En primer lugar es necesario recordar que de acuerdo con el Código de Comercio, artículo 19, es deber de los comerciantes conservar con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades.
En cuanto a la conservación
de los libros y papeles de comercio debemos tener presente que la ley 962 de
2005, a través del artículo 28, “Racionalizó” su termino de conservación, y allí
dijo:
Artículo 28. Racionalización
de la conservación de libros y papeles de comercio. Los libros y papeles del
comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años
contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante,
pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación
en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su
reproducción exacta.
Igual término aplicará en relación con
las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a
conservar esta información.
Lo anterior sin perjuicio de los
términos menores consagrados en normas especiales.
En cuanto a la posibilidad de llevar los libros y papeles
de comercio en medios electrónicos ésta ha sido
aceptada por el Consejo Técnico de la Contaduría Publica, quien así lo ha
reconocido en el concepto número 17 del
22 de febrero de 2013 y en la cual citó, expresamente, el artículo 173 del
decreto 19 de 2012 que en lo pertinente dice:
(..) Los libros podrán llevarse en
archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada la
inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su
conservación. El registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo
con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional."
No obstante la existencia de normas que le apuntan a la "racionalización" en el tiempo de conservación de la información es importante que existen algunas reglas especiales como por ejemplo:
- En materia de facturación electrónica la conservación esta marcada por el artículo 632 del E.T. y la resolución 042 de 2020, artículo 71.
-En materia de seguridad social los soportes de pagos, según lo expresado por el 1072 DE 2015, debe ser conservados por lo menos 20 años
En materia de seguridad social y relaciones laborales recomendamos la conservación de los soportes y documentos durante todo el tiempo de existencia de el pagador. Recomendamos la lectura de este artículo ¿Durante cuánto tiempo se deben conservar los documentos del SG-SST?
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