Planeación tributaria, caso de negocio & Defense File: Prepararse para visitas de la DIAN

Vamos al grano con una recomendación para los empresarios y sus equipos contables y jurídicos: prepararse para explicar actuaciones, decisiones y registros con efecto tributario empieza desde antes que la DIAN nos notifique sus visitas, y para ello debemos tener claras varias cosas: 1.- Que toda decisión empresarial con efectos tributarios debe tener una realidad, una sustancia, un fondo, una razonabilidad desde el punto de vista de los negocios, es decir, tener claro el “caso de negocio”, y 2.- debemos tener pruebas, soportes.

Me explico: 

En términos pragmáticos, un Caso de Negocio, dentro del contexto colombiano, es la justificación económica, estratégica y operativa de una decisión, y es que no es simplemente "querer hacer algo"; es demostrar que existe una razón de negocios (sustancia), una lógica, una razonabilidad, más allá del ahorro de costos o, en nuestro contexto, más allá del ahorro de impuestos.

Dicen los expertos en negocios que un buen caso de negocio responde a:

• ¿Por qué lo hacemos? (Propósito comercial: expansión, eficiencia, mitigación de riesgos).

• ¿Qué ganamos? (Beneficio medible: incremento de ventas, captura de mercado).

• ¿Cuál es el riesgo? (Impacto legal, reputacional y financiero).

¿Qué pasa cuando una acción, o decisión empresarial no tiene razonabilidad pero sí efectos tributarios? 

Aquí es donde las normas tributarias se encuentran con las decisiones se negocios ya que según el Estatuto Tributario (Artículos 869 a 869-2), la DIAN tiene la facultad de recaracterizar operaciones que se consideren abusivas.

El abuso ocurre cuando un contribuyente utiliza formas jurídicas o financieras que:

1. No tienen un propósito económico o comercial aparente (Falta de sustancia).

2. Buscan exclusivamente el provecho tributario (Alterar, diferir o eliminar la carga fiscal de forma artificiosa).

La Relación: Caso de Negocio vs. Planeación Tributaria

La planeación tributaria legítima es un derecho del empresario para optimizar sus cargas. La diferencia entre una planeación exitosa y un abuso detectado radica precisamente en el Caso de Negocio.

Elemento	Planeación Tributaria Legítima	Abuso del Derecho
Sustancia	Existe una realidad económica detrás de la transacción.	La transacción es un "cascarón" sin lógica comercial.
Propósito	Optimizar la rentabilidad dentro de las opciones legales.	Obtener un beneficio fiscal como único fin.
Documentación	Respaldada por un Caso de Negocio sólido y contratos reales.	Documentación que no coincide con la realidad operativa.

El Análisis Pragmático

Si decides fusionar dos compañías, el Caso de Negocio debe hablar de sinergias operativas, reducción de gastos administrativos o integración vertical. Si la DIAN cuestiona la operación, y tu única defensa es que "pagamos menos renta", descuerdo con las normas colombianas, estás en el terreno del abuso. Si demuestras que la fusión permitió abrir un nuevo mercado, el ahorro tributario es una consecuencia legítima de una decisión empresarial válida.

Nunca ejecutes una estructura tributaria que no puedas justificar desde la lógica de la eficiencia de tu mercado. La sustancia económica es tu mejor escudo ante una auditoría.

Ahora, en cuanto a cómo construir un Defense File para explicar y/o defender a una empresa frente a requerimientos de la DIAN o la Superintendencia de Sociedades, lo hemos diseñado estratégicamente con base en normas legales y jurisprudencia aplicable en Colombia.

Elementos Estratégicos del Defense File

Elemento Estratégico del Defense File	Descripción y Fundamento Jurídico-Práctico
Diagnóstico de Riesgos y Tipificación de Contingencias	Auditoría legal y contable interna. Fundamento: CPACA (Ley 1437 de 2011), NIA 315.
Recolección sistemática de evidencias	Declaraciones (Art. 574 ET), Estados financieros (Art. 37 Ley 222 de 1995), contratos, actas.
Matriz de normas aplicables	Normas sustanciales y procedimentales (Ej. Art. 476 y 684 ET), jurisprudencia relevante
Argumentación anticipada	Doctrina DIAN, jurisprudencia CE, razonabilidad económica, análisis del caso de negocio
Manual de atención de requerimientos	Protocolos internos
Hoja de ruta procesal	Pasos ante cada tipo de acto: requerimiento, reconsideración (Art. 720 ET), apelación
Pruebas técnicas y periciales	Peritajes contables, dictámenes NIA 500, expertos independientes.
Comunicación con stakeholders	Guiones para junta, proveedores, aliados. Opinión legal externa.
Control de versiones y custodia digital	Trazabilidad y registros en SharePoint o similares.
Cierre de ciclo y mejora continua	Lecciones aprendidas. Basado en ISO 9001 e ISO 31000.

Recomendaciones Estratégicas Adicionales

• No improvisar bajo presión: el Defense File es un escudo proactivo, no un salvavidas reactivo.

• Respaldar toda decisión con lógica económica: apoyarse en jurisprudencia sobre economía de opción.

• Evitar contradicciones entre libros, declaraciones y contratos: la DIAN y SuperSociedades cruzan información.

• Capacitar al personal clave: contador, representante legal y abogado deben estar alineados.

Los invitamos a leer Registros contables y asesoría comercial y tributaria deben ser coherentes.

Si este artículo te fue útil por favor navega un poco en la publicidad. Gracias.