Proyecto de Decreto de plazos para declaraciones tributarias 2015

En el siguiente link encuentran del PROYECTO de DECRETO de Plazos para cumplir obligaciones formales tributarias en el año 2015. Los comentarios se recibirán hasta el 14 de noviembre de 2014, a través del correo electrónico Subdir_recaudo_cobranzas@dian.gov.co 

http://www.dian.gov.co/descargas/normatividad/2014/Proyectos/Proyecto_Decreto_Plazos_2015.pdf

¿Cuánto tiempo deben conservarse los libros y papeles de Comercio? 2 reglas particulares y un consejo

En primer lugar es necesario recordar que de acuerdo con el Código de Comercio, artículo 19, es deber de los comerciantes conservar con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades. 

En cuanto a la conservación de los libros y papeles de comercio debemos tener presente que la ley 962 de 2005, a través del artículo 28, “Racionalizó” su termino de conservación, y allí dijo:

Artículo 28. Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.

Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales.

En cuanto a la posibilidad de llevar los libros y papeles de comercio en medios electrónicos ésta ha sido aceptada por el Consejo Técnico de la Contaduría Publica, quien así lo ha reconocido en el concepto número  17 del 22 de febrero de 2013 y en la cual citó, expresamente, el artículo 173 del decreto 19 de 2012 que en lo pertinente dice:

(..) Los libros podrán llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación. El registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional."

No obstante la existencia de normas que le apuntan a la "racionalización" en el tiempo de conservación de la información es importante que existen algunas reglas especiales como por ejemplo:

- En materia de facturación electrónica la conservación esta marcada por el artículo 632 del E.T. y la resolución 042 de 2020, artículo 71.

-En materia de seguridad social los soportes de pagos, según lo expresado por el  1072 DE 2015, debe ser conservados por lo menos 20 años

En materia de seguridad social y relaciones laborales recomendamos la conservación de los soportes y documentos durante todo el tiempo de existencia de el pagador. Recomendamos la lectura de este artículo ¿Durante cuánto tiempo se deben conservar los documentos del SG-SST?

¿Como se determina la base de la retención mínima en la fuente?

Frente a la pregunta: ¿el pago de cesantías e intereses de las mismas que efectúa directamente el empleador al trabajador se debe tener en cuenta como pago mensual para efectos de determinar la tarifa mínima de retención en la fuente? La DIAN a través del OFICIO N° 040899 de 10 de julio de 2014 dijo “(…) En conclusión para el caso que nos ocupa el pago de las cesantías e intereses a las mismas no hacen parte de la base gravable para la aplicación del artículo 384 del E.T. por cuanto la base será la determinada mediante el procedimiento previsto en el artículo 2 del Decreto 1070 de 2013 antes explicado(...)". 

Respuesta que nuestro sentir  enriquece los elementos a depurar de la base de retención mínima en la fuente para los empleados declarantes del impuesto sobre la renta. 

No está por demás mostrar las dos normas en paralelo:

Articulo 384 del E.T.

DECRETO NÚMERO 1070 DE 2013

Tarifa mínima de retención en la fuente para empleados. No obstante el cálculo de retención en la fuente efectuado de conformidad con lo dispuesto en el artículo 383 de este Estatuto, los pagos mensuales o mensualizados (PM) efectuados por las personas naturales o jurídicas, las sociedades de hecho, las comunidades organizadas y las sucesiones ilíquidas, a las personas naturales pertenecientes a la categoría de empleados, será como mínimo la que resulte de aplicar la siguiente tabla a la base de retención en la fuente determinada al restar los aportes al sistema general de seguridad social a cargo del empleado del total del pago mensual o abono en cuenta:

Artículo 2°. Depuración de la base del cálculo de la retención en la fuente. Para obtener la base de retención en la fuente sobre los pagos o abonos en cuenta por concepto de rentas de trabajo efectuados a las personas naturales pertenecientes a la categoría de empleados, se podrán detraer los siguientes factores: 1. Los ingresos que la ley de manera taxativa prevé como no constitutivos de renta ni ganancia ocasional. 2. Las deducciones a que se refiere el artículo 387 del Estatuto Tributario, reglamentado por el artículo 2° del Decreto número 0099 de 2013. 3. Los aportes obligatorios al Sistema General de Seguridad Social en Salud. 4. Las rentas que la ley de manera taxativa prevé como exentas en razón a su origen y beneficiario

El oficio (concepto) N° 040899 de 10 de julio de 2014, le da “anchura” a una depuración que en principio parecía restringida en los términos del artículo 384 del E.T.

Lo anterior sin perjuicio de tener en cuenta que en el OFICIO N° 050282 de 20-08-2014 la DIAN opinó: “(…) En este orden de ideas, es preciso insistir en que el mecanismo de retención en la fuente mínima consagrado en el artículo 384 del Estatuto Tributario, busca que el Impuesto Mínimo Alternativo Nacional (IMAN) se recaude a lo largo del mismo período gravable, razón por la cual no hay lugar a disminuir la base de retención en la fuente mínima con factores distintos a los taxativamente señalados en el artículo 384 del Estatuto Tributario y en el artículo 6° del Decreto Reglamentario 1070 de 2013(…)”