El DECRETO 1072 DE 2015
“Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo”
establece en el artículo 2.2.4.6.13 el tiempo y la manera de conservar la información
relevante de cara al Sistema de seguridad y salud en el trabajo y lo hace así:
ARTÍCULO
2.2.4.6.13. Conservación de los documentos. El empleador
debe conservar los registros y documentos que soportan el Sistema de Gestión de
la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST de
manera controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente
identificables y accesibles, protegidos contra daño, deterioro o pérdida. El
responsable del SG-SST tendrá acceso a todos los documentos y registros
exceptuando el acceso a las historias clínicas ocupacionales de los
trabajadores cuando no tenga perfil de médico especialista en seguridad y salud
en el trabajo. La conservación puede
hacerse de forma electrónica de conformidad con lo establecido en el presente
capítulo siempre y cuando se garantice la preservación de la información.
Los siguientes documentos y registros,
deben ser conservados por un periodo mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa:
1. Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud
de los trabajadores, así como los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores, en
caso que no cuente con los servicios de médico especialista en áreas afines a
la seguridad y salud en el trabajo;
2. Cuando la empresa cuente con médico especialista en áreas
afines a la seguridad y salud en el trabajo, los resultados de exámenes de
ingreso, periódicos y de egreso, así como los resultados de los exámenes
complementarios tales como paraclínicos, pruebas de monitoreo biológico,
audiometrías, espirometrías, radiografías de tórax y en general, las que se realicen
con el objeto de monitorear los efectos hacia la salud de la exposición a
peligros y riesgos; cuya reserva y custodia está a cargo del médico
correspondiente;
3. Resultados de mediciones
y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado de los programas de
vigilancia y control de los peligros y riesgos en seguridad y salud en el
trabajo;
4. Registros de las
actividades de capacitación, formación y entrenamiento en seguridad y salud en
el trabajo; y,
5. Registro del suministro de elementos
y equipos de protección personal.
Para los demás documentos y registros, el empleador deberá
elaborar y cumplir con un sistema de
archivo o retención documental, según aplique, acorde con la
normatividad vigente y las políticas de la empresa.
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