ACTUALIZACION: por favor leer el artículo Sociedades con ACTIVOS superiores a $3.315.600.000 deberán inscribir bases de datos.
Según el artículo
2.2.2.26.1.3 del Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y
Turismo, (Decreto 886 de 2014, arto3) el responsable del Tratamiento debe inscribir en el Registro Nacional de
Bases de Datos, de manera independiente, cada una de las bases de datos que
contengan datos personales sujetos a Tratamiento.
El Registro Nacional de
Bases de Datos fue creado por la Ley 1581 de 2012, y contiene, según el
artículo 2.2.2.26.2.1 del decreto 1074/15 como mínimo la siguiente información,
la cual es exigida a los operadores de bases de datos:
1. Datos de
identificación, ubicación y contacto del Responsable del Tratamiento de la base
de datos.
2. Datos
identificación, ubicación y contacto del o de los Encargados del Tratamiento de
la base de datos.
3. Canales para que los
titulares ejerzan sus derechos.
4. Nombre y finalidad
de la base de datos.
5. Forma de Tratamiento
de la base de datos (manual y/o automatizada), y
6. Política de
Tratamiento de la información.
También deberá registrarse
la información almacena en las bases de datos agrupadas por categorías y subcategorías,
las medidas de seguridad de la información, la procedencia de los datos personales informando si las datos son
recolectados directamente del titular de la información o fueron suministrados
por terceros y si se tiene autorización o no, y en este último caso, explicando
la razón por la cual no se tiene autorización pero sí se tiene el dato
personal; información sobre cesión o transferencia de las bases de datos,
reporte de novedades.
No está por demás recordar
que la información contenida en el Registro Nacional de Bases de Datos deberá actualizarse:
dentro de los primeros 10 días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de
la base de datos, cuando se realicen cambios en la información registrada,
anualmente entre el 02/01 y el 31/03, esto a partir del año 2018, esto de
acuerdo con la Circular Externa 02 del 3
de noviembre de 2015.
Asi mismo recomiendo visitar este portal de la SIC: http://www.sic.gov.co/registro-nacional-de-bases-de-datos
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