En breves palabras el protocolo Familiar es un conjunto de reglas escritas que enuncian en forma clara los valores, la relación entre familiares, y sus políticas con respecto a la empresa que controlan.
De acuerdo con la Superintendencia de Sociedades, oficio 220-206544 del 10 de diciembre de 2018, “el Protocolo de familia es un instrumento de carácter preventivo, a partir del cual las familias y sus empresas establecen unas pautas para afrontar adecuadamente los problemas que suelen afectarlas, el protocolo es un acuerdo entre los miembros de la familia que desde el punto de vista jurídico tiene el carácter para estatutario. En todo caso, es contrato para cuyo perfeccionamiento basta el acuerdo de voluntades, es decir, para que nazca a la vida jurídica no requiere de formalidades especiales. Por ser un contrato, es ley para quienes lo suscriben, debe ser ratificado por quienes sucesivamente lleguen a la mayoría y periódicamente debe revisarse para hacerle los ajustes que sean necesarios. Los límites del protocolo son la ley, los estatutos y desde luego, no puede contravenir normas de orden público.
Para iniciar la elaboración del protocolo de familia, se deben tener en cuenta que todos los miembros de la familia tengan la libertad suficiente para expresar su pensamiento en las asambleas familiares, sin que exista presión de unos familiares sobre los otros.
Cuando hablamos de protocolo de familia estamos, generalmente, implicando dos (2) cosas: 1.- que existe una familia con inversiones en una sociedad, 2.- que la familia inversionista controla la sociedad. Aunque tenemos casos donde familias no controlantes fijan protocolos y los depositan en la sociedad en la cual tienen inversiones.
El protocolo surge como consecuencia de que la familia no separa la planeación estratégica de la empresa de la planeación estratégica familiar. Aunque los planes son distintos uno tiene efectos en el otro por lo tanto han de ser complementarios dándose fuerza mutuamente; para esto la empresa requiere que los miembros de la familia determinen el grado de compromiso frente a la compañía. Recordemos que a medida que aumenta el número de miembros de la familia también hay más opiniones, ideas y posibilidad de dilución de la propiedad y esto crea retos que son mejor gestionados si previamente se ha establecido una carta de navegación en la cual hayan participado todos.
El protocolo es ante todo un documento de la familia, pero preparado intencionalmente en dirección a los negocios familiares.
Ahora, si bien podemos decir que cada protocolo depende de cada familia, su estructura, formación capacidad administrativa, usualmente encontramos la siguiente estructura:
1. Visión y Misión de la Familia frente a la Empresa
2. Cláusula Primera: Objeto del protocolo
2.1. Preservar la integridad y la unidad
2.2. Prever mecanismos de prevención de conflictos
3. Ofrecimiento preferencial a cosanguíneos y determinación del precio justo de las acciones o cuotas en caso de venta.
4. Fondo de contingencias y readquisición de partes del capital
5. Capitulaciones
6. Cláusula Quinta: Dirección y Gestión de la empresa
6.1. Asamblea de Familia, Consejo de Familia
6.2. Comités
6.3. Consejo Directivo
6.4. Requisitos para hacer parte del consejo directivo
6.5. Cargos Directivos más altos
6.6. Distribución y reinversión de utilidades
7. Cláusula Sexta: Relación intrafamiliar frente al entorno
7.1. Armonía familiar
8. Compromiso con la excelencia y el beneficio empresarial
9. Manejo apropiado de los flujos económicos
10. Abstención de competencia con los negocios familiares o Actitud frente a las nuevas aventuras de negocios que deseen emprender los miembros de la familia esperando respeto por cada una de las empresas y sin que se den presiones para financiar el nuevo emprendimiento.
11. Firma
De acuerdo con el anteriormente citado concepto de la SuperSociedades, “la fuerza vinculante de un protocolo de familia, (…), es la misma de un contrato en la medida en que conforme al artículo 1602 del Código Civil, es ley para las partes y no puede ser invalidado sino por consentimiento mutuo o por causas legales; a su vez, al tenor del artículo 1603 ibídem, deben ejecutarse de buena fe, y por consiguiente obligan no solo a lo que en ellos se expresa, sino a todas las cosas que emanan precisamente de la naturaleza de la obligación, o que por la ley pertenecen a ella.
El protocolo es un contrato cuyas reglas deben revisarse periódicamente, en cuanto que las circunstancias familiares son cambiantes, nacimientos, matrimonios, separaciones, muerte de sus integrantes, son algunos de los hechos que marcan la vida de sus integrantes y que podrían determinar ajustes a las reglas de juego establecidas tanto en el protocolo como en los estatutos sociales, tarea que por implicar la modificación de ambos contratos supone de la preexistencia de condiciones como la capacidad, el consentimiento, el objeto y la causa lícitos, (…)”.
No esta por demás recordar que según la Guía Colombiana de Gobierno Corporativo para Sociedades Cerradas y de Familia, Sociedad de Familia es aquella Sociedad en cuyo Máximo Órgano Social o Máximo Órgano de Administración están presentes o representadas personas naturales que estén ligadas entre sí por un grado de parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, único civil y tercero de afinidad, que en su conjunto controlen la sociedad.
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