¿Cuál es la incidencia en el documento soporte de pago de nómina electrónica de los conceptos de pago y abono en cuenta?

La DIAN, en el oficio No. 100153157 – 954 del 20 de febrero de 2023, suscrito por la Subdirección de Factura Electrónica y Soluciones Operativas, dijo:

“Al tener el documento soporte de pago de nómina electrónica la finalidad de soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA para el sujeto obligado, resulta esencial distinguir ante qué tipo de sujeto obligado se está en materia tributaria, para entender cómo procede la realización de los costos, deducciones y descontables para el mismo. Así es como se llega a la conclusión de que dicho costo y deducción al estar supeditado, por regla general para obligados a llevar contabilidad, a aquellos valores devengados contablemente en el periodo, en virtud de los artículos 59 y 105 del Estatuto Tributario, debe incluirse en el documento electrónico que funge hoy como soporte para su procedencia desde el momento en que se da el abono en cuenta o pago de dichos conceptos, lo que suceda primero. Lo que además es concordante con lo dispuesto en los artículos 21-1, 105, 109 y 110 del Estatuto Tributario. Sólo hasta efectuar este análisis resulta evidente que cuando la mencionada Resolución DIAN No. 000013 de 2021 refiere sistemáticamente al concepto de pago o abono en cuenta, lo que busca es lograr coherencia entre los conceptos que integran el documento soporte de pago de nómina electrónica y la finalidad de este soporte de información ante la Administración Tributaria, que como se ha venido reiterando, no es otra que probar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA cuando aplique, relacionados con la nómina, por parte de los empleadores que a su vez son contribuyentes del impuesto sobre la renta. Es la anterior precisión la que da lugar a la doctrina para ser incisiva en exponer sobre la naturaleza del citado documento electrónico que el mismo no es un desprendible de pago, no tiene incidencia en la determinación del ingreso para el trabajador y que los valores efectivamente pagados al trabajador podrán no coincidir con el costo, deducción o descontable acreditado con dicho documento soporte. En este aspecto, resulta pertinente tomar como ejemplo del análisis del concepto de ‘dotación’. En principio, los valores originados en la entrega de la dotación al trabajador por parte del empleador no constituyen ingreso para el trabajador. No obstante, dichos valores sí obedecen a un valor deducible para el empleador por cumplir los criterios generales del artículo 107 del Estatuto Tributario y derivarse de la relación laboral que tiene el trabajador con el empleador que, a su vez, es contribuyente del impuesto sobre la renta complementarios. Además, la adquisición de los bienes entregados como dotación podrían generar un IVA descontable. Nótese del ejemplo anterior que, si no se diera una interpretación sistemática y teleológica al texto de la norma, conceptos como la dotación y otros valores que son deducibles para el empleador, pero que a su vez no constituyen ingreso para el trabajador, no harían parte del soporte electrónico objeto de estudio y se perdería el sentido de su existencia como prueba de los costos y deducciones, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina para los sujetos obligados, convirtiéndolo en un reporte de los ingresos para el trabajador, objetivo que escapa por completo a la finalidad legalmente dispuesta para el citado soporte electrónico.

¿Cómo se debe efectuar la inclusión en la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica de las prestaciones sociales de reconocimiento anual?

“Tratándose de los valores a incluir en los documentos soporte de pago de nómina electrónica por conceptos cuyo reconocimiento es anual o por un tiempo determinado laborado, tales como las prestaciones sociales, entre otros, toda vez que la finalidad del documento electrónico es constituir el soporte de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas -IVA de los pagos o abonos en cuenta que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria, así como por los pagos a pensionados a cargo del empleador, los citados valores deberán incluirse por el total reconocido (por pago o abono en cuenta, lo que suceda primero), en el periodo gravable que se pretendan imputar. […] Frente al ID con el cual se clasifica el concepto del pago o abono en cuenta; si el devengo o deducción NO se encuentra explicito en el anexo técnico; entonces pudiera ir clasificado en Otros Conceptos Devengo o Otros Conceptos Deducción; según corresponda; para este ID, el campo de descripción es abierto, sin embargo, el uso de este campo es de estricta responsabilidad del contribuyente. Deberá agregar los datos de descripción para informar a que tipo devengo corresponde y clasificar el pago al trabajador en: “S” para devengos salariales y “NS” para los devengos NO salariales, dependiendo del caso”.

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