Al interior de las empresas muchos operan bajo la falsa premisa de que los correos internos, las discusiones entre comités y los informes de sus investigadores privados están blindados bajo la figura del "secreto empresarial" o la "reserva del comerciante". Un reciente pronunciamiento del Tribunal Superior de Medellín que lleva por número 05001 31 03 016 2025 00258 01del 09 de abril de 2026 recuerda que, en el mundo de los negocios y los litigios, los jueces pueden emitir órdenes para conocer información que lo lleve a emitir decisiones razonables y razonadas, aunque ello implique la exposición de información que en principio es confidencial.
En la referida decisión la Sala Civil del Tribunal Superior del Distrito Judicial de Medellín resolvió un recurso de apelación que enfrentó a un cliente contra una compañía de seguros, el solicitante exigió, como prueba extraprocesal, la exhibición de 24 documentos, incluyendo comunicaciones internas entre el área técnica y jurídica, reportes de investigadores de campo, bitácoras de atención y hasta manuales internos de la compañía.
La aseguradora argumento que se trataba de documentos reservados, que contenían el proceder interno de la compañía y que estaban protegidos por el secreto empresarial. ¿La respuesta del Tribunal? confirmación de la orden de exhibición.
La lección jurídica y de negocios es clara: aunque el artículo 61 del Código de Comercio consagra el derecho a la reserva de los libros y papeles del comerciante, el artículo 63 del mismo código establece una excepción implacable que permite a los funcionarios de la rama jurisdiccional en procesos civiles ordenar su exhibición, lo mismo que el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia
A partir de este escenario, aquí les entrego mis observaciones tácticas para que no los tomen por sorpresa.
5 Tips y Recomendaciones:
1. Educar a los equipos: No Hay Correos Internos "Invisibles" Sus áreas técnicas, comerciales y legales no pueden escribir en correos o plataformas internas asumiendo que un juez nunca los leerá. En el caso referido el Tribunal validó la orden de exhibir las comunicaciones entre las áreas técnica, jurídica y comercial relacionadas con el análisis de un siniestro. Si sus ejecutivos dejan trazabilidad de malas prácticas o decisiones sin sustento técnico, esa será el arma de su contraparte en un litigio. Establezca protocolos estrictos sobre cómo se documentan las decisiones críticas.
2. El Reporte del Ajustador o Investigador no es un Escudo Inquebrantable Es común contratar investigadores externos o ajustadores para evaluar riesgos o siniestros. Aunque la Corte Constitucional en la sentencia T-726 de 2016 ratificó que estos informes son de "uso privado" y hacen parte de los papeles del comerciante, esto no impide que un juez civil ordene su exhibición si están directamente relacionados con la controversia. Tenga claro que las entrevistas y fotografías tomadas en campo por sus investigadores terminarán en el expediente.
3. No Confunda "Manual Interno" con "Secreto Empresarial" La defensa fácil de catalogar cualquier documento como "secreto empresarial" no funciona en los estrados si no hay cómo sustentarlo. El Tribunal fue tajante al señalar que los manuales de atención de siniestros o atención al consumidor, aunque sean internos, no comportan per se un secreto empresarial si la empresa no expone y prueba las razones concretas de dicha afirmación. Si su empresa tiene verdaderos secretos industriales o comerciales, documéntelos y protéjalos estructuralmente bajo la normatividad de Propiedad Industrial y la Decisión 486 de la CAN, no solo de palabra.
4. Cuidado con los Comités de Decisión: Las Actas Hablan Las decisiones colegiadas dejan rastro. En el caso referido el demandante solicitó el acta o resolución que formalizaba la objeción, incluyendo la certificación del comité de reclamaciones y los criterios normativos aplicados. Todo comité de gerencia, de crédito o de reclamaciones debe emitir actas y resoluciones con rigor técnico y legal. Una objeción o una negación de servicio mal fundamentada en un comité es un pleito perdido antes de empezar.
5. La Prueba Extraprocesal es un Arma de Doble Filo (Úsela) El artículo 183 y 186 del Código General del Proceso permiten anticiparse al pleito pidiendo estas exhibiciones y los interrogatorios de los representantes legales. Pragmatismo puro: si usted va a demandar a un proveedor o socio, exija los documentos antes de radicar la demanda principal para conocer su juego. Si usted es el que está en la mira (como la aseguradora en este caso), entienda que el interrogatorio versará específicamente sobre los procedimientos manejados en el negocio en cuestión, por lo que el representante legal debe ir preparado milimétricamente.
Finalmente consideramos importante recordar que la información es el activo más valioso de su compañía, pero su control no es absoluto frente a las facultades de un juez. La verdadera estrategia preventiva es construir procesos de documentación corporativa tan rigurosos y ajustados a la ley, que cuando un juez ordene su exhibición, esos mismos documentos se conviertan en su mejor defensa y no en su condena.