¿Cuánto tiempo deben conservarse los libros y papeles de Comercio? 2 reglas particulares y un consejo

En primer lugar es necesario recordar que de acuerdo con el Código de Comercio, artículo 19, es deber de los comerciantes conservar con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades. 

En cuanto a la conservación de los libros y papeles de comercio debemos tener presente que la ley 962 de 2005, a través del artículo 28, “Racionalizó” su termino de conservación, y allí dijo:

Artículo 28. Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.

Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales.

En cuanto a la posibilidad de llevar los libros y papeles de comercio en medios electrónicos ésta ha sido aceptada por el Consejo Técnico de la Contaduría Publica, quien así lo ha reconocido en el concepto número  17 del 22 de febrero de 2013 y en la cual citó, expresamente, el artículo 173 del decreto 19 de 2012 que en lo pertinente dice:

(..) Los libros podrán llevarse en archivos electrónicos, que garanticen en forma ordenada la inalterabilidad, la integridad y seguridad de la información, así como su conservación. El registro de los libros electrónicos se adelantará de acuerdo con la reglamentación que expida el Gobierno Nacional."

No obstante la existencia de normas que le apuntan a la "racionalización" en el tiempo de conservación de la información es importante que existen algunas reglas especiales como por ejemplo:

- En materia de facturación electrónica la conservación esta marcada por el artículo 632 del E.T. y la resolución 042 de 2020, artículo 71.

-En materia de seguridad social los soportes de pagos, según lo expresado por el  1072 DE 2015, debe ser conservados por lo menos 20 años

En materia de seguridad social y relaciones laborales recomendamos la conservación de los soportes y documentos durante todo el tiempo de existencia de el pagador. Recomendamos la lectura de este artículo ¿Durante cuánto tiempo se deben conservar los documentos del SG-SST?

¿Como se determina la base de la retención mínima en la fuente?

Frente a la pregunta: ¿el pago de cesantías e intereses de las mismas que efectúa directamente el empleador al trabajador se debe tener en cuenta como pago mensual para efectos de determinar la tarifa mínima de retención en la fuente? La DIAN a través del OFICIO N° 040899 de 10 de julio de 2014 dijo “(…) En conclusión para el caso que nos ocupa el pago de las cesantías e intereses a las mismas no hacen parte de la base gravable para la aplicación del artículo 384 del E.T. por cuanto la base será la determinada mediante el procedimiento previsto en el artículo 2 del Decreto 1070 de 2013 antes explicado(...)". 

Respuesta que nuestro sentir  enriquece los elementos a depurar de la base de retención mínima en la fuente para los empleados declarantes del impuesto sobre la renta. 

No está por demás mostrar las dos normas en paralelo:

Articulo 384 del E.T.

DECRETO NÚMERO 1070 DE 2013

Tarifa mínima de retención en la fuente para empleados. No obstante el cálculo de retención en la fuente efectuado de conformidad con lo dispuesto en el artículo 383 de este Estatuto, los pagos mensuales o mensualizados (PM) efectuados por las personas naturales o jurídicas, las sociedades de hecho, las comunidades organizadas y las sucesiones ilíquidas, a las personas naturales pertenecientes a la categoría de empleados, será como mínimo la que resulte de aplicar la siguiente tabla a la base de retención en la fuente determinada al restar los aportes al sistema general de seguridad social a cargo del empleado del total del pago mensual o abono en cuenta:

Artículo 2°. Depuración de la base del cálculo de la retención en la fuente. Para obtener la base de retención en la fuente sobre los pagos o abonos en cuenta por concepto de rentas de trabajo efectuados a las personas naturales pertenecientes a la categoría de empleados, se podrán detraer los siguientes factores: 1. Los ingresos que la ley de manera taxativa prevé como no constitutivos de renta ni ganancia ocasional. 2. Las deducciones a que se refiere el artículo 387 del Estatuto Tributario, reglamentado por el artículo 2° del Decreto número 0099 de 2013. 3. Los aportes obligatorios al Sistema General de Seguridad Social en Salud. 4. Las rentas que la ley de manera taxativa prevé como exentas en razón a su origen y beneficiario

El oficio (concepto) N° 040899 de 10 de julio de 2014, le da “anchura” a una depuración que en principio parecía restringida en los términos del artículo 384 del E.T.

Lo anterior sin perjuicio de tener en cuenta que en el OFICIO N° 050282 de 20-08-2014 la DIAN opinó: “(…) En este orden de ideas, es preciso insistir en que el mecanismo de retención en la fuente mínima consagrado en el artículo 384 del Estatuto Tributario, busca que el Impuesto Mínimo Alternativo Nacional (IMAN) se recaude a lo largo del mismo período gravable, razón por la cual no hay lugar a disminuir la base de retención en la fuente mínima con factores distintos a los taxativamente señalados en el artículo 384 del Estatuto Tributario y en el artículo 6° del Decreto Reglamentario 1070 de 2013(…)”

Empleado puede proponer retención mínima superior¿Por qué lo haría?‏

El incremento en el número de declarantes del impuesto sobre la renta ha dejado muchas lecciones. Me referiré a una de ellas:

De acuerdo con el  parágrafo 2 del artículo 384  del Estatuto Tributario y con el parágrafo 3 del artículo 3 del decreto 99 de 2014, los contribuyentes declarantes pertenecientes a la categoría tributaria de empleados a los que se refiere el artículo 329 del Estatuto Tributario pueden solicitar al pagador (no necesariamente “empleador” en los términos de las normas laborales)  la aplicación de una tarifa mínima de retención en la fuente superior a la establecida en el artículo 384 del Estatuto Tributario.

¿Y cuál puede ser el objetivo de semejante propuesta formulada por el “empleado” al pagador?

Si se advierte, luego de un juicioso análisis de las finanzas personales del contribuyente, que el impacto en el flujo de caja mensual del empleado (en términos tributarios), es decir, el dinero en la cuenta bancaria o en el bolsillo del beneficiario, no es sustancial o no lo afecta más allá de lo aceptable, el empleado puede pensar en esta propuesta como una fórmula de prepagar su Impuesto sobre la Renta y “escaparse” en el futuro de tener que conseguir o destinar una suma de dinero, que ya consolidada, puede generar estrés en su flujo de caja.

Es decir, una tarifa de retención en la fuente a título de renta, coherente, proporcionada y aceptable, evita estrés en el flujo de caja del empleado en el futuro.   

@juanfpulgarin     juanfpulgarin@hotmail.com    

Proyecto de Resolución que reforma el sistema técnico de control de la factura

Les recomiendo leer este proyecto de resolución de la DIAN y enviar comentarios a asistenciainterna@dian.gov.co  hasta el 11de noviembre:

http://www.dian.gov.co/dian/13Normatividad.nsf/E3B84A217218286005256F88005C3997/1311A74D0ED5401D05257D8700514E0B?OpenDocument

Sociedades de Hecho tienen responsabilidades Tributarias.

En primer lugar les recuerdo que cuando un establecimiento de comercio pertenece a dos (2) o mas personas, esta situacion es certificada por las cámaras de comercio como “sociedad de Hecho” y esta calificación trae consigo responsabilidades fiscales: a continuacion un fragmento de un concepto de la DIAN y un texto de sentencia del Consejo de Estado:

Concepto Nº 096514 de 27-12-2005. DIAN

(…)

Para efectos del cumplimiento de las obligaciones tributarias a cargo de una sociedad de hecho es suficiente con el NIT asignado por la DIAN a la sociedad, sin perjuicio del NIT que requieren los socios para cumplir con sus propias obligaciones tributarias, en su calidad de personas naturales.

(…)

En tanto que las sociedades de hecho se asimilan, para efectos tributarios, a sociedades comerciales, la administración de impuestos debe asignarles un número de identificación tributaria -NIT- que es distinto del NIT que identifica a los socios individualmente considerados.

El literal c) del artículo 572 ibídem, establece que los gerentes, administradores y, en general, los representantes legales, deben cumplir los deberes formales tributarios a cargo de las personas Jurídicas y las sociedades de hecho. Dicha responsabilidad puede ser delegada en funcionarios de la empresa, en cuyo caso se deberá informar a la administración de impuestos y aduanas correspondiente.

La representación legal en materia tributaria, en el caso de las sociedades de hecho, está definida claramente en esta disposición, sin que sea necesario asignarle un nuevo NIT a la persona natural, para que la ejerza. Lo anterior se entiende sin perjuicio del NIT que eventualmente puedan requerir los socios para cumplir con sus propias obligaciones tributarias, en su calidad de personas naturales.

CONSEJO DE ESTADO, Sala contenciosa, sec. 4. C.P JULIO ENRIQUE  CORREA RESTREPO . Rad. Radicación número:  23001-23-31-000-8772-01-9737 de 04/02/2000

SOCIEDAD DE HECHO - Tratamiento impositivo / CONTRIBUCIÓN DEL IMPORENTA / RESPONSABILIDAD SOLIDARIA  E ILIMITADA EN SOCIEDAD DE HECHO. La norma transcrita incorpora al ordenamiento fiscal como contribuyente, entre otras, a la sociedad de hecho, asimilándola, para estos efectos a la  de responsabilidad limitada.  En tal virtud, la sociedad de hecho se considera como contribuyente del impuesto sobre la renta, contrayéndose a tal aspecto de sujeción pasiva el  alcance de la disposición.   De otra parte, la sociedad de hecho constituye una forma asociativa  contemplada por la ley mercantil, que en su artículo  499 claramente estipula que “no es persona jurídica”.  Y que “por consiguiente los derechos que adquieran y las obligaciones que se contraigan para la empresa social, se entenderán adquiridos o contraídas a favor o a cargo de todos los socios de hecho”. El artículo 501, consagra expresamente la responsabilidad solidaria e ilimitada de los socios, siendo la solidaridad  un rasgo característico  de su naturaleza. Así, entratándose de entes sin personalidad jurídica, el cumplimiento de las obligaciones o la satisfacción de los derechos  resulta exigible de todos  los asociados o de cualquiera de ellos, situación contemplada en idéntica forma por la ley fiscal, entratándose de tributos. 

ENTE SIN PERSONERÍA JURÍDICA - Responsabilidad por el pago de productos / SOCIEDAD DE HECHO - Responsabilidad por el pago de tributos. El precepto atribuye responsabilidad por el pago del “tributo”, ésto es, limitado al monto del respectivo impuesto,  a “los deudores del respectivo patrimonio, asociados o copartícipes, solidariamente entre sí por las obligaciones de los entes colectivos sin personalidad jurídica”, lo que significa  que la satisfacción de la obligación es exigible de uno o de todos los deudores solidarios, pues resulta inaplicable lo dispuesto en el artículo  794, como lo pretende la demanda, toda vez que la norma regula lo concerniente a la responsabilidad solidaria en las sociedades personas jurídicas, o sea las regularmente formadas, que no es la situación jurídica atinente al asunto aquí debatido. En conclusión,  careciendo el artículo 13 del E.T del alcance pretendido por el recurrente, para situar la responsabilidad solidaria del actor, en forma limitada y conforme a  las previsiones del artículo  794 y deducido que su vinculación como deudor  corresponde a la indicada en el artículo 793, literal e), esto es, en forma solidaria e ilimitada en la satisfacción de las obligaciones de la sociedad XXXXXX CIA. S. de H. por concepto de los impuestos de renta, ventas y retención en la fuente, solidaridad que se contrae a dichos “tributos”, como lo señala la norma y sin incluir obligaciones surgidas  en virtud de sanciones, respecto de las cuales no existe responsabilidad solidaria, en la forma como  reiteradamente lo ha expresado la Corporación.