Es común que los
empresarios, sean personas naturales o jurídicas, encomienden la realización de
actividades de apoyo o transversales a terceras personas con el objetivo de
lograr efectividad, agilidad, disminución de costo o por la especialidad de la
actividad requerida, es en este momento donde nos encontramos con la tercerización.
le recomendamos la lectura dle articulo Tercerización laboral, ¿Qué es? Cuando es ilegal?
Pues bien, pensando es
hacer de las relaciones con contratistas una relaciona “simbiótica” donde ambos
sientan que están ganando, (contratante = buen servicio, contratista= ingresos)
queremos plantearles estas recomendaciones:
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El contratista debe presentarle una cotización
con el alcance preciso del servicio contrato.
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El contratista debe ser creado en las
bases de datos del contratante como proveedor con el visto bueno del director
financiero y/o gerente.
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El contratista, en caso de ser persona
natural, debe entregarle evidencia de los pagos a seguridad social, se
recomienda que esta obligación conste en el contrato o prestación de servicios.
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El contratista debe emitirle factura o
documento equivalente y radicarlo en las oficinas del contratante en las
siguientes fechas propuestas:
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Periodo de servicios a facturar
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Fecha máxima de radicación de factura o cuenta de
cobro
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Fecha de pago
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1 – 31 de Enero
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24 de enero
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Ultimo día hábil
del mes
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1 – 28 (29) Febrero
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20 de febrero
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1 – 31 marzo
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23 de marzo
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1 – 30 Abril
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20 de abril
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1 – 31 Mayo
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22 de mayo
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1-
30 Junio
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21 de junio
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1-
31 Julio
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21 de julio
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1-
31 Agosto
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23 de agosto
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1-
30 Septiembre
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21 de septiembre
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1-
31 Octubre
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23 de octubre
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1-
30 Noviembre
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22 de
noviembre
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1-
31 Diciembre
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20 de
diciembre
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27 de diciembre*
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*recordemos
que en virtud de la modificación introducida por la ley 1819 de 2016, reforma
tributaria, al artículo 771-2 del estatuto tributario “Sin perjuicio de lo
establecido en este artículo, los costos y deducciones efectivamente
realizados durante el año o periodo gravable serán aceptados fiscalmente, así
la factura de venta o documento equivalente tenga fecha del año o periodo
siguiente, siempre y cuando se acredite la prestación del servicio o venta
del bien en el año o período gravable
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El contratista, persona natural, deberá
adjuntar documentos para disminuir su base de retención en la fuente: crédito hipotecario,
preparada, dependientes, aportes AFC y aportes voluntarios en pensiones.
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El contratista, persona natural, deberá
entregarse certificación el número de personas que contrato para la prestación del
servicio.
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Como recomendación el ordenador del
gasto y/o supervisor deberá radicar solicitud de pago en las mismas fechas máximo
de radicación de la factura o cuenta de cobro con informe y evidencia de
cumplimiento por parte del contratista.
Con estas recomendaciones pretendemos darle
seguridad al proceso de pago de facturas de los proveedores y organizar la tesorería
de la empresa. Finalmente le recomiendo la lectura de este articulo Evite que le creen proveedores ficticios, evite fraudes a su empresa
Si este artículo le fue útil recuerde
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