El ministerio de trabajo, luego de recordar que no existe regulación especifica frente al tiempo de conservación del “expediente del empleado” en el concepto 8334 del 7 de abril de 2020 acogió lo dicho por la Corte Constitucional en Sentencia T 926 del 06 de diciembre de 2013, Magistrado Ponente: Mauricio González Cuervo, señalo, donde esta entidad dijo que “Si bien, no existe una norma que le imponga a las empresas guardar la información referente al tiempo, a las funciones y al salario de sus extrabajadores, el artículo 57, en el numeral 7, establece como obligación del empleador entregar “al trabajador que lo solicite, a la expiración del contrato, una certificación en que conste el tiempo de servicio, la índole laboral y el salario devengado”, ésta obligación por parte del empleador debe ser entendida como un derecho del trabajador que no prescribe, es decir, que sin importar el tiempo transcurrido desde la desvinculación del trabajador hasta el día en el que solicite la certificación laboral tiene derecho a que su empleador se la expida. Sin embargo, cuando la empresa tenga dificultades para suministrar la información solicitada por el empleado, ya sea porque se extravió, se desapareció o simplemente no se tuvo la precaución de guardar esta información, esta deberá realizar un esfuerzo por suministrar lo solicitado de acuerdo con los archivos que tiene bajo su custodia, y si fuere el caso deberá intentar reconstruir el expediente laboral del solicitante, si definitivamente le resulta imposible suministrarle dicha información deberá indicarle al peticionario la entidad, dependencia o el procedimiento a seguir para lograr obtener lo requerido y de esta manera satisfacer el derecho a la información.”
En el concepto 8334 del
Ministerio concluyo que “entendería esta oficina que el empleador tendría la
obligación de custodiar la información laboral de sus trabajadores, aun cuando ya
no exista relación laboral vigente, ya que ésta obligación por parte del
empleador, a la luz de lo señalado por la Corte Constitucional, debe ser
entendida como un derecho del trabajador que no prescribe, es decir, que sin
importar el tiempo transcurrido desde la desvinculación del trabajador hasta el
día en el que solicite la certificación laboral tiene derecho a que su
empleador le expida los documentos que el trabajador requiera sobre su historia
laboral, así mismo se entiende que dichos documentos podrán aportarse como
prueba por parte de trabajador o empleador según sea el caso al suscitarse una
reclamación laboral”.
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