Todos hemos escuchado
casos donde las empresas son víctimas de la creación de proveedores fingidos,
imaginarios o falsos con lo cual se intenta sustraer recursos de la organización
dificultando su detección. Pensando en ello los empresarios deben implementar
protocolos de seguridad y control que afirmen el proceso de creación y pago a
proveedores y la veracidad del relacionamiento con estos. En esta medida los supervisores
de contratos con proveedores de bienes y/o servicios (revisor fiscal o
designado de compras) debe divulgar, interna y externamente, las políticas,
normas y procedimientos de seguridad así como velar porque estos se cumplan.
Consejos:
- Las solicitudes de creación de un proveedor deben ser aprobadas por: director financiero, y ordenador del gasto.
- Compruebe que el proveedor existe (certificado de existencia y representación, matricula mercantil y RUT)
- Compruebe la existencia de cotizaciones (por lo menos 3) para la prestación de un servicio u suministro de un bien.
- Solo pagar a proveedores creados previamente.
- Compruebe que el proveedor le entrego bienes o le presto servicios.
- Las facturas recibidas del proveedor deben conservarse por los menos 10 años.
- Pague solo el valor que aparece en la factura
- No entregue dinero en efectivo (o restrínjalo al máximo)
- Verifique que se hacen las retenciones en la fuente que son aplicables a la operación
- realice auditorías de pago al azar.
- Compruebe la titularidad de la cuenta por parte del proveedor.
- Compruebe que las consignaciones se hacen en la cuenta reportada por el proveedor.
- Haga seguimientos por redes sociales que los funcionarios de tesorería, contabilidad y de quienes tienen contacto con inventarios.
- Asigne responsabilidades operativas: un funcionario crea al proveedor y revisa cuando se le paga, otro diferente hace el desembolso.
- Las solicitudes de creación de un proveedor deben ser aprobadas por: director financiero, y ordenador del gasto.
- Compruebe que el proveedor existe (certificado de existencia y representación, matricula mercantil y RUT)
- Compruebe la existencia de cotizaciones (por lo menos 3) para la prestación de un servicio u suministro de un bien.
- Solo pagar a proveedores creados previamente.
- Compruebe que el proveedor le entrego bienes o le presto servicios.
- Las facturas recibidas del proveedor deben conservarse por los menos 10 años.
- Pague solo el valor que aparece en la factura
- No entregue dinero en efectivo (o restrínjalo al máximo)
- Verifique que se hacen las retenciones en la fuente que son aplicables a la operación
- realice auditorías de pago al azar.
- Compruebe la titularidad de la cuenta por parte del proveedor.
- Compruebe que las consignaciones se hacen en la cuenta reportada por el proveedor.
- Haga seguimientos por redes sociales que los funcionarios de tesorería, contabilidad y de quienes tienen contacto con inventarios.
- Asigne responsabilidades operativas: un funcionario crea al proveedor y revisa cuando se le paga, otro diferente hace el desembolso.
Sospeche:
- De empleado que no sale a vacaciones.
- De empleado que trabaja más de la jornada
- De empleados que se llevan papelería de la empresa para su casa
- De solicitudes para acelerar procedimientos o saltarse protocolos
- De facturas recibidas de amigos o parejas de los funcionarios encargados de crear al proveedor o de recibir la factura y los bienes o servicios
- De consignaciones hechas a amigos o parejas de los funcionarios encargados de crear al proveedor o de recibir la factura y los bienes o servicios
- De pagos en días diferentes o en términos inferiores a los establecidos en las políticas de tesorería.
Si este articulo le fue útil recuerde navegar en la publicidad. GRACIAS.
No hay comentarios.:
Publicar un comentario
¿Qué opinas?