Documentos escaneados, desmaterializados e inmateriales sirven como soporte contable

Dijo el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en el concepto CTCP-10-00860-2019, que “(…) para que las cuentas de cobro enviadas de manera electrónica tengan validez legal, y puedan ser utilizadas como soportes de las transacciones y otros eventos y sucesos reconocidos en el sistema contable, ellas deberán cumplir los requisitos señalados en las normas legales y reglamentarias” es decir, Código de comercio y en el título III del Decreto 2649 de 1993 (Art. 123 a 135), la Ley 527 de 1999 y normas reglamentarias.

En este sentido es pertinente recordar que según el artículo 123 del Decreto 2649 de 1993 los hechos económicos deben documentarse mediante soportes  debidamente fechados  y autorizados por quienes intervienen en ellos o los elaboren, estos se adhieren a los comprobantes o debe dejarse en estos constancia de su existencia y conservarse archivados en orden cronológico para su verificación; los comprobantes según el artículo 53 del Código de Comercio son documentos en los cuales se debe indicar el número, fecha, origen, descripción, cuantía de la operación así como de las cuentas afectadas con el asiento, y finalmente, con base en el comprobante se realiza el asiento (registro) en los libros a mas tardar en el mes siguiente a la ocurrencia de la operaciones económica.

Ahora, el soporte de los hechos económicos puede documentarte en forma de mensaje de datos, situación que, per se, según la ley no le resta efectos jurídicos, artículo 5 de la ley 527 de 1999, y dependiendo de la clase de soporte, y su exigencias legales, se evaluara la necesidad de cumplir reglas de firma y originalidad.

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Actas de asamblea o junta, ¿Qué tan detalladas deben ser?

La Superintendencia de Sociedades, a través del concepto 220-72661 del 09 de Julio de 2019, y reiterando pronunciamientos anteriores, dijo que “(…)las actas son documentos que dan cuenta del acaecimiento de unos hechos al interior de los órganos de dirección y administración del ente societario, sin efecto declarativo o constitutivo sino meramente probatorio, cuya forma y requisitos no están regulados en la ley, aunque se ha considerado que deben ser el fiel reflejo de lo acontecido en el transcurso de aquella y que “El nivel de detalle de las deliberaciones, salvo la existencia de disposición estatutaria o del reglamento del órgano social de que se trate, estará dado por la prudencia y la finalidad misma del acta, la cual no es otra que dejar la constancia histórica de todo lo tratado en la respectiva reunión, con la claridad y precisión suficientes, de suerte que en un futuro, próximo o remoto, dicho documento resulte idóneo y bastante para despejar eventuales dudas o encontrar los rastros que antecedieron a una determinada decisión”.

En el referido concepto, frente al ámbito de validez temporal de las Actas la SuperSociedades dijo que “si las actas satisfacen las reglas para su elaboración consagradas en las normas transcritas [Código de comercio, art, 189], gozan de plena validez y efectos jurídicos de carácter permanente, como quiera que no existe norma alguna que limite su validez en el tiempo”

La anterior posición fue repetida, grosso modo, en el oficio 220-320334 de 17 de  diciembre de 2024 en el que la Superintendencia, refiriéndose a la posibilidad que tienen los encargados de revisar la redacción del acta dijo que "el máximo órgano social o las personas designadas para la aprobación del acta podrán solicitar al secretario que modifique el proyecto de acta para que refleje de manera precisa lo sucedido en la reunión".

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Un artículo de un “combo” con una falla, ¿debo devolver el valor total?

En primer lugar, en consideración a los atributos de la información que se debe poner a disposición de los consumidores consideramos pertinente aplicar las reglas sobre precios por unidad de medida (PUM) y en esta medida cuando varios productos sean vendidos en conjunto tipo “combo” se debería indicar un solo precio total equivalente a la suma de los precios de cada bien y, respecto de cada producto, se debería indicar individualmente su respectivo precio por unidad. Esta regla es aplicable en los casos en que en el mismo establecimiento se vendan los productos integrantes del combo individualmente.

Ahora, cuando uno de los artículos del “combo” tiene una falla en nuestra opinión, respecto de ese bien se aplicarán las reglas generales previstas en la ley 1480 de 2011 y el decreto 735 de 2013 para la solicitud de la efectividad de la garantía legal, la cual empieza con la reclamación directa frente al productor o proveedor por el bien con la falla no por todo el combo.

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Ética del contador. Administrador como contador, posible pero no recomendable.

En el concepto  10-00601-2019 el Consejo Tecnico de la Contaduría Publica (CTCP) reiteró los deberes éticos de los contadores públicos a la luz del decreto 302 de 2015 y dijo que “si las amenazas identificadas [para el cumplimiento de los principios fundamentales en materia de contabilidad]  no son claramente irrelevantes, el Contador Público debe, donde sea apropiado, aplicar salvaguardas para eliminar dichas amenazas o reducirlas a un nivel aceptable, donde no se vea comprometido el cumplimiento de los principios fundamentales. Si el Contador Público no puede adoptar las salvaguardas apropiadas debe declinar o suspender el servicio profesional especifico involucrado, o cuando sea necesario desvincularse del cliente (en el caso de un contador publico independiente) o de la entidad contratante (en el caso de un Contador Público dependiente).

En el mismo concepto el CTCP reitero que “no se considera improcedente que una persona en calidad de administrador sea adicionalmente el contador. No obstante lo anterior, cabe decir que por razones de control interno, no es conveniente que las funciones de administración y registro de la contabilidad estén en cabeza de la misma persona, puesto que esto implica una concentración de funciones que puede ser riesgosa para la entidad, al margen de que legalmente sea viable”.

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Conservación y restitución de títulos valores que sirvieron como garantía

La Superintendencia de Sociedades, a través del oficio 220-040367 del 07 de mayo de 2019, frente a una consulta sobre el deber de conservación, custodia y devolución de títulos valores ya pagados dijo que “la empresa, como guardián y custodio de los títulos valores y en aras de demostrar su debida diligencia como profesional, debe hacer las diligencias tendientes a lograr la restitución de los títulos valores debidamente cancelados, a los creadores de los mismos conforme a las particularidades de los negocios jurídicos que dieron origen a los mismos”. En este pronunciamiento la SuperSociedades dijo que “los títulos valores tienen la calidad de documentos del comerciante, el término durante el cual el comerciante debe conservar los soportes de su información comercial y contable es de diez (10) años, con la posibilidad de utilizar para el efecto a su elección la conservación en papel o en cualquier medio técnico o electrónico que garantice solucción. En consecuencia, vencido el plazo señalado, los comerciantes podrán destruir los documentos pertinentes sin cumplir requisito alguno y sin que la administración pueda exigirles su presentación”. Por último expreso que “los títulos valores como documentos del comerciante, también se encuentran cobijados por la obligación de ser conservados en medio físico o electrónico que garantice su reproducción, durante los diez (10) años siguientes a su expedición”.

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