Contrato comercial, ¿Es posible firmarlo electrónicamente?


De acuerdo con el artículo 824 del Código de Comercio los comerciantes podrán expresar su voluntad de contratar u obligarse verbalmente (oralmente), por escrito o por cualquier modo inequívoco. Ahora, en cuanto a la firma, la legislación comercial entiende por tal la expresión del nombre del suscriptor o de alguno de los elementos que la integren o de un signo o símbolo empleado como medio de identificación personal.

Sobre estos temas la Corte Suprema de Justicia (CSJ), sala de casación civil, en expediente 2004-01074, sentencia del 16 de diciembre de 2010, M.P. Pedro Octavio Munar Cadena, dijo que ante la imposibilidad de que un documento informático pudiese tener firma manuscrita es que “fue concebida la de carácter electrónico, que consiste, según la doctrina, en “cualquier método o símbolo basado en medios electrónicos utilizados o adaptado por una parte con la intención actual de vincularse o autenticar un documento, cumpliendo todas o algunas de las funciones características de una firma manuscrita”, y “dicha firma solo producirá los efectos de la manuscrita – equivalencia funcional- cuando cumpla determinados requisitos de seguridad y de fiabilidad, cuestiones que dependen del proceso técnico utilizado en su creación”.

Es importante tener presente que el documento electrónico esta cobijado por la presunción de autenticidad cuando hubiese sido firmado digitalmente, puesto que se presume que su suscriptor tenía la intención de acreditarlo y de ser vinculado con su contenido, claro está, siempre que ella incorpore los siguientes atributos según la sentencia antes referida:

a)    Fuere única la persona que la usa y estuviere bajo su control exclusivo
b)   Fuere susceptible de ser verificada
c)    Estuviere ligada al mensaje, de tal forma que si este es cambiado queda invalidada
d)   Estar conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional.

Según la CSJ es necesario que la firma hubiese sido refrendada por una entidad acreditada, toda vez que “estas certifican técnicamente que un mensaje de datos cumple con los elementos esenciales para considerarlo como tal, a saber, la confidencialidad, la autenticidad, la integridad y la no repudiación de la información, lo que, en ultimas permite inequívocamente tenerlo como auténtico” (C-662 de 2000).

Conviene tener presente que la firma digital no es imprescindible para establecer la autenticidad o autoría del documento o mensaje de datos desprovisto de una firma digital, para lo cual aplica libertad probatoria, como por ejemplo el reconocimiento del texto, artículo 185 del actual Código General del proceso.

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¿Es posible que un contrato de trabajo este firmado electrónicamente?


De acuerdo con el articulo 37 del Código Sustantivo de Trabajo (CST) el contrato de trabajo puede ser verbal (oral) o escrito; para su validez no requiere forma especial alguna, salvo disposición expresa en contrario. En este sentido es pertinente tener presente que: a) el contrato laboral incluso puede firmarse con posterioridad al inicio de labores, a menos que “conlleve un vicio en el consentimiento o una simulación” (CSJ, cas. Laboral, sent. 15677 del 23/08/01, M.P. Carlos Isaac Nader, b) cuando la relación laboral tenga una duración definida, no basta el “simple asentimiento de las partes, sino que tal estipulación para su validez debe quedar registrada por escrito”, pero no necesariamente en el mismo contrato, c) cuando el contrato es por escrito  se deben “crear tantos ejemplares” cuantos sean los interesados destinándose una para cada uno de ellos.

Ahora, en cuanto a la firma por parte del trabajador en los contratos escritos, existe la posibilidad de que esta sea, autógrafa, o electrónica o digital. En este ultimo sentido el Ministerio de Trabajo, por medio del a circular 060 del 05 de diciembre de 2018 expresó que: “estas firmas permiten identificar a una persona en relación con un mensaje de datos, son el equivalente funcional a la firma manuscrita pues cumplen el mismo objetivo que es vincular una persona con la creación de un mensaje de datos, un acto o un contrato.

En la referida circular el Ministerio expresamente reitera que “el contrato de trabajo puede suscribirse mediante firma manuscrita o mediante firma electrónica por parte tanto del empleador como del trabajador” y “la suscripción del contrato de trabajo por medios electrónicos no debe tener ningún costo adicional para el trabajador”.

Sobre este temas es importante tener en cuenta que el decreto 526 del 19 de mayo de 2021 expresamente previo que ll contrato individual de trabajo de que habla el artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo podrá ser firmado electrónicamente por cualquiera de las partes o por ambas. Se entenderá firmado el contrato por el empleador y por el trabajador, cuando cumpla las condiciones de firma electrónica o digital, establecidas en la Ley 527 de 1999 o en el Decreto 1074 de 2015 o en las disposiciones que los modifiquen, complementen o sustituyan. Así pues, la firma electrónica o la firma digital tendrán los mismo efectos que la firma manuscrita si cumple con los atributos y o requisitos, previstos para una y otra. 

En todo caso el contrato de trabajo firmado de forma electrónica, deberá cumplir con los requisitos establecidos en el articulo 39 del Código Sustantivo de Trabajo, es decir: la identificación y domicilio de las partes; el lugar y la fecha de su celebración; el lugar en donde se haya contratado el trabajador y en donde haya de prestar el servicio; la naturaleza del trabajo; la cuantía de la remuneración, su forma y periodos de pago; la estimación de su valor, en caso de que haya suministros de habitación y alimentación como parte del salario; y la duración del contrato, su desahucio y terminación. Además el contrato escrito debe dar cuenta de las cláusulas que las partes acuerden libremente.

2 tips finales: 

- el empleador debe conservar los contratos de trabajo firmados electrónicamente mediante los mecanismos técnicos que garanticen la autenticidad, integridad y disponibilidad de los documentos.
- en caso de que el empleador opte por la celebración del contrato de trabajo firmado electrónicamente, deberá proveer al trabajador de los medios necesarios para el uso de la firma electrónica, mediante desarrollos tecnológicos propios o contratados con terceros, y no puede generar ningún costo para el empleado.


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Intervención de la UGPP en procesos de sucesión.


Todos estamos familiarizados con las comunicaciones y liquidaciones que envía la UGPP en ejercicio de sus potestades para verificar el aporte sobre el Ingreso Base de Cotización correcto, pero además de esto debemos tener presente que la UGPP puede intervenir en tramites como por ejemplo en procesos de sucesión liquidación de sociedades. Esta posibilidad esta prevista en el articulo 315 de la ley 1819 de 2016 que expresamente dispuso que “la UGPP podrá intervenir en los procesos de reestructuración, reorganización empresarial, así como en los señalados en el Libro Quinto, Titulo IX del Estatuto Tributario, con las mismas facultades y siguiendo el procedimiento descrito en los artículos previstos en dicho título, en lo que resulte pertinente”

Ahora, ¿Qué es lo que hace la UGPP con la información reportada en materia de sucesiones?, según la propia entidad “La Unidad verificará si existe algún proceso dentro del ámbito de sus competencias legales, en el que se establezca alguna acreencia a favor de la entidad, y que en caso de ser procedente lo informará oportunamente a la notaría, o se hará parte dentro del proceso correspondiente. Importante: si no existe un proceso, la entidad no responderá cada caso individualmente, razón por la cual si pasado el término legal de veinte (20) días hábiles, la notaría no recibe una respuesta, deberá continuar con el trámite correspondiente. Artículo 844 del Libro V Título IX del Estatuto Tributario.


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¿Compra mercancía importada o la recibe en consignación?, una razón más exigir factura de venta, como mínimo.



De acuerdo con el artículo 647 del decreto 1165 de 2019, Régimen de Aduanas, cuando las mercancías de procedencia extranjera no estén amparadas en documentos validos procederá la aprehensión (medida cautelar) y decomiso, y si las mercancías, sin importar su naturaleza, tiene un valor inferior o igual a 500 UVT ($17.135.000 en 2019) dentro de la misma diligencia de decomiso (directo), el interesado deberá aportar los documentos que amparen la mercancía de procedencia extranjera, y que demuestren su legal importación e impidan su decomiso.

En este sentido es importante tener presente que el parágrafo del artículo 594 del decreto 1165 de 2019 dispone que la factura de venta o el documento equivalente, expedidos en los términos previstos en el Estatuto Tributario, podrán amparar la mercancía en posesión del consumidor final, siempre y cuando se pueda establecer la relación de causalidad con el vendedor nacional de la misma, y no se trate de vehículos o bienes objeto de registro o inscripción ante otras autoridades de control. Otros documentos con los que se amparan las mercancías extranjeras son la declaración aduanera o documento que haga sus veces, la planilla que ampare el traslado de la mercancía dentro de la misma jurisdicción, la factura de nacionalización, entre otros.

En este sentido es pertinente recordar que según el Consejo de Estado “toda mercancía extranjera constituye una garantía real de las obligaciones que ella genere en el campo aduanero, no obstante el carácter personal de tales obligaciones, de suerte que para efectos de procurar su cumplimiento pueda ser perseguida sin que interesen las circunstancias en que la tenga la persona en cuyo poder se encuentre, con mucha más razón si ha sido introducida de contrabando”. (Consejo de Estado Sección Primera, Sentencia 1700123310001998000501 (7086), 14/03/2002 )

Por ultimo es pertinente tener en cuenta que según el artículo 672 del decreto 1165 de 2019 cuando dentro de un establecimiento de comercio se encuentren mercancías consistentes en materias primas, activos o bienes que forman parte del inventario o mercancías recibidas en consignación o depósito, cuyo avalúo supere las quinientas unidades de valor tributario (500 UVT), no presentadas o no declaradas o de prohibida importación, se impondrá dentro del mismo acto administrativo de decomiso la sanción de cierre del establecimiento de comercio, por el término de tres (3) días calendario, la cual se hará efectiva dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la firmeza en sede administrativa.

Cuando en el periodo de dos (2) años consecutivos se efectúen dos o más decomisos en el mismo local comercial o establecimiento de comercio, al mismo responsable, la sanción de cierre será por el término de hasta treinta (30) días calendario, que se hará efectiva en el mismo término indicado en el inciso anterior.

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tasa de interes octubre 2019


Tasa de interés para OCTUBRE de 2019. SuperFinanceira Resolución 1293 del 30/09/19
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