En breves palabras el
protocolo Familiar es un conjunto de reglas escritas que enuncian en forma
clara los valores, la relación entre familiares, y sus políticas con respecto a
la empresa que controlan.
De acuerdo con la
Superintendencia de Sociedades, oficio 220-206544 del 10 de diciembre de 2018, “el
Protocolo de familia es un instrumento de carácter preventivo, a partir del
cual las familias y sus empresas establecen unas pautas para afrontar adecuadamente
los problemas que suelen afectarlas, el protocolo es un acuerdo entre los
miembros de la familia que desde el punto de vista jurídico tiene el carácter
para estatutario. En todo caso, es contrato para cuyo perfeccionamiento basta
el acuerdo de voluntades, es decir, para que nazca a la vida jurídica no
requiere de formalidades especiales. Por ser un contrato, es ley para quienes
lo suscriben, debe ser ratificado por quienes sucesivamente lleguen a la
mayoría y periódicamente debe revisarse para hacerle los ajustes que sean
necesarios. Los límites del protocolo son la ley, los estatutos y desde luego,
no puede contravenir normas de orden público.
Para iniciar la
elaboración del protocolo de familia, se deben tener en cuenta que todos los
miembros de la familia tengan la libertad suficiente para expresar su
pensamiento en las asambleas familiares, sin que exista presión de unos
familiares sobre los otros.
Cuando hablamos de
protocolo de familia estamos, generalmente, implicando dos (2) cosas: 1.- que
existe una familia con inversiones en una sociedad, 2.- que la familia
inversionista controla la sociedad. Aunque tenemos casos donde familias no
controlantes fijan protocolos y los depositan en la sociedad en la cual tienen
inversiones.
El protocolo surge como
consecuencia de que la familia no separa la planeación estratégica de la
empresa de la planeación estratégica familiar. Aunque los planes son distintos
uno tiene efectos en el otro por lo tanto han de ser complementarios dándose fuerza
mutuamente; para esto la empresa requiere que los miembros de la familia
determinen el grado de compromiso frente a la compañía. Recordemos que a medida
que aumenta el número de miembros de la familia también hay más opiniones, ideas
y posibilidad de dilución de la propiedad y esto crea retos que son mejor gestionados si
previamente se ha establecido una carta de navegación en la cual hayan
participado todos.
El protocolo es ante
todo un documento de la familia, pero preparado intencionalmente en dirección a
los negocios familiares.
Ahora, si bien podemos
decir que cada protocolo depende de cada familia, su estructura, formación
capacidad administrativa, usualmente encontramos la siguiente estructura:
1. Visión y Misión de
la Familia frente a la Empresa
2. Cláusula Primera:
Objeto del protocolo
2.1. Preservar la
integridad y la unidad
2.2. Prever mecanismos
de prevención de conflictos
3. Ofrecimiento
preferencial a cosanguíneos y determinación del precio justo de las acciones o
cuotas en caso de venta.
4. Fondo de
contingencias y readquisición de partes del capital
5. Capitulaciones
6. Cláusula Quinta:
Dirección y Gestión de la empresa
6.1. Asamblea de
Familia, Consejo de Familia
6.2. Comités
6.3. Consejo Directivo
6.4. Requisitos para
hacer parte del consejo directivo
6.5. Cargos Directivos
más altos
6.6. Distribución y
reinversión de utilidades
7. Cláusula Sexta:
Relación intrafamiliar frente al entorno
7.1. Armonía familiar
8. Compromiso con la
excelencia y el beneficio empresarial
9. Manejo apropiado de
los flujos económicos
10. Abstención de
competencia con los negocios familiares o Actitud frente a las nuevas aventuras
de negocios que deseen emprender los miembros de la familia esperando respeto
por cada una de las empresas y sin que se den presiones para financiar el nuevo
emprendimiento.
11. Firma
De acuerdo con el anteriormente
citado concepto de la SuperSociedades, “la fuerza vinculante de un protocolo de
familia, (…), es la misma de un contrato en la medida en que conforme al
artículo 1602 del Código Civil, es ley para las partes y no puede ser invalidado
sino por consentimiento mutuo o por causas legales; a su vez, al tenor del
artículo 1603 ibídem, deben ejecutarse de buena fe, y por consiguiente obligan
no solo a lo que en ellos se expresa, sino a todas las cosas que emanan
precisamente de la naturaleza de la obligación, o que por la ley pertenecen a
ella.
El protocolo es un
contrato cuyas reglas deben revisarse periódicamente, en cuanto que las
circunstancias familiares son cambiantes, nacimientos, matrimonios,
separaciones, muerte de sus integrantes, son algunos de los hechos que marcan
la vida de sus integrantes y que podrían determinar ajustes a las reglas de
juego establecidas tanto en el protocolo como en los estatutos sociales, tarea
que por implicar la modificación de ambos contratos supone de la preexistencia
de condiciones como la capacidad, el consentimiento, el objeto y la causa
lícitos, (…)”.
No esta por demás recordar
que según la Guía Colombiana de Gobierno Corporativo para Sociedades Cerradas y
de Familia, Sociedad de Familia es aquella Sociedad en cuyo Máximo Órgano Social o Máximo Órgano de Administración están
presentes o representadas personas naturales que estén ligadas entre sí por un
grado de parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, único civil y
tercero de afinidad, que en su conjunto controlen la sociedad.
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