Derecho de Inspección vs. auditoría externa

Recordemos que uno de los derechos comunes de los socios, el cual les permite examinar los documentos en los cuales se asienta la situación general de la sociedad e informarse de su situación, es el derecho de inspección, el cual se extiende a explorar los estados financieros, el proyecto de distribución de utilidades, el informe de la junta directiva, si tal órgano existe, el informe del representante legal y el informe de la revisoría fiscal, elementos que deben ponerse a disposición de los socios y accionistas en las oficinas de la administración de la sociedad manera previa a la reunión del máximo órgano social, tal como lo dispone el artículo 447 del Código de Comercio. Sobre el ejercicio del derecho de inspección se ha dado un pronunciamiento de la Superintendencia de Sociedades que lleva por número 220-029307 del 11 de marzo de 2015, donde esta entidad opinó, que en ejercicio del derecho de inspección no puede realizarse una auditoria, dijo la entidad:

“(…) Si bien desprevenidamente podría pensarse que en ejercicio del derecho de inspección cualquier socio estaría facultado para contratar la ejecución de una auditoría externa para “enterarse de la situación administrativa y financiera de la compañía en la cual realizaron sus aportes”, para este despacho resulta absolutamente claro que ello es improcedente, como quiera que la finalidad y los escenarios en que pueden y deben darse difieren sustancialmente. En efecto, el derecho de inspección o de fiscalización individual tiene una finalidad esencialmente informativa para el socio, mientras que por medio de una auditoría interna se persigue la obtención de una opinión calificada por parte de un especialista, atendiendo a sus calidades profesionales y a criterios y procedimientos señalados en la ley, cuya práctica compete directamente al máximo órgano social ordenarla, ya sea por su propia iniciativa o en atención a la solicitud motivada de algún o algunos socios, pues, la eventual contratación y ejecución de una auditoría externa por parte de un socio, justificada en el derecho de inspección que le asiste, desborda los límites y alcances previstos en la ley para su ejercicio. Mientras el derecho de inspección apunta a satisfacer un interés individual de información, la auditoría externa se dirige al cumplimiento de un interés colectivo por contar con una opinión técnica sobre los estados financieros.” En sentido similar se pronunció la entidad en el concepto 220-160661 del 25 de agosto de 2016.

Por último es pertinente hacer los siguientes comentarios:

1- El derecho de inspección se limita al periodo contable objeto de revisión

2 Los documentos que fueron objeto de inspección por parte de los accionistas, no deben modificarse posteriormente.

 3. El derecho de inspección no puede ejercerse sobre documentos que contengan secretos empresariales.

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¿Cómo corregir actas de sociedad comercial?

En primer lugar recordemos que según el artículo 195 del Código de Comercio las sociedades comerciales deben llevar un libro de actas debidamente registrado en  el que se anotaran por orden cronológico las memorias de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios, las cuales deben ser firmadas por el presidente  y el secretario de la respectiva reunión.

Ahora, si se presentan errores en las actas ¿Cómo corregirlas? Hay que distinguir:

1)   Los errores de escritura en el acta se deben corregir mediante una anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección.

2) Cuando “distraídamente” en las actas que dan cuenta de las reuniones sociales se omita información exigida por la ley o por el contrato de sociedad, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden inscribir en el libro de actas, actas adicionales para suplir las omisiones.

3)   Cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de la asamblea o de la junta, se debe proceder a elaborar un acta adicional la cual debe ser  aprobada por el respectivo órgano o por las personas que éste hubiere designado para el efecto.

La invalidación de páginas se debe efectuar señalando sobre las mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con la indicación de su nombre completo y plena identificación y función en la sociedad, si bien estos dos últimos requisitos no son exigidos expresamente por la norma (artículo 132 del decreto 2649 de 1993) en nuestro sentir son básicos para valorar la validez de la anulación.

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Más tarea para Revisores Fiscales y endurecen sanciones por fallas contables

La recientemente promulgada “Ley anticontrabando”, ley 1762 de 2015, estableció una nueva función para los Revisores Fiscales y esta consiste en informar a la UIAF de las operaciones sospechosas de las personas a las que prestan sus servicios. Dice la norma:

Artículo 27. Funciones del Revisor Fiscal. Adiciónese al artículo 207 del Código de Comercio, un nuevo numeral, el cual quedará así: "Artículo 207. ( ...)  "10. Reportar a la Unidad de Información y Análisis Financiero las operaciones catalogadas como sospechosas en los términos del literal d) del numeral 2 del artículo 102 del Decreto-ley 663 de 1993, cuando las adviertan dentro del giro ordinario de sus labores."

Así pues, los revisores Fiscales deberán reportar de forma inmediata y suficiente a la UIAF cualquier información relevante sobre manejo de activos o pasivos u otros recursos, cuya cuantía o características no guarden relación con la actividad económica de sus clientes, o sobre transacciones de sus usuarios que por su número, por las cantidades transadas o por las características particulares de las mismas, puedan conducir razonablemente a sospechar que los mismos están usando a la entidad para transferir, manejar, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiación.

En cuanto al endurecimiento a las sanciones por fallas en la contabilidad debemos advertir que quien no se matricule en el registro mercantil, no inscriba actos, libros o documentos estando obligado a ello, quienes no lleven contabilidad, no conserven la correspondencia, no hagan balance o estados de resultados anuales, no conserven comprobantes de contabilidad, alteren o dejen espacios en los libros de contabilidad, afecten la correspondencia entre los asientos y los comprobantes contables o no conserven por el término legal los libros y papeles de comercio se exponen a sanciones que pueden ascender a $ 644.350.000. Contempla el artículo 28 de la ley 1762 de 2015:

Artículo 28. Sanciones por violaciones a las prohibiciones sobre los libros de comercio, a las obligaciones del comerciante y otras. Modifíquese el artículo 58 del Código de Comercio, el cual quedará así: "Artículo 58. Sanciones por violaciones a las prohibiciones sobre los libros de comercio, a las obligaciones del comerciante y otras. Sin perjuicio de las penas y sanciones establecidas en normas especiales, la violación a las obligaciones y prohibiciones establecidas en los artículos 19, 52, 55, 57, 59 y 60 del Código de Comercio, o el no suministro de la información requerida por las autoridades de conformidad con las normas vigentes, o el incumplimiento de la prohibición de ejercer el comercio, profesión u oficio, proferida por autoridad judicial competente, será sancionada con multa entre diez (10) y mil (1.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes, atendiendo criterios de necesidad, razonabilidad y proporcionalidad. La multa será impuesta por la Superintendencia de Sociedades o del ente de inspección, vigilancia o control correspondiente, según el caso, de oficio o a petición de cualquier persona. En el evento que una persona que haya sido sancionada por autoridad judicial con la inhabilitación para ejercer el comercio, profesión u oficio, esté ejerciendo dicha actividad a través de un establecimiento de comercio, adicional a la multa establecida en el párrafo anterior, la Superintendencia de Sociedades o el ente de inspección, vigilancia o control correspondiente, según el caso, de oficio o a petición de cualquier persona, ordenará la suspensión de las actividades comerciales desarrolladas en el establecimiento, por un término de hasta 2 meses. En caso de reincidencia, ordenará el cierre definitivo del establecimiento de comercio".