Organice el pago a sus proveedores de servicios, evite fraudes

Es común que los empresarios, sean personas naturales o jurídicas, encomienden la realización de actividades de apoyo o transversales a terceras personas con el objetivo de lograr efectividad, agilidad, disminución de costo o por la especialidad de la actividad requerida, es en este momento donde nos encontramos con la tercerización.

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Pues bien, pensando es hacer de las relaciones con contratistas una relaciona “simbiótica” donde ambos sientan que están ganando, (contratante = buen servicio, contratista= ingresos) queremos plantearles estas recomendaciones:

-      El contratista debe presentarle una cotización con el alcance preciso del servicio contrato.

-      El contratista debe ser creado en las bases de datos del contratante como proveedor con el visto bueno del director financiero y/o gerente.

-      El contratista, en caso de ser persona natural, debe entregarle evidencia de los pagos a seguridad social, se recomienda que esta obligación conste en el contrato o prestación de servicios.

-      El contratista debe emitirle factura o documento equivalente y radicarlo en las oficinas del contratante en las siguientes fechas propuestas:

Periodo de servicios a facturar	Fecha máxima de radicación de factura o cuenta de cobro	Fecha de pago
1 – 31 de Enero	24 de enero	Ultimo día hábil del mes
1 – 28 (29) Febrero	20 de febrero
1 – 31 marzo	23 de marzo
1 – 30 Abril	20 de abril
1 – 31 Mayo	22 de mayo
1-   30 Junio	21 de junio
1-   31 Julio	21 de julio
1-   31 Agosto	23 de agosto
1-   30 Septiembre	21 de septiembre
1-   31 Octubre	23 de octubre
1-   30 Noviembre	22 de noviembre
1-   31 Diciembre	20 de diciembre	27  de diciembre*
*recordemos que en virtud de la modificación introducida por la ley 1819 de 2016, reforma tributaria, al artículo 771-2 del estatuto tributario “Sin perjuicio de lo establecido en este artículo, los costos y deducciones efectivamente realizados durante el año o periodo gravable serán aceptados fiscalmente, así la factura de venta o documento equivalente tenga fecha del año o periodo siguiente, siempre y cuando se acredite la prestación del servicio o venta del bien en el año o período gravable

-      El contratista, persona natural, deberá adjuntar documentos para disminuir su base de retención en la fuente: crédito hipotecario, preparada, dependientes, aportes AFC y aportes voluntarios en pensiones.

-      El contratista, persona natural, deberá entregarse certificación el número de personas que contrato para la prestación del servicio.

-      Como recomendación el ordenador del gasto y/o supervisor deberá radicar solicitud de pago en las mismas fechas máximo de radicación de la factura o cuenta de cobro con informe y evidencia de cumplimiento por parte del contratista.

Con estas recomendaciones pretendemos darle seguridad al proceso de pago de facturas de los proveedores y organizar la tesorería de la empresa. Finalmente le recomiendo la lectura de este articulo Evite que le creen proveedores ficticios, evite fraudes a su empresa

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