¿Qué dicen los economistas de la relación entre Impuestos e Inversiones?

Ordenes de máximo órgano social al Representante Legal están limitadas por objeto social.

 En primer lugar recordemos que según las normas del Código de Comercio, la capacidad de la sociedad comercial se circunscribe al desarrollo de la empresa o actividad prevista en su objeto social.

Ahora, ¿Qué pasa si la asamblea de accionistas le da una orden al Representante Legal  que desborda la actividad prevista en el objeto social?

En reciente concepto de la Superintendencia de Sociedades, Oficio 220-081066 del 01 de Julio de 2015, esta entidad dijo: “(…)  las compañías podrán realizar los actos y celebrar aquellos contratos que se relacionen directamente con las actividades principales que constituyan su objeto, al igual que aquellos que tengan como finalidad ejercer los derechos y cumplir con las obligaciones que legal o convencionalmente se deriven de la existencia y actividad de la misma. Ahora bien, el precepto legal señalado debe ser observado no sólo por el representante legal de la compañía sino por todos los órganos de administración del ente jurídico y, así mismo, por todos sus accionistas. Luego, todo acto o contrato celebrado en nombre de la sociedad por el representante legal en contravención a ella, esto es, excediendo los límites del objeto social, no la vincula puesto que no le es oponible de conformidad con lo dispuesto por el artículo 833 del Código de Comercio, así hubiere mediado para el efecto autorización del máximo órgano social”.

No está por demás recordar que el Representante Legal de una sociedad no puede exceder los límites del encargo a él asignado, es decir, cumplir el objeto social, y si los excede compromete su responsabilidad en los términos del artículo 200 del Código de comercio. 

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Derecho de Inspección vs. auditoría externa

Recordemos que uno de los derechos comunes de los socios, el cual les permite examinar los documentos en los cuales se asienta la situación general de la sociedad e informarse de su situación, es el derecho de inspección, el cual se extiende a explorar los estados financieros, el proyecto de distribución de utilidades, el informe de la junta directiva, si tal órgano existe, el informe del representante legal y el informe de la revisoría fiscal, elementos que deben ponerse a disposición de los socios y accionistas en las oficinas de la administración de la sociedad manera previa a la reunión del máximo órgano social, tal como lo dispone el artículo 447 del Código de Comercio. Sobre el ejercicio del derecho de inspección se ha dado un pronunciamiento de la Superintendencia de Sociedades que lleva por número 220-029307 del 11 de marzo de 2015, donde esta entidad opinó, que en ejercicio del derecho de inspección no puede realizarse una auditoria, dijo la entidad:

“(…) Si bien desprevenidamente podría pensarse que en ejercicio del derecho de inspección cualquier socio estaría facultado para contratar la ejecución de una auditoría externa para “enterarse de la situación administrativa y financiera de la compañía en la cual realizaron sus aportes”, para este despacho resulta absolutamente claro que ello es improcedente, como quiera que la finalidad y los escenarios en que pueden y deben darse difieren sustancialmente. En efecto, el derecho de inspección o de fiscalización individual tiene una finalidad esencialmente informativa para el socio, mientras que por medio de una auditoría interna se persigue la obtención de una opinión calificada por parte de un especialista, atendiendo a sus calidades profesionales y a criterios y procedimientos señalados en la ley, cuya práctica compete directamente al máximo órgano social ordenarla, ya sea por su propia iniciativa o en atención a la solicitud motivada de algún o algunos socios, pues, la eventual contratación y ejecución de una auditoría externa por parte de un socio, justificada en el derecho de inspección que le asiste, desborda los límites y alcances previstos en la ley para su ejercicio. Mientras el derecho de inspección apunta a satisfacer un interés individual de información, la auditoría externa se dirige al cumplimiento de un interés colectivo por contar con una opinión técnica sobre los estados financieros.” En sentido similar se pronunció la entidad en el concepto 220-160661 del 25 de agosto de 2016.

Por último es pertinente hacer los siguientes comentarios:

1- El derecho de inspección se limita al periodo contable objeto de revisión

2 Los documentos que fueron objeto de inspección por parte de los accionistas, no deben modificarse posteriormente.

 3. El derecho de inspección no puede ejercerse sobre documentos que contengan secretos empresariales.

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¿Cómo corregir actas de sociedad comercial?

En primer lugar recordemos que según el artículo 195 del Código de Comercio las sociedades comerciales deben llevar un libro de actas debidamente registrado en  el que se anotaran por orden cronológico las memorias de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios, las cuales deben ser firmadas por el presidente  y el secretario de la respectiva reunión.

Ahora, si se presentan errores en las actas ¿Cómo corregirlas? Hay que distinguir:

1)   Los errores de escritura en el acta se deben corregir mediante una anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección.

2) Cuando “distraídamente” en las actas que dan cuenta de las reuniones sociales se omita información exigida por la ley o por el contrato de sociedad, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden inscribir en el libro de actas, actas adicionales para suplir las omisiones.

3)   Cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de la asamblea o de la junta, se debe proceder a elaborar un acta adicional la cual debe ser  aprobada por el respectivo órgano o por las personas que éste hubiere designado para el efecto.

La invalidación de páginas se debe efectuar señalando sobre las mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con la indicación de su nombre completo y plena identificación y función en la sociedad, si bien estos dos últimos requisitos no son exigidos expresamente por la norma (artículo 132 del decreto 2649 de 1993) en nuestro sentir son básicos para valorar la validez de la anulación.

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