De acuerdo con el
articulo 37 del Código Sustantivo de Trabajo (CST) el contrato de trabajo puede
ser verbal (oral) o escrito; para su validez no requiere forma especial alguna, salvo disposición
expresa en contrario. En este sentido es
pertinente tener presente que: a) el contrato laboral incluso puede firmarse
con posterioridad al inicio de labores, a menos que “conlleve un vicio en el
consentimiento o una simulación” (CSJ, cas. Laboral, sent. 15677 del 23/08/01,
M.P. Carlos Isaac Nader, b) cuando la relación laboral tenga una duración definida,
no basta el “simple asentimiento de las partes, sino que tal estipulación para
su validez debe quedar registrada por escrito”, pero no necesariamente en el
mismo contrato, c) cuando el contrato es por escrito se deben “crear tantos ejemplares” cuantos
sean los interesados destinándose una para cada uno de ellos.
Ahora, en cuanto a la
firma por parte del trabajador en los contratos escritos, existe la posibilidad
de que esta sea, autógrafa, o electrónica o digital. En este ultimo sentido el Ministerio
de Trabajo, por medio del a circular 060 del 05 de diciembre de 2018 expresó
que: “estas firmas permiten identificar a una persona en relación con un
mensaje de datos, son el equivalente funcional a la firma manuscrita pues
cumplen el mismo objetivo que es vincular una persona con la creación de un
mensaje de datos, un acto o un contrato.
En la referida circular
el Ministerio expresamente reitera que “el contrato de trabajo puede suscribirse
mediante firma manuscrita o mediante firma electrónica por parte tanto del
empleador como del trabajador” y “la suscripción del contrato de trabajo por
medios electrónicos no debe tener ningún costo adicional para el trabajador”.
Sobre este temas es importante tener en cuenta que el decreto 526 del 19 de mayo de 2021 expresamente previo que ll contrato individual
de trabajo de que habla el artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo podrá
ser firmado electrónicamente por cualquiera de las partes o por ambas. Se entenderá
firmado el contrato por el empleador y por el trabajador, cuando cumpla las
condiciones de firma electrónica o digital, establecidas en la Ley 527 de 1999
o en el Decreto 1074 de 2015 o en las disposiciones
que los modifiquen, complementen o sustituyan. Así pues, la firma electrónica o la firma digital tendrán los mismo efectos que la firma manuscrita si cumple con los atributos y o requisitos, previstos para una y otra.
En todo caso el contrato de trabajo firmado de forma electrónica, deberá cumplir con los
requisitos establecidos en el articulo 39 del Código Sustantivo de Trabajo, es
decir: la identificación y domicilio de las partes; el lugar y la fecha de su
celebración; el lugar en donde se haya contratado el trabajador y en donde haya
de prestar el servicio; la naturaleza del trabajo; la cuantía de la
remuneración, su forma y periodos de pago; la estimación de su valor, en caso
de que haya suministros de habitación y alimentación como parte del salario; y
la duración del contrato, su desahucio y terminación. Además el contrato
escrito debe dar cuenta de las cláusulas que las partes acuerden libremente.
2 tips finales:
- el empleador debe conservar los contratos de trabajo firmados electrónicamente mediante los mecanismos técnicos que garanticen la autenticidad, integridad y disponibilidad de los documentos.
- en caso de que el empleador opte por la celebración del contrato de trabajo firmado electrónicamente, deberá proveer al trabajador de los medios necesarios para el uso de la firma electrónica, mediante desarrollos tecnológicos propios o contratados con terceros, y no puede generar ningún costo para el empleado.
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