Derecho de Inspección vs. auditoría externa
Recordemos que uno de
los derechos comunes de los socios, el cual les permite examinar los documentos
en los cuales se asienta la situación general de la sociedad e informarse de su
situación, es el derecho de inspección, el cual se extiende a explorar los
estados financieros, el proyecto de distribución de utilidades, el informe de
la junta directiva, si tal órgano existe, el informe del representante legal y
el informe de la revisoría fiscal, elementos que deben ponerse a disposición de
los socios y accionistas en las oficinas de la administración de la sociedad manera
previa a la reunión del máximo órgano social, tal como lo dispone el artículo
447 del Código de Comercio. Sobre el ejercicio del derecho de inspección se ha
dado un pronunciamiento de la Superintendencia de Sociedades que lleva por número
220-029307 del 11 de marzo de 2015, donde esta entidad opinó, que en ejercicio
del derecho de inspección no puede realizarse una auditoria, dijo la entidad:
“(…) Si bien
desprevenidamente podría pensarse que en ejercicio del derecho de inspección
cualquier socio estaría facultado para contratar la ejecución de una auditoría
externa para “enterarse de la situación administrativa y financiera de la
compañía en la cual realizaron sus aportes”, para este despacho resulta
absolutamente claro que ello es improcedente, como quiera que la finalidad y
los escenarios en que pueden y deben darse difieren sustancialmente. En efecto,
el derecho de inspección o de fiscalización individual tiene una finalidad
esencialmente informativa para el socio, mientras que por medio de una
auditoría interna se persigue la obtención de una opinión calificada por parte
de un especialista, atendiendo a sus calidades profesionales y a criterios y
procedimientos señalados en la ley, cuya práctica compete directamente al
máximo órgano social ordenarla, ya sea por su propia iniciativa o en atención a
la solicitud motivada de algún o algunos socios, pues, la eventual contratación
y ejecución de una auditoría externa por parte de un socio, justificada en el
derecho de inspección que le asiste, desborda los límites y alcances previstos
en la ley para su ejercicio. Mientras el derecho de inspección apunta a satisfacer
un interés individual de información, la auditoría externa se dirige al
cumplimiento de un interés colectivo por contar con una opinión técnica sobre
los estados financieros.” En sentido similar se pronunció la entidad en el
concepto 220-160661 del 25 de agosto de 2016.
Por último es
pertinente hacer los siguientes comentarios:
1- El derecho de
inspección se limita al periodo contable objeto de revisión
2 Los documentos que
fueron objeto de inspección por parte de los accionistas, no deben modificarse
posteriormente.
3. El derecho de inspección no puede ejercerse
sobre documentos que contengan secretos empresariales.
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¿Cómo corregir actas de sociedad comercial?
En primer lugar recordemos
que según el artículo 195 del Código de Comercio las sociedades comerciales
deben llevar un libro de actas debidamente registrado en el que se anotaran por orden cronológico las memorias de las reuniones de la asamblea
o de la junta de socios, las cuales deben ser firmadas por el presidente y el secretario de la respectiva reunión.
Ahora, si se presentan errores en las actas ¿Cómo corregirlas?
Hay que distinguir:
1) Los errores de escritura en el acta se
deben corregir mediante una anotación al pie de la página respectiva o por
cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección.
2) Cuando “distraídamente” en las actas
que dan cuenta de las reuniones sociales se
omita información exigida por la ley o por el contrato de sociedad, quienes
hubieren actuado como presidente y secretario pueden inscribir en el libro de
actas, actas adicionales para suplir las omisiones.
3)
Cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de la asamblea o de la junta, se debe
proceder a elaborar un acta adicional la cual debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las
personas que éste hubiere designado para el efecto.
La invalidación de páginas
se debe efectuar señalando sobre las mismos la fecha y la causa de la anulación,
suscrita por el responsable de la anotación con la indicación de su nombre
completo y plena identificación y función en la sociedad, si bien estos dos últimos
requisitos no son exigidos expresamente por la norma (artículo 132 del decreto
2649 de 1993) en nuestro sentir son básicos para valorar la validez de la anulación.
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