible anular la factura expedida, tal como se ha reiterado en el oficio 074982 de 2000)”.
Así pues, una factura que contenga un error puede ser sustituida por otra, pero sí la factura es precisa y cierta NO puede ser reemplazada. Consecuencia de esto es que la petición para “renovar” la factura por fecha de expedición no debería ser  aceptada, y ni siquiera debería ser solicitada.

No está por demás recordar que la veracidad y precisión de la información incorporada en la factura interesa para efectos tributarios, cambiarios (título valor) y contables (registros) tanto al vendedor como al comprador. 

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¿En procedimiento disciplinario laboral hay doble instancia? Sí.


La potestad disciplinaria en el ámbito laboral de los particulares se encuentra sometida al respeto  de los derechos fundamentales de los trabajadores, específicamente al debido proceso y dentro de este deben atenderse los siguientes principios: 1.- el principio de legalidad de la falta y de la sanción disciplinaria, 2.- el principio de publicidad, 3.- el derecho de defensa y especialmente el derecho de contradicción y de controversia de la prueba, 4.- el principio de la doble instancia, 5.- la presunción de inocencia, 6.- el principio de imparcialidad, 7.- el principio de non bis in idem, 8.- el principio de cosa juzgada y 9.- la prohibición de la reformatio in pejus.

En la sentencia C-593 de 2014, la Corte Constitucional, M.P. JORGE IGNACIO PRETELT CHALJUB dijo:


La jurisprudencia ha señalado que el hecho que el artículo 29 de la Constitución disponga que el debido proceso se aplica a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas implica que “en todos los campos donde se haga uso de la facultad disciplinaria, entiéndase ésta como la prerrogativa de un sujeto para imponer sanciones o castigos, deben ser observados los requisitos o formalidades mínimas que integran el debido proceso”. En virtud de lo anterior, ha determinado que este mandato “no sólo involucra u obliga a las autoridades públicas, en el sentido amplio de este término, sino a los particulares que se arrogan esta facultad, como una forma de mantener un principio de orden al interior de sus organizaciones (v. gr. establecimientos educativos, empleadores, asociaciones con o sin ánimo de lucro, e.t.c.)”. Agregó la Corporación, en relación con la sujeción al debido proceso en los procedimientos en que los particulares tienen la posibilidad de aplicar sanciones o juzgar la conducta de terceros, lo siguiente “no podría entenderse cómo semejante garantía, reconocida al ser humano frente a quien juzga o evalúa su conducta, pudiera ser exigible únicamente al Estado. También los particulares, cuando se hallen en posibilidad de aplicar sanciones o castigos, están obligados por la Constitución a observar las reglas del debido proceso, y es un derecho fundamental de la persona procesada la de que, en su integridad, los fundamentos y postulados que a esa garantía corresponden le sean aplicados”. En otras ocasiones, esta Corte ha llegado a la misma conclusión apoyada en el argumento de que “la garantía del debido proceso ha sido establecida en favor de la persona, de toda persona, cuya dignidad exige que, si se deducen en su contra consecuencias negativas derivadas del ordenamiento jurídico, tiene derecho a que su juicio se adelante según reglas predeterminadas, por el tribunal o autoridad competente y con todas las posibilidades de defensa y de contradicción, habiendo sido oído el acusado y examinadas y evaluadas las pruebas que obran en su contra y también las que constan en su favor”.