La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), en un interesante concepto que lleva por número 23-163038-3 de 2023 respondió varios interrogantes alrededor del deber de actualizar el Registro Nacional de Bases de Datos y de las sanciones asociadas al incumplimiento de este deber.
Del concepto de la SIC
resaltamos las siguientes dos (2) respuestas:
¿Toda base de datos
registrada en el Registro nacional de Bases de datos debe ser actualizada
anualmente?
De acuerdo con la
circular No. 003 de 2018, los responsables de tratamiento que de conformidad
con lo establecido en el Decreto 090 del 18 de enero de 2018 están obligados a registrar
sus bases de datos en el RNBD deben actualizar la información, como se indica a
continuación:
(i)
Dentro de los primeros diez (10) días
hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos, cuando se
realicen cambios sustanciales1 en la información registrada.
(ii)
(ii) Anualmente, entre el 2 de enero y el 31
de marzo, a partir de 2020*.
* Es importante resaltar que se den o no cambios sustanciales, deberán actualizarse cada año, tal como lo establece el mencionado Decreto, a manera de ejemplo: El monto de los activos con la información de los estados financieros del corte del período inmediatamente anterior a la fecha de la actualización, la cantidad de titulares, medidas de seguridad implementadas, cambios en los canales de atención, es decir se debe hacer un recorrido por toda la información reportada y actualizar o ratificar la información que se encuentre en el RNBD, de manera que cada base de datos quede con una nueva fecha de actualización cada año.
¿Cuáles son los
criterios de graduación de la sanción por el no registro o no actualización de
las bases de datos?
El artículo 23 de la
Ley 1581 de 2012 le confirió la facultad a la Superintendencia de Industria y
Comercio para ejercer la función de vigilancia de los Responsables y Encargados
del Tratamiento, y así poder garantizar que se respeten los principios, derechos,
garantías y procedimientos previstos en la ley. Por su parte el articulo 24 de la referida
norma contiene los criterios de graduación de la sanción.
Dijo la SIC que “al
respecto, es pertinente resaltar que la valoración de los criterios del
artículo 24 de la Ley 1581 de 2012 no comporta la existencia de un
procedimiento cuantitativo en el que se indique, a manera de ejemplo, el valor
con que será sancionada una determinada falta, pues una vez demostrada la
infracción de una disposición y valoradas las circunstancias particulares de
cada caso, hay lugar a la imposición de la sanción pecuniaria dentro de los
rangos indicados en el artículo 23 de la mentada norma”.
“En lo que respecta al
principio de proporcionalidad en materia sancionatoria administrativa, ciertamente
este principio exige que la sanción correspondiente tenga fundamento legal y
que la misma sea aplicada sin afectar irrazonablemente los intereses del
investigado, con el objeto de que se le proteja de abusos de poder o
discrecionalidades de la Administración. Así mismo, implica que tanto la falta
descrita como la sanción correspondiente a la misma, resulten adecuadas a los
principios que gobiernan la función pública. Es sobre esas bases que esta Superintendencia
toma en consideración los criterios señalados por el artículo 24 de la Ley 1581
de 2012 para tasar el monto de la sanción”.
Y continuo así:
“Por su parte, sobre
las sanciones que se imponen por la infracción a los deberes contenidos en la
Ley 1581 de 2012 previstas en el artículo 23, debe precisarse que conforme al
principio de proporcionalidad que orienta el derecho administrativo
sancionador, la autoridad administrativa debe ejercer su potestad sancionadora
en forma razonable y proporcionada, de modo que logre el equilibrio entre la
sanción y la finalidad de la norma que fue trasgredida, así como la
proporcionalidad entre el hecho constitutivo de la infracción y la sanción
aplicada.
En todo caso, es
importante que se tenga presente que al analizarse cada caso y al revisarse el
material probatorio en concreto, así como los argumentos de hecho y de derecho
de quien se investigue, no solo se determina si hay lugar a la aplicación de
los criterios de graduación de la sanción del artículo 24 de la Ley 1581 de
2012, sino que también para determinar el monto de la sanción se analiza el
tamaño de la empresa de la sociedad investigada, sus ingresos operacionales, el
patrimonio, y, en general, su información financiera, todo lo cual se aprecia
en directa relación con los principios de proporcionalidad y razonabilidad de
tal forma que la sanción resulte disuasoria y no confiscatoria”.
Los invitamos a compartir este articulo y si necesita asesoría en este tema contáctanos.