Los viáticos, en los términos
del diccionario de la RAE (real Academia Española) consisten el suministro en especie o en
dinero de lo necesario para el sustento de quien hace un viaje. Este concepto tiene referencia específica en el Código
Sustantivo de Trabajo en el artículo 130 así:
Art. 130. Viáticos.
1.- Los viáticos permanentes
constituyen salario en aquella parte
destinada a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento; pero no en lo
que solo tenga por finalidad proporcionar los medios de transporte a los gastos
de representación.
2.- siempre que se
paguen debe especificarse el valor de cada uno de estos conceptos.
3.- Los viáticos accidentales no constituyen
salario en ningún caso. Son viáticos accidentales aquellos que solo se dan
con motivo de un requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuente.
Por su parte la
jurisprudencia ha dicho: “demostrado pues por el trabajador que percibió viáticos,
es el patrón a quien corresponde la demostración del monto de los que entrego
por concepto de manutención y alojamiento, parte integrante del salario, así
como lo que se dio para transporte, si no se hizo la especificación anticipadamente”
(CSJ, sentencia de casación Laboral del 18 de octubre de 1972), y en otra dijo
que “el empleador tiene el deber legal de precisar al momento
del pago de los viáticos cuales destina a cubrir los gastos de alimentación y
alojamiento y cuales a otra finalidad, pues de lo contrario el juez debe asumir
que todos tienen naturaleza salarial” (SCJ, sentencia de casación laboral,
RD. 7155 del 7 de octubre de 1994).
Siguiendo el texto del articulo 130 del Código Sustantivo de Trabajo, y acogiendo lineas jurisprudenciales, la UGPP en concepto 2014 – 722-100023-2 del 20 de mayo de 2014, se ha pronunciado en igual sentido.
Conviene
tener presente que entre empleador y trabajador no pueden decidir el
reconocimiento de viáticos con o sin incidencia salarial, porque esto lo
establece la ley (CSJ, sala laboral, Sentencia 43179 del 14 de agosto de 2013,
M. P. Carlos Ernesto Molina)
En cuanto a las retenciones en la
fuente por concepto de viáticos, conviene tener en cuenta el artículo 10 del decreto 535 de 1987 que
establece:
ARTICULO
10. No está sometida a la retención
en 1a fuente sobre pagos o abonos en cuenta originados en la relación laboral o
legal y reglamentaria, el reembolso de gastos por concepto de manutención,
alojamiento y transporte en que haya incurrido el trabajador para el desempeño
de sus funciones fuera de la sede habitual de su trabajo, siempre y cuando el
trabajador entregue al pagador las facturas y demás pruebas documentales que
sustenten el reembolso, las cuales deberán ser conservadas por el pagador y
contabilizadas como un gasto propio de la empresa.
Lo dispuesto en este artículo no se
aplicará cuando los gastos de manutención o alojamiento correspondan a
retribución ordinaria del servicio.
Este artículo fue referido expresamente
en el concepto DIAN número 3385 del 22
de enero 2014.
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