¿Que es un reembolso de gastos? Debe ser objeto de retención en la fuente?

En primer lugar es importante recordar que reembolsar quiere decir retornar o devolver una cantidad a alguien quien la había gastado, destinado o aplicado previamente; ejemplos de reembolsos encontramos en las relaciones laborales, cuando por ejemplo el empleado sufraga en un principio gastos de manutención y alojamiento y luego el empleador se los retorna, también encontramos ejemplos de reembolsos en la relaciones comerciales y civiles. Podemos decir que reembolsar gastos significa restituir o reponer sumas de dinero, y así queda excluida la posibilidad de que a un reembolso se le considere un ingreso puesto que no cumple los criterios que para este concepto prevé el artículo 38 del decreto 2649 de 1993 así:

ART. 38.—Ingresos. Los ingresos representan flujos de entrada de recursos, en forma de incrementos del activo o disminuciones del pasivo o una combinación de ambos, que generan incrementos en el patrimonio, devengados por la venta de bienes, por la prestación de servicios o por la ejecución de otras actividades, realizadas durante un período, que no provienen de los aportes de capital

Así, como un reembolso no incrementa el patrimonio de quien lo recibe sino que lo devuelve al estado inicial, no es un ingreso y en consecuencia no debe ser objeto de retención en la fuente; así lo ha dicho también la DIAN en el oficio 23230 del 19 de agosto de 2015 en estos términos: “ se desprende entonces que para que proceda la retención en la fuente debe tratarse de un ingreso gravado con el impuesto sobre la renta, por lo que de conformidad con la estructura del hecho generador (artículo 26) de este impuesto, son todos aquellos conceptos susceptibles de generar un incremento neto en el patrimonio de quien percibe dicho ingreso. (…) El reembolso que efectúa el contratista como consecuencia no tiene vocación de remunerar la prestación del servicio del contratista, ni de incrementar el patrimonio del contratista ya que resulta ser una restitución de una erogación que debió asumir por un tercero, por efectos de disposición contractual, por lo que no podrá ser objeto de retención en la fuente en la medida que dicho reembolso no constituye de manera correlativa un ingreso gravado.

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