Viáticos permanentes, en parte, base de seguridad social

Los viáticos, en los términos del diccionario de la RAE (real Academia Española)  consisten el suministro en especie o en dinero de lo necesario para el sustento de quien hace un viaje. Este  concepto tiene referencia específica en el Código Sustantivo de Trabajo en el artículo 130 así:

Art. 130. Viáticos. 1.- Los viáticos permanentes constituyen  salario en aquella parte destinada a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento; pero no en lo que solo tenga por finalidad proporcionar los medios de transporte a los gastos de representación.

2.- siempre que se paguen debe especificarse el valor de cada uno de estos conceptos.

3.- Los viáticos accidentales no constituyen salario en ningún caso. Son viáticos accidentales aquellos que solo se dan con motivo de un requerimiento extraordinario, no habitual o poco frecuente.

Por su parte la jurisprudencia ha dicho: “demostrado pues por el trabajador que percibió viáticos, es el patrón a quien corresponde la demostración del monto de los que entrego por concepto de manutención y alojamiento, parte integrante del salario, así como lo que se dio para transporte, si no se hizo la especificación anticipadamente” (CSJ, sentencia de casación Laboral del 18 de octubre de 1972), y en otra dijo que “el empleador  tiene el deber legal de precisar al momento del pago de los viáticos cuales destina a cubrir los gastos de alimentación y alojamiento y cuales a otra finalidad, pues de lo contrario el juez debe asumir que todos tienen naturaleza salarial” (SCJ, sentencia de casación laboral, RD. 7155 del 7 de octubre de 1994).

Siguiendo el texto del articulo 130 del Código Sustantivo de Trabajo, y acogiendo lineas jurisprudenciales, la UGPP en concepto 2014 – 722-100023-2 del 20 de mayo de 2014, se ha pronunciado en igual sentido.

Conviene tener presente que entre empleador y trabajador no pueden decidir el reconocimiento de viáticos con o sin incidencia salarial, porque esto lo establece la ley (CSJ, sala laboral, Sentencia 43179 del 14 de agosto de 2013, M. P. Carlos Ernesto Molina)

En cuanto a las retenciones en la fuente por concepto de viáticos, conviene tener en cuenta el artículo 10 del decreto 535 de 1987 que establece:

ARTICULO 10. No está sometida a la retención en 1a fuente sobre pagos o abonos en cuenta originados en la relación laboral o legal y reglamentaria, el reembolso de gastos por concepto de manutención, alojamiento y transporte en que haya incurrido el trabajador para el desempeño de sus funciones fuera de la sede habitual de su trabajo, siempre y cuando el trabajador entregue al pagador las facturas y demás pruebas documentales que sustenten el reembolso, las cuales deberán ser conservadas por el pagador y contabilizadas como un gasto propio de la empresa.

Lo dispuesto en este artículo no se aplicará cuando los gastos de manutención o alojamiento correspondan a retribución ordinaria del servicio.

Este artículo fue referido expresamente en el concepto DIAN número 3385 del 22 de enero 2014.

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