De acuerdo con el artículo 23 de la ley 222 de 1995 los administradores, dentro de los cuales se cuentan los miembros de Junta Directiva, deben obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios, y a continuación les impone unos deberes para cuyo cumplimiento un insumo básico es la información de la empresa.
Dentro
de los atributos con que debe contar la información que tengan los miembros de
Junta Directiva para el cumplimiento de sus deberes se cuenta que esta sea completa,
veraz, transparente, oportuna, verificable, comprensible, precisa e idónea, si es la informacion contable los atributos especificos están en el artículo 1 de la ley 1314 de 2009.
Ahora, ¿puede un miembro de Junta Directiva solicitar o exigir información de la empresa en la cual ejerce sus funciones, a título personal?
Sobre
este particular es importante resaltar que son múltiples las ocasiones en las
que la Superintendencia de Sociedades ha dicho de manera categórica que ello no
es posible, así por ejemplo, en el oficio 220- 57325 de octubre 22 de 1997 esta
entidad dijo que “cuando un miembro de la junta directiva considere que se
requiere la revisión o análisis de un documento o documentos que reposen en
poder de la sociedad, deberá recomendar a la junta directiva la realización de
la correspondiente solicitud; si éste órgano social no aprueba tal petición, le
asiste al miembro peticionario el derecho de solicitar que se deje constancia
de su petición, en el acta o en los documentos relativos a su gestión, a
efectos de poder demostrar la diligencia y sentido de responsabilidad de su
actuación".
En
años posteriores la Superintendencia afirmó que “en modo alguno puede un miembro
de la Junta Directiva de manera independiente al citado órgano, o motu proprio
(sic) inspeccionar los libros y demás papeles sociales de la compañía, actuando
en forma ajena, lo cual no es posible, por cuanto la Junta Directiva al ser un
cuerpo colegiado, debe proceder como tal", Oficio 220-71972 del 17 de
noviembre de 2000, y reiterado en el 2008, Oficio 220-087032 del 6 de
septiembre así: “las atribuciones de la junta directiva se ejercen por ésta
como órgano y no por sus miembros individualmente considerados”.
Así
pues, un miembro de Junta Directiva no puede actuar solo, ya que este órgano de
administración ha sido concebido como un cuerpo colegiado, y es así como
cualquier solicitud de información la podrá realizar la Junta Directiva de
manera conjunta o por intermedio de un representante nombrado por la misma, lo
cual podrá hacer en cualquier tiempo a la sociedad, toda vez que su objetivo es
la administración, asesoría y colaboración, para ordenar la celebración o
ejecución de cualquier acto o contrato y tomar ciertas determinaciones
necesarias para que la sociedad cumpla sus fines.
¿Qué decisión puede tomar una Junta Directiva ante la solicitud de información formulada por uno solo de sus miembros?
La
Junta Directiva puede decidir, según sus procedimientos y mayorías:
1.-
Negar la información a quien la solicite, si este actúa de forma independiente,
a menos que los estatutos sociales dispongan otra cosa.
2.-
Que se entregue la información solicitada, a menos que los estatutos sociales
dispongan otra cosa
3.-
Conformar una comisión o designar alguien para que reciba y estudie la información
solicitada por el miembro de junta y las respuestas, a menos que los estatutos
sociales dispongan otra cosa.
Es
claro, en todo caso que los miembros de Junta Directiva, con la información que
reciban de parte de la sociedad, deben actuar con prudencia y guardar la
respectiva reserva.
Los invitamos a leer Junta directiva, ¿Cuáles son sus objetivos?