¿Documentos electrónicos sirven de prueba en los procesos judiciales? Sí

En primer lugar recordemos que según el artículo 243 del Código General del proceso son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadro, mensajes de datos, entre otros que tengan carácter representativo o declarativo.

Ahora en sentencia 2015-01577 de noviembre 24 de 2016 del Consejo de Estado, sección quinta, M.P. Lucy Bermúdez Bermúdez expreso: “En efecto, el documento electrónico tiene la misma capacidad probatoria e importancia que cualquier otro medio de prueba y, como tal, está sometido a los mismos presupuestos probatorios que se exigen para poder valorar la prueba documental, se hace referencia a aspectos como la autenticidad, que alude a la autoría de quien proviene y a la certeza de su contenido. (…)

En la ley 527 de 1999, fueron puestos en evidencia aspectos intrínsecos de la prueba virtual o electrónica, a saber: la integridad, la completitud e inalterabilidad en su génesis o generación y en las circunstancias que le sean relevantes y propias, tal y como se advierte del artículo 9°, en aplicación armónica con el artículo 11, en cuanto a la autenticidad y confiabilidad.

Esta última disposición, para efectos, de permitir la valoración de esta clase de pruebas, previó: “Para la valoración de la fuerza probatoria de los mensajes de datos a que se refiere esta ley, se tendrán en cuenta las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas. Por consiguiente habrán de tenerse en cuenta: la confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente”. Finalmente, el presupuesto de conservación documental que da la seguridad a la prueba virtual o electrónica determinara su valoración como tal”.

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¿Contratistas con derecho fundamental a la estabilidad ocupacional reforzada?

Se acaba de conocer la sentencia SU049/17 emitida por la Corte Constitucional y que genera precedente “preferente” y “vinculante” sobre un tema de permanente consulta empresarial: si un prestador de servicios puede tener derecho a estabilidad en su relaciona contractual.

Dejando de lado la discusión sobre tercerización laboral (Decreto 583 de 2016 y Resolución 5670 de 2016), la Corte Constitucional se dio a la tarea de responder si la estabilidad ocupacional reforzada es aplicable a las relaciones originadas en contratos de prestación de servicios.

 La Corte se responde así:

1.- “Quien contrata la prestación de un servicio personal –con o sin subordinación- debe tener presente que adquiere con la persona que se lo presta una relación relevante a la luz de la Constitución, pues adquiere el deber de actuar con solidaridad cuando las circunstancias se lo requieran, y sus relaciones deben entonces trascender el principio de utilidad que en general es válido observar en los actos contractuales que desarrolle, y en las relaciones patrimoniales de disposición de sus bienes económicos”.

2.- el derecho a la estabilidad laboral reforzada aplica no solo a quienes tienen un vínculo de trabajo dependiente estrictamente subordinado y sujeto al derecho laboral, sino también a quienes están insertos en relaciones ocupacionales divergentes, originadas por ejemplo en un contrato de prestación de servicios o en un contrato de aprendizaje. Sentencia T-1210 de 2008, T-040 de 2016 entre otras. Refiriéndose a la protección establecida en la ley 361 de 1997 dice la Corte Constitucional: “Esta protección, por lo demás, no aplica únicamente a las relaciones laborales de carácter dependiente, sino que se extiende a los contratos de prestación de servicios independientes propiamente dichos. En efecto, esto se infiere en primer lugar del texto mismo del artículo 26 de la Ley 361 de 1997, el cual establece que “ninguna persona en situación de discapacidad podrá ser despedida o su contrato terminado por razón de su discapacidad, salvo que medie autorización de la oficina de Trabajo”. Como se observa, la norma establece una condición para la terminación del contrato de una persona en situación de discapacidad, y no califica la clase de contrato para reducirla únicamente al de carácter laboral (…)”

3.- La Corte Constitucional dice que: “La violación a la estabilidad ocupacional reforzada debe dar lugar a una indemnización de 180 días, según lo previsto en el artículo 26 de la Ley 361 de 1997, interpretado conforme a la Constitución, incluso en el contexto de una relación contractual de prestación de servicios, cuyo contratista sea una persona que no tenga calificación de pérdida de capacidad laboral moderada, severa o profunda”

Los invitamos a leer el artículo Tercerización laboral, ¿Qué es? Cuando es ilegal?

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SIC reitera necesidad de contar con autorización del titular del dato para poder utilizarlo

A través del concepto 431306 del 26 de enero de 2017 la Superintendencia de Industria y Comercio (máxima autoridad administrativa en materia de Habeas Data), refiriéndose a un cuestionamiento sobre la necesidad de contar con autorización del titular del dato personal para poder usarlo reitero lo ya establecido por la ley y decantado por la jurisprudencia constitucional.

En el referido concepto se reiteró que:

 -       el principio de libertad es el pilar fundamental de la administración de datos, pues permite al ciudadano elegir voluntariamente si su información personal puede ser utilizada o no en bases de datos, y también impide que la información ya registrada de un usuario, la cual ha sido obtenida con su consentimiento, pueda pasar a otro organismo que la utilice con fines distintos para los que fue autorizado inicialmente (sentencia C- 748 de 2011).

-      El consentimiento que otorga el titular del dato es “CALIFICADO” por cuanto debe ser previo, expreso e informado. Sobre el particular, en la Sentencia C-1011 de 2008 se sostuvo que tales características concretan la libertad del individuo frente al poder informático, así: en relación con el carácter previo, la autorización debe ser suministrada, en una etapa anterior a la incorporación del dato. En relación con el carácter expreso, la autorización debe ser inequívoca, razón por la cual, no es posible aceptarse la existencia, dentro del ordenamiento jurídico colombiano, de un consentimiento tácito. En relación con el carácter informado, el titular no sólo debe aceptar el Tratamiento del dato, sino también tiene que estar plenamente consciente de los efectos de su autorización.

En el referido concepto la SIC dijo que el tratamiento de los datos personales solo puede realizarse cuando exista la autorización previa, expresa e informada del titular, con el fin de permitirle que se garantice que en todo momento y lugar pueda conocer en dónde está su información personal, para qué propósitos ha sido recolectada y qué mecanismos tiene a su disposición para su actualización y rectificación. Y concluyo que:

- El Decreto 1377 de 2013 señaló un régimen de transición con un término perentorio para que los responsables implementaran los mecanismos alternos que permitieran la obtención de la autorización del titular de los datos personales. Una vez vencido dicho término, esto es, el 27 de julio de 2013, los responsables solo pueden continuar con el tratamiento de los datos que fueron recolectados con anterioridad a la mencionada disposición cuando el titular haya otorgado su autorización de manera expresa, la cual puede ser solicitada a través de mecanismos eficientes de comunicación entendidos como aquellos que el Responsable o Encargado usan en el curso ordinario de su interacción con los Titulares registrados en sus bases de datos”.

-      Debe tener en cuenta que sin la autorización expresa del titular no puede realizar ningún tratamiento de datos personales, esto es, la recolección, el uso, la circulación o el almacenamiento de los mismos.

Los invitamos a leer este articulo: Autorización en habeas data, ¿cuál es la función y como se hace? donde podre encontrar ademas un ejemplo de autorización.

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Factura, la regla general indica que debe entregarse físicamente

En primer lugar recordemos que según el artículo 615 del Estatuto Tributario todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen. Esta obligación es ratificada en el artículo 1.6.1.4.11 del Decreto 1625 de 2016.

Ahora que significa ¿”expedir”? según el diccionario de la Real Academia española de la Lengua esta palabra significa: extender por escrito, con las formalidades acostumbradas, siendo este el sentido literal que en nuestra opinión debe atenderse para el cumplimiento de la obligación fiscal contenida en el artículo 615 del Estatuto Tributario y el cual ha sido así acogido por la DIAN en el oficio N° 050328 de 10-08-2013 en el cual dijo: “la expedición de la factura consiste en la entrega del original con el lleno de los requisitos legales establecidos en el artículo 617” . Esta conclusión aplica para la factura que se expida en talonario o papel y para la que es expedida por computador las cuales deben ser entregadas DIRECTAMENTE al adquirente de los bienes y/o servicios. Como excepción a la generación de un documento físico podemos contar con la factura electrónica en los términos del artículo 1.6.1.4.13 del decreto 1625 de 2016 la cual es expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos.

No está por demás recordar que el artículo 772 del Código de Comercio, refiriéndose a los titulo valores, establece que el emisor vendedor o prestador del servicio emitirá un original y dos copias de la factura, situación se solo podrá cumplirse virtualmente cuando estemos en aplicación del decreto 1349 de 2016 ( factura electrónica).

En cuanto a la conservación por parte de obligado a facturar y el adquirente, recordemos:

-      Si la factura es por talonario o por computador, esta podrá ser conservada de manera física o por cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta, en los términos del artículo 28 de la ley 962 de 2005,

-      Si la factura es electrónica, igual que las notas crédito y débito se conservaran en el formato electrónico de generación establecido por la DIAN.

No está por demás dejar claro que la norma fiscal (art. 771-2) no limita la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables en virtud o con ocasión del método de conservación de la factura o documentos equivalente, siendo lo más importante que pueda garantizarse la reproducción exacta y de manera comprensible de la información del documento.

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¿Se puede “anular” la factura cuando no pagan o me estafan? NO

En primer lugar recordemos que según las reglas contables colombianas, decreto 2649 de 1993, para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser, además de otros atributos, confiable y útil. En esta medida cuando un empresario transfiere un bien en ejercicio de una operación de comercialización ésta operación se debe identificar y registrar o incorporar formalmente en la contabilidad según el hecho económico realizado, el cual, si nos referimos a la comercialización de bienes será una compraventa, operación que es definida por el Código de Comercio (art. 905) como un contrato en que una de las partes de obliga a transmitir la propiedad de una cosa (el empresario y/o vendedor) y la otra a pagarla en dinero (el cliente), operación que debe estar acompaña de una factura y o documento equivalente en los términos de la legislación tributaria (art. 615 del E.T.).

Así mismo es pertinente recordar que en el concepto 089282 del 20 de noviembre de 1998 la DIAN dijo que “el artículo 429 Ibídem dispone que el impuesto sobre las ventas se causa en la fecha de emisión de la factura o documento equivalente, por tal razón cuando esta sea emitida nace la obligación de causar, liquidar y pagar el tributo, obligación que recae en cabeza del responsable del impuesto sobre las ventas sin que haya lugar, en modo alguno, que a causa del no pago del impuesto o la contraprestación del bien o servicio por parte del adquirente se deba o pueda reversar la operación; pues el incumplimiento de las obligaciones de una de las partes no debe trascender a la obligación que la ley impone al responsable del impuesto.

En cuanto a la “anulación” de las facturas, mejor dicho, a la posibilidad de dejar sin efecto un acto o un contrato del cual es evidencia una factura, la DIAN en el concepto 59541 de 1997 y en el oficio 33011 de 2001 dijo que “Una operación de venta se anula, cuando por diferentes razones y teniendo en cuenta el principio de la realidad económica que rige la contabilidad, no se realiza un intercambio definitivo de un bien, por lo que lo inicialmente pactado se deshace; situaciones que tienen la incidencia  fiscal señalada en el artículo 484 del Estatuto Tributario.” En esta medida, cuando estamos frente a un delito contra el patrimonio económico como lo es la estafa, no es procedente pensar, per se, en la posibilidad de dejar sin efecto el acto o contrato de transferencia del bien y anular la factura que evidencia, contablemente y fiscalmente la operación, puesto que ello supondría el previo acuerdo de las partes en ese sentido, lo que no ocurre en presencia de este tipo de delitos.

Nos está por demás recordar que el Consejo Técnico de la Contaduría Publica en el concepto 633 del 08 de julio de 2015 dijo que “cuando un cliente devuelve una mercancía, por las razones que sean, estamos en la presencia de una devolución en ventas. La cual (…) se debe registrar en la cuenta 4175. De otra parte, cuando se anula un factura o cuenta de cobro o su equivalente, esta debe ser reconocida como un menor valor (debito) del ingreso, por cuanto se presume que la mercancía no se suministró o el servicio no se prestó” 

Los invitamos a leer este artículo: ¿Es posible expedir una factura que reemplace otra? Sí, pero…

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