Certificado de residencia fiscal

¿Qué es?

Es el documento mediante el cual la DIAN certifica que el contribuyente solicitante, para fines tributarios, tiene domicilio o residencia fiscal en Colombia por el periodo gravable solicitado. 

¿Quién puede solicitar el certificado de residencia fiscal?

Los contribuyentes de los impuestos sobre la renta y patrimonio, que deban acreditar ante Administraciones Tributarias de otros países, su residencia fiscal y/o su situación tributaria en Colombia para efectos de la aplicación de los Convenios para evitar la Doble Tributación, podrán solicitar a la Subdirección de Gestión de Fiscalización Internacional de la Dirección de Gestión de Fiscalización de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, la expedición de los certificados de residencia fiscal y/o de situación tributaria en Colombia.

La norma que regula el certificado de residencia fiscal es la Resolución 00026 del 11 de abril de 2019.

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Organice el pago a sus proveedores de servicios, evite fraudes

Es común que los empresarios, sean personas naturales o jurídicas, encomienden la realización de actividades de apoyo o transversales a terceras personas con el objetivo de lograr efectividad, agilidad, disminución de costo o por la especialidad de la actividad requerida, es en este momento donde nos encontramos con la tercerización.

le recomendamos la lectura dle articulo Tercerización laboral, ¿Qué es? Cuando es ilegal?

Pues bien, pensando es hacer de las relaciones con contratistas una relaciona “simbiótica” donde ambos sientan que están ganando, (contratante = buen servicio, contratista= ingresos) queremos plantearles estas recomendaciones:

-      El contratista debe presentarle una cotización con el alcance preciso del servicio contrato.

-      El contratista debe ser creado en las bases de datos del contratante como proveedor con el visto bueno del director financiero y/o gerente.

-      El contratista, en caso de ser persona natural, debe entregarle evidencia de los pagos a seguridad social, se recomienda que esta obligación conste en el contrato o prestación de servicios.

-      El contratista debe emitirle factura o documento equivalente y radicarlo en las oficinas del contratante en las siguientes fechas propuestas:

Periodo de servicios a facturar	Fecha máxima de radicación de factura o cuenta de cobro	Fecha de pago
1 – 31 de Enero	24 de enero	Ultimo día hábil del mes
1 – 28 (29) Febrero	20 de febrero
1 – 31 marzo	23 de marzo
1 – 30 Abril	20 de abril
1 – 31 Mayo	22 de mayo
1-   30 Junio	21 de junio
1-   31 Julio	21 de julio
1-   31 Agosto	23 de agosto
1-   30 Septiembre	21 de septiembre
1-   31 Octubre	23 de octubre
1-   30 Noviembre	22 de noviembre
1-   31 Diciembre	20 de diciembre	27  de diciembre*
*recordemos que en virtud de la modificación introducida por la ley 1819 de 2016, reforma tributaria, al artículo 771-2 del estatuto tributario “Sin perjuicio de lo establecido en este artículo, los costos y deducciones efectivamente realizados durante el año o periodo gravable serán aceptados fiscalmente, así la factura de venta o documento equivalente tenga fecha del año o periodo siguiente, siempre y cuando se acredite la prestación del servicio o venta del bien en el año o período gravable

-      El contratista, persona natural, deberá adjuntar documentos para disminuir su base de retención en la fuente: crédito hipotecario, preparada, dependientes, aportes AFC y aportes voluntarios en pensiones.

-      El contratista, persona natural, deberá entregarse certificación el número de personas que contrato para la prestación del servicio.

-      Como recomendación el ordenador del gasto y/o supervisor deberá radicar solicitud de pago en las mismas fechas máximo de radicación de la factura o cuenta de cobro con informe y evidencia de cumplimiento por parte del contratista.

Con estas recomendaciones pretendemos darle seguridad al proceso de pago de facturas de los proveedores y organizar la tesorería de la empresa. Finalmente le recomiendo la lectura de este articulo Evite que le creen proveedores ficticios, evite fraudes a su empresa

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Evite que le creen proveedores ficticios, evite fraudes a su empresa

Todos hemos escuchado casos donde las empresas son víctimas de la creación de proveedores fingidos, imaginarios o falsos con lo cual se intenta sustraer recursos de la organización dificultando su detección. Pensando en ello los empresarios deben implementar protocolos de seguridad y control que afirmen el proceso de creación y pago a proveedores y la veracidad del relacionamiento con estos. En esta medida los supervisores de contratos con proveedores de bienes y/o servicios (revisor fiscal o designado de compras) debe divulgar, interna y externamente, las políticas, normas y procedimientos de seguridad así como velar porque estos se cumplan.

Consejos:

-    Las solicitudes de creación de un proveedor deben ser aprobadas por: director financiero, y ordenador del gasto.
-          Compruebe que el proveedor existe (certificado de existencia y representación, matricula mercantil y RUT)
-          Compruebe la existencia de cotizaciones (por lo menos 3) para la prestación de un servicio u suministro de un bien.
-          Solo pagar a proveedores creados previamente.
-          Compruebe que el proveedor le entrego bienes o le presto servicios.
-          Las facturas recibidas del proveedor deben conservarse por los menos 10 años.
-          Pague solo el valor que aparece en la factura
-          No entregue dinero en efectivo (o restrínjalo al máximo)
-    Verifique que se hacen las retenciones en la fuente que son aplicables a la operación
-          realice auditorías de pago al azar.
-          Compruebe la titularidad de la cuenta por parte del proveedor.
-    Compruebe que las consignaciones se hacen en la cuenta reportada por el proveedor.
-   Haga seguimientos por redes sociales que los funcionarios de tesorería, contabilidad y de quienes tienen contacto con inventarios.
-          Asigne responsabilidades operativas: un funcionario crea al proveedor y revisa cuando se le paga, otro diferente hace el desembolso.

Sospeche:

-          De empleado que no sale a vacaciones.
-          De empleado que trabaja más de la jornada
-          De empleados que se llevan papelería de la empresa para su casa
-          De solicitudes para acelerar procedimientos o saltarse protocolos
-    De facturas recibidas de amigos o parejas de los funcionarios encargados de crear al proveedor o de recibir la factura y los bienes o servicios
-          De consignaciones hechas a amigos o parejas de los funcionarios encargados de crear al proveedor o de recibir la factura y los bienes o servicios
-      De pagos en días diferentes o en términos inferiores a los establecidos en las políticas de tesorería.

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