A continuación les compartimos un útil concepto de la DIAN que lleva por numero 1239 [011042] del 26-12-2024 y en el cual esta entidad respondió este interrogante: ¿Si el documento soporte de nómina electrónica -DSNE no se transmite dentro del plazo establecido por la normativa vigente es aplicable una sanción por la transmisión extemporánea? ¿Puede la transmisión extemporánea afectar la deducibilidad de los costos y gastos soportados en dicho documento electrónico?
La DIAN respondió así:
La transmisión extemporánea del DSNE no genera sanciones específicas, ya que las disposiciones sancionatorias del artículo 616-1 del Estatuto Tributario (ET), modificado por la Ley 2155 de 2021, requieren reglamentación posterior, y el régimen anterior no establece una sanción directa para este incumplimiento.
La deducibilidad de los costos y gastos respaldados por el DSNE está condicionada a su generación y transmisión dentro de los plazos establecidos. No obstante, si la transmisión extemporánea se realiza antes de la presentación de la declaración de renta, el soporte de los costos y deducciones será válido, siempre que se demuestre la relación laboral y el pago o abono en cuenta correspondiente.
Dentro de los fundamentos de la posición expuesta en el concepto 1239 se encuentran:
“Este Despacho mediante Oficio No. 914809 de 2021 precisó que, bajo el marco de la Resolución DIAN 000013 de 2021, no existe una sanción específica por la no transmisión o transmisión extemporánea del documento soporte de nómina electrónica. Además, respecto de la sanción por transmisión extemporánea de los documentos soporte en el sistema de facturación electrónica -SFE, precisó que la aplicación de las sanciones del artículo 616-1 del ET, modificado por el artículo 13 de la Ley 2155 de 2021, requiere reglamentación adicional. Por tanto, hasta que no se reglamente dicha sanción sobre el DSNE ésta no le es aplicable. En consecuencia, actualmente no hay una sanción directa aplicable sobre la extemporaneidad del DSNE, salvo el posible impacto en la deducibilidad de costos y gastos” , y continuo así:
“Así, la resolución DIAN 000013 de 20214 establece que los costos y gastos relacionados con la nómina son deducibles si están respaldados por el DSNE transmitido dentro de los plazos en ella establecidos. Sin embargo, (i) si el contribuyente corrige la omisión antes de la presentación de su declaración y, (ii) demuestra la existencia de la relación laboral y los pagos o abonos en cuenta efectuados con motivo de la nómina, la administración no debe desconocer al contribuyente la deducibilidad de estos costos y gastos por no contar el DSNE validado dentro del plazo oportuno. Lo anterior, en virtud de la aplicación de los principios de legalidad, primacía de la sustancia sobre la forma y debido proceso en materia tributaria, evitando que errores formales anulen el reconocimiento de obligaciones sustanciales correctamente cumplidas. Situación distinta ocurre si no se transmite el DSNE, en ese caso, los costos y gastos que debían estar respaldados por este documento electrónico no serán deducibles para el contribuyente. Sin embargo, cuando la omisión se subsana oportunamente y se cumplen las obligaciones sustanciales (p. ej., pagos de nómina y retenciones aplicables), el soporte de deducciones puede ser aceptado”.
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