Derecho de Inspección vs. auditoría externa
Recordemos que uno de
los derechos comunes de los socios, el cual les permite examinar los documentos
en los cuales se asienta la situación general de la sociedad e informarse de su
situación, es el derecho de inspección, el cual se extiende a explorar los
estados financieros, el proyecto de distribución de utilidades, el informe de
la junta directiva, si tal órgano existe, el informe del representante legal y
el informe de la revisoría fiscal, elementos que deben ponerse a disposición de
los socios y accionistas en las oficinas de la administración de la sociedad manera
previa a la reunión del máximo órgano social, tal como lo dispone el artículo
447 del Código de Comercio. Sobre el ejercicio del derecho de inspección se ha
dado un pronunciamiento de la Superintendencia de Sociedades que lleva por número
220-029307 del 11 de marzo de 2015, donde esta entidad opinó, que en ejercicio
del derecho de inspección no puede realizarse una auditoria, dijo la entidad:
“(…) Si bien
desprevenidamente podría pensarse que en ejercicio del derecho de inspección
cualquier socio estaría facultado para contratar la ejecución de una auditoría
externa para “enterarse de la situación administrativa y financiera de la
compañía en la cual realizaron sus aportes”, para este despacho resulta
absolutamente claro que ello es improcedente, como quiera que la finalidad y
los escenarios en que pueden y deben darse difieren sustancialmente. En efecto,
el derecho de inspección o de fiscalización individual tiene una finalidad
esencialmente informativa para el socio, mientras que por medio de una
auditoría interna se persigue la obtención de una opinión calificada por parte
de un especialista, atendiendo a sus calidades profesionales y a criterios y
procedimientos señalados en la ley, cuya práctica compete directamente al
máximo órgano social ordenarla, ya sea por su propia iniciativa o en atención a
la solicitud motivada de algún o algunos socios, pues, la eventual contratación
y ejecución de una auditoría externa por parte de un socio, justificada en el
derecho de inspección que le asiste, desborda los límites y alcances previstos
en la ley para su ejercicio. Mientras el derecho de inspección apunta a satisfacer
un interés individual de información, la auditoría externa se dirige al
cumplimiento de un interés colectivo por contar con una opinión técnica sobre
los estados financieros.” En sentido similar se pronunció la entidad en el
concepto 220-160661 del 25 de agosto de 2016.
Por último es
pertinente hacer los siguientes comentarios:
1- El derecho de
inspección se limita al periodo contable objeto de revisión
2 Los documentos que
fueron objeto de inspección por parte de los accionistas, no deben modificarse
posteriormente.
3. El derecho de inspección no puede ejercerse
sobre documentos que contengan secretos empresariales.
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¿Cómo corregir actas de sociedad comercial?
En primer lugar recordemos
que según el artículo 195 del Código de Comercio las sociedades comerciales
deben llevar un libro de actas debidamente registrado en el que se anotaran por orden cronológico las memorias de las reuniones de la asamblea
o de la junta de socios, las cuales deben ser firmadas por el presidente y el secretario de la respectiva reunión.
Ahora, si se presentan errores en las actas ¿Cómo corregirlas?
Hay que distinguir:
1) Los errores de escritura en el acta se
deben corregir mediante una anotación al pie de la página respectiva o por
cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección.
2) Cuando “distraídamente” en las actas
que dan cuenta de las reuniones sociales se
omita información exigida por la ley o por el contrato de sociedad, quienes
hubieren actuado como presidente y secretario pueden inscribir en el libro de
actas, actas adicionales para suplir las omisiones.
3)
Cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de la asamblea o de la junta, se debe
proceder a elaborar un acta adicional la cual debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las
personas que éste hubiere designado para el efecto.
La invalidación de páginas
se debe efectuar señalando sobre las mismos la fecha y la causa de la anulación,
suscrita por el responsable de la anotación con la indicación de su nombre
completo y plena identificación y función en la sociedad, si bien estos dos últimos
requisitos no son exigidos expresamente por la norma (artículo 132 del decreto
2649 de 1993) en nuestro sentir son básicos para valorar la validez de la anulación.
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Más tarea para Revisores Fiscales y endurecen sanciones por fallas contables
La recientemente
promulgada “Ley anticontrabando”, ley 1762 de 2015, estableció una nueva función
para los Revisores Fiscales y esta consiste en informar a la UIAF de las
operaciones sospechosas de las personas a las que prestan sus servicios. Dice la
norma:
Artículo 27.
Funciones del Revisor Fiscal. Adiciónese al artículo 207 del Código de
Comercio, un nuevo numeral, el cual quedará así: "Artículo 207. ( ...) "10. Reportar a la Unidad de Información
y Análisis Financiero las operaciones catalogadas como sospechosas en los
términos del literal d) del numeral 2 del artículo 102 del Decreto-ley 663 de
1993, cuando las adviertan dentro del giro ordinario de sus labores."
Así pues, los
revisores Fiscales deberán reportar de
forma inmediata y suficiente a
la UIAF cualquier información relevante sobre manejo de activos o pasivos u
otros recursos, cuya cuantía o características no guarden relación con la actividad económica de sus
clientes, o sobre transacciones de sus usuarios que por su número, por las
cantidades transadas o por las características particulares de las mismas, puedan conducir razonablemente a
sospechar que los mismos están usando a la entidad para transferir, manejar,
aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de actividades delictivas
o destinados a su financiación.
En cuanto al
endurecimiento a las sanciones por fallas en la contabilidad debemos advertir
que quien no se matricule en el registro mercantil, no inscriba actos, libros o
documentos estando obligado a ello, quienes no lleven contabilidad, no
conserven la correspondencia, no hagan balance o estados de resultados anuales,
no conserven comprobantes de contabilidad, alteren o dejen espacios en los
libros de contabilidad, afecten la correspondencia entre los asientos y los comprobantes
contables o no conserven por el término legal los libros y papeles de comercio se exponen a sanciones que pueden ascender
a $ 644.350.000. Contempla el artículo 28 de la ley 1762 de 2015:
Artículo 28.
Sanciones por violaciones a las prohibiciones sobre los libros de comercio, a
las obligaciones del comerciante y otras. Modifíquese el artículo 58 del Código
de Comercio, el cual quedará así: "Artículo 58. Sanciones por violaciones
a las prohibiciones sobre los libros de comercio, a las obligaciones del
comerciante y otras. Sin perjuicio de las penas y sanciones establecidas en
normas especiales, la violación a las obligaciones y prohibiciones establecidas
en los artículos 19, 52, 55, 57, 59 y 60 del Código de Comercio, o el no
suministro de la información requerida por las autoridades de conformidad con
las normas vigentes, o el incumplimiento de la prohibición de ejercer el
comercio, profesión u oficio, proferida por autoridad judicial competente, será
sancionada con multa entre diez (10) y mil (1.000) salarios mínimos legales
mensuales vigentes, atendiendo criterios de necesidad, razonabilidad y
proporcionalidad. La multa será impuesta por la Superintendencia de Sociedades
o del ente de inspección, vigilancia o control correspondiente, según el caso,
de oficio o a petición de cualquier persona. En el evento que una persona que
haya sido sancionada por autoridad judicial con la inhabilitación para ejercer
el comercio, profesión u oficio, esté ejerciendo dicha actividad a través de un
establecimiento de comercio, adicional a la multa establecida en el párrafo
anterior, la Superintendencia de Sociedades o el ente de inspección, vigilancia
o control correspondiente, según el caso, de oficio o a petición de cualquier
persona, ordenará la suspensión de las actividades comerciales desarrolladas en
el establecimiento, por un término de hasta 2 meses. En caso de reincidencia,
ordenará el cierre definitivo del establecimiento de comercio".
¿Es posible expedir una factura que reemplace otra? Sí, pero…
En primer lugar recordamos que
en los términos del artículo 615 del Estatuto Tributario, para efectos
tributarios, los comerciantes, prestadores de servicios profesionales, o
quienes enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento
equivalente, y conservar copia de la misma por
cada una de las operaciones que realicen, y ella, la factura
expedida, debe dar buena cuenta, ser precisa y exacta frente al negocio económico
del cual se deriva, pero si por alguna razón se incorpora en la factura información
que no es correcta se debe proceder sustitución a través de la expedición de
una nueva factura y la anulación de la que es reemplazada.
En reciente concepto con numero
561 (11868) de 24/04/15 la DIAN expreso: “solamente es posible expedir una
nueva factura cuando los bienes entregados real y materialmente o los servicios
efectivamente prestados son menores a los que fueron facturados, evento en el
cual la factura inicial debe ser efectivamente anulada. Pero si tal operación corresponde
a la realmente realizada no es posible anular la factura expedida, tal como se
ha reiterado en el oficio 074982 de 2000)”.
Así pues, una factura que
contenga un error puede ser sustituida por otra, pero sí la factura es precisa
y cierta NO puede ser reemplazada. Consecuencia de esto es que la petición para
“renovar” la factura por fecha de expedición no debería ser aceptada, y ni siquiera debería ser
solicitada.
No está por demás recordar que
la veracidad y precisión de la información incorporada en la factura interesa para
efectos tributarios, cambiarios (título valor) y contables (registros) tanto al
vendedor como al comprador.
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