Procesos Disciplinarios a partir de junio de 2026: Circular 48 del Ministerio de Trabajo

El 22 de mayo de 2026, el Ministerio del Trabajo expidió la Circular 0048, un documento que aterriza de manera estricta los cambios que la Ley 2466 de 2025 (Reforma Laboral) introdujo al artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo (CST) y reitera que los Reglamentos Internos de Trabajo (RIT) deben estar actualizados al 25 de junio de 2026.

¿Qué cambió radicalmente?

Olvídese de los procesos disciplinarios express o de citar a descargos de un día para otro. La Circular 0048 reitera que el debido proceso disciplinario en el sector privado no es una sugerencia jurisprudencial, sino un mandato legal. El núcleo de la reforma establece que todo procedimiento para imponer sanciones (suspensiones, multas) o llamados de atención con efectos sancionatorios debe cumplir con una estructura rígida. El cambio más disruptivo operacionalmente es la obligatoriedad de otorgar un término mínimo de cinco (5) días hábiles entre la notificación de los cargos y la audiencia de descargos, garantizando además el traslado completo de todas las pruebas.

El Nuevo Flujo del Proceso Disciplinario 

Para las empresas Obligadas a contar con Reglamento Interno de Trabajo, el procedimiento estándar se divide en las siguientes etapas críticas:

1. Notificación Escrita y Calificación Provisional: Se debe describir con precisión la citación a la audiencia y en ella hacer referencia a la conducta y realizar una calificación provisional de la falta según el RIT.

2. Traslado Total de Pruebas: Se le deben entregar al trabajador "todas y cada una" de las pruebas en las que se basa la acusación. Si aparece una prueba nueva después, el cronograma se reinicia.

3. Término de Preparación (Los 5 días hábiles): Entre la entrega de la notificación/pruebas y la audiencia, deben mediar mínimo 5 días hábiles.

4. Audiencia de Descargos: Espacio para escuchar al trabajador, quien puede estar acompañado por delegados sindicales o testigos. Se permite el uso de tecnologías (virtualidad), siempre que el trabajador garantice conectividad; si no, debe ser presencial.

5. Decisión Motivada y Proporcional: La sanción no puede ser genérica. Debe explicar el porqué de la dosificación.

6. Segunda Instancia / Impugnación: Obligatoriedad de contar con un recurso de apelación o reposición consagrado en el RIT.

La Delgada Línea: ¿Sanción Disciplinaria o Despido con Justa Causa?

Este es el punto fino donde las finanzas de la empresa se protegen. La Circular 0048, respaldada en la Sentencia SU-449 de 2020 de la Corte Constitucional y la jurisprudencia de la Corte Suprema de Justicia, ratifica una distinción vital: El despido con justa causa, por regla general, NO es una sanción disciplinaria, sino el ejercicio de la facultad resolutoria unilateral del contrato (Art. 64 del CST).

• ¿Cuándo NO requiere el proceso de los 5 días? Cuando el despido se basa directamente en una causal legal del artículo 62 del CST y su RIT o contrato no contractualizó el despido como una sanción. Pero se debe tener presente algo: que no requiera el proceso disciplinario formal no significa que pueda despedir a ciegas. La Corte exige cumplir con: comunicación clara de motivos, inmediatez (no dejar pasar meses desde la falta), y otorgar el derecho básico a ser escuchado antes de la carta de terminación.

• ¿Cuándo SÍ lo requiere? Si su RIT dictamina que la consecuencia ante una falta grave es el despido dentro de una escala progresiva de sanciones, o si se trata de causales específicas como bajo rendimiento.

Checklist de Compliance Disciplinario

Utilice esta lista de verificación para auditar su departamento de Gestión Humana y operaciones antes de que actúe la UGPP o los inspectores del Ministerio del Trabajo:

Obligación Legal	Estado Actual en su Empresa	Acción Práctica Necesaria
Actualización del RIT	¿Ya se radicó o actualizó bajo la Ley 2466/25?	Plazo máximo: 25 de junio de 2026. Adecuar la escala de faltas y el procedimiento.
Término de Citación	¿Maneja tiempos inferiores a 5 días hábiles?	Modificar inmediatamente plantillas de citación. Contar días hábiles, excluyendo sábados (si no se laboran administrativamente) y domingos.
Estructura de Citaciones	¿Son genéricas?	Incluir obligatoriamente la "Calificación Provisional" de la falta.
Política de Memorandos	¿Los usa como sanción o como instrucción?	Si el memorando acumula para sanción futura, requiere el proceso formal. Si es solo directriz operativa, déjelo por escrito aclarando que no es sanción.
Doble Instancia	¿Su reglamento contempla apelación?	Si el RIT no lo prevé, por defecto la ley otorgará la segunda instancia, lo que puede trabar la operación si no tiene delegada la jerarquía de decisiones.
Flexibilidad para Pymes	¿Tiene menos de 10 trabajadores?	Aplica un régimen flexible: solo está obligado a notificar por escrito, escuchar al trabajador y garantizar proporcionalidad. Menos burocracia, pero igual rigor probatorio.

Tips y Recomendaciones Estratégicas para Empresarios

1. Sincere sus Memorandos: Instruya a sus líderes de área. Si es una instrucción, use lenguaje operativo: "Le recuerdo el procedimiento estipulado para la tarea X..."
2. Cuidado con las Pruebas Sorpresa: Si en medio de los 5 días previos a la audiencia usted encuentra un video o un registro biométrico nuevo, no lo guarde para "sorprender" al trabajador en la audiencia. Debe trasladarlo inmediatamente y reprogramar el término.
3. Ajustes Razonables en Inclusión: Si tiene colaboradores con discapacidades cognitivas, auditivas o de comunicación, adapte el proceso. Dejar constancia escrita de los apoyos brindados previene multas severas por discriminación ante el Ministerio.
4. Digitalización Segura: Use la tecnología a su favor para optimizar tiempos. Las audiencias virtuales son perfectamente válidas, pero configure un protocolo de verificación donde el trabajador acepte expresamente que cuenta con las herramientas tecnológicas adecuadas. Si reporta fallas, migre de inmediato a lo presencial.