¿Qué es la factura electrónica?

Según el decreto 2242 de 2015 la factura electrónica es el documento que soporta transacciones de venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de las características y condiciones que establece la ley en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación. La expedición de la factura electrónica comprende la generación por el obligado a facturar y su entrega al adquirente(cliente).

¿Quiénes deben facturar electrónicamente? Según la ley 1819 de 2016 los responsables del régimen común en el Impuesto sobre las ventas o en el Impuesto al Consumo.

¿Por qué le interesa a la DIAN la Factura electronica?

Es una herramienta importante en materia de lucha contra la evasión y un paso adelante en formalización empresarial, la implementación de la factura electrónica estimulara actos de competencia leal consistentes en que empresarios que no cobraban IVA estando obligados a hacerlo, ahora sí lo harán, ya que en virtud de toda la DATA que capturara la DIAN habrá más riesgo objetivo y subjetivo de ser sometido a programas de fiscalización. Toda la Data(datos) que recogerá la DIAN le permitirá realizar análisis inmediatos  para encontrar información oculta en el manejo de inventarios, por ejemplo, patrones recurrentes de compras de los clientes, temporadas y días de alto número de operaciones, nuevas correlaciones, impactos de fechas especiales, etc, y con ello podrá realizar predicciones, calcular índices en tiempo real y fijar programas de control con información cada vez más precisa, es decir, la DIAN hará más y mejor minería de datos, BIG DATA.

¿Cuáles son los elementos del Sistema Técnico de Control de la factura electrónica? Según la Resolución 19 del 24/02/16, art. 3:

1. Formato estándar XML de la factura electrónica, las notas débito y crédito.

2. Habilitación de los facturadores electrónicos.

3. Numeración autorizada y vigente. (resolución 055/16)

4. Código único de factura electrónica y clave de contenido técnico de control,        lo otorga la DIAN (función one way hash)

5. Firma como elemento para garantizar autenticidad e integridad (de entidad certificadora abierta)

6. Autorización de los proveedores tecnológicos.

7. Entrega de ejemplar de factura electrónica, las notas débito y crédito a la DIAN. (Máximo 48 horas siguientes a generación (firma), art. 7 decreto 2242/15)

8. Rechazo de la factura electrónica por parte del adquirente, cuando ocurra.

9. Formatos alternativos de acuse de recibo

10. Registro en el catálogo de participantes.

Dos preguntas que debemos hacernos:

-          ¿Deben los licenciantes de ERP (Enterprise Resource Planning)  facilitar y garantizar que los datos del cliente, puedan ser leídos por este o por proveedores de facturación electrónica con los que estos suscriban acuerdos para el cumplimiento de la obligación tributaria de facturar?

-          ¿Las Notas debito son soporte de costos, gastos o impuestos descontables?