Documentos escaneados, desmaterializados e inmateriales sirven como soporte contable

Dijo el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en el concepto CTCP-10-00860-2019, que “(…) para que las cuentas de cobro enviadas de manera electrónica tengan validez legal, y puedan ser utilizadas como soportes de las transacciones y otros eventos y sucesos reconocidos en el sistema contable, ellas deberán cumplir los requisitos señalados en las normas legales y reglamentarias” es decir, Código de comercio y en el título III del Decreto 2649 de 1993 (Art. 123 a 135), la Ley 527 de 1999 y normas reglamentarias.

En este sentido es pertinente recordar que según el artículo 123 del Decreto 2649 de 1993 los hechos económicos deben documentarse mediante soportes  debidamente fechados  y autorizados por quienes intervienen en ellos o los elaboren, estos se adhieren a los comprobantes o debe dejarse en estos constancia de su existencia y conservarse archivados en orden cronológico para su verificación; los comprobantes según el artículo 53 del Código de Comercio son documentos en los cuales se debe indicar el número, fecha, origen, descripción, cuantía de la operación así como de las cuentas afectadas con el asiento, y finalmente, con base en el comprobante se realiza el asiento (registro) en los libros a mas tardar en el mes siguiente a la ocurrencia de la operaciones económica.

Ahora, el soporte de los hechos económicos puede documentarte en forma de mensaje de datos, situación que, per se, según la ley no le resta efectos jurídicos, artículo 5 de la ley 527 de 1999, y dependiendo de la clase de soporte, y su exigencias legales, se evaluara la necesidad de cumplir reglas de firma y originalidad.

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Actas, ¿Qué tan detalladas deben ser?

La Superintendencia de Sociedades, a través del concepto 220-72661 del 09 de Julio de 2019, y reiterando pronunciamientos anteriores, dijo que “(…)las actas son documentos que dan cuenta del acaecimiento de unos hechos al interior de los órganos de dirección y administración del ente societario, sin efecto declarativo o constitutivo sino meramente probatorio, cuya forma y requisitos no están regulados en la ley, aunque se ha considerado que deben ser el fiel reflejo de lo acontecido en el transcurso de aquella y que “El nivel de detalle de las deliberaciones, salvo la existencia de disposición estatutaria o del reglamento del órgano social de que se trate, estará dado por la prudencia y la finalidad misma del acta, la cual no es otra que dejar la constancia histórica de todo lo tratado en la respectiva reunión, con la claridad y precisión suficientes, de suerte que en un futuro, próximo o remoto, dicho documento resulte idóneo y bastante para despejar eventuales dudas o encontrar los rastros que antecedieron a una determinada decisión”.

En el referido concepto, frente al ámbito de validez temporal de las Actas la SuperSociedades dijo que “si las actas satisfacen las reglas para su elaboración consagradas en las normas transcritas [Código de comercio, art, 189], gozan de plena validez y efectos jurídicos de carácter permanente, como quiera que no existe norma alguna que limite su validez en el tiempo”

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Un artículo de un “combo” con una falla, ¿debo devolver el valor total?

En primer lugar, en consideración a los atributos de la información que se debe poner a disposición de los consumidores consideramos pertinente aplicar las reglas sobre precios por unidad de medida (PUM) y en esta medida cuando varios productos sean vendidos en conjunto tipo “combo” se debería indicar un solo precio total equivalente a la suma de los precios de cada bien y, respecto de cada producto, se debería indicar individualmente su respectivo precio por unidad. Esta regla es aplicable en los casos en que en el mismo establecimiento se vendan los productos integrantes del combo individualmente.

Ahora, cuando uno de los artículos del “combo” tiene una falla en nuestra opinión, respecto de ese bien se aplicarán las reglas generales previstas en la ley 1480 de 2011 y el decreto 735 de 2013 para la solicitud de la efectividad de la garantía legal, la cual empieza con la reclamación directa frente al productor o proveedor por el bien con la falla no por todo el combo.

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