Procesos Disciplinarios a partir de junio de 2026: Circular 48 del Ministerio de Trabajo

El 22 de mayo de 2026, el Ministerio del Trabajo expidió la Circular 0048, un documento que aterriza de manera estricta los cambios que la Ley 2466 de 2025 (Reforma Laboral) introdujo al artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo (CST) y reitera que los Reglamentos Internos de Trabajo (RIT) deben estar actualizados al 25 de junio de 2026.

¿Qué cambió radicalmente?

Olvídese de los procesos disciplinarios express o de citar a descargos de un día para otro. La Circular 0048 reitera que el debido proceso disciplinario en el sector privado no es una sugerencia jurisprudencial, sino un mandato legal. El núcleo de la reforma establece que todo procedimiento para imponer sanciones (suspensiones, multas) o llamados de atención con efectos sancionatorios debe cumplir con una estructura rígida. El cambio más disruptivo operacionalmente es la obligatoriedad de otorgar un término mínimo de cinco (5) días hábiles entre la notificación de los cargos y la audiencia de descargos, garantizando además el traslado completo de todas las pruebas.

El Nuevo Flujo del Proceso Disciplinario 

Para las empresas Obligadas a contar con Reglamento Interno de Trabajo, el procedimiento estándar se divide en las siguientes etapas críticas:

1. Notificación Escrita y Calificación Provisional: Se debe describir con precisión la citación a la audiencia y en ella hacer referencia a la conducta y realizar una calificación provisional de la falta según el RIT.

2. Traslado Total de Pruebas: Se le deben entregar al trabajador "todas y cada una" de las pruebas en las que se basa la acusación. Si aparece una prueba nueva después, el cronograma se reinicia.

3. Término de Preparación (Los 5 días hábiles): Entre la entrega de la notificación/pruebas y la audiencia, deben mediar mínimo 5 días hábiles.

4. Audiencia de Descargos: Espacio para escuchar al trabajador, quien puede estar acompañado por delegados sindicales o testigos. Se permite el uso de tecnologías (virtualidad), siempre que el trabajador garantice conectividad; si no, debe ser presencial.

5. Decisión Motivada y Proporcional: La sanción no puede ser genérica. Debe explicar el porqué de la dosificación.

6. Segunda Instancia / Impugnación: Obligatoriedad de contar con un recurso de apelación o reposición consagrado en el RIT.

La Delgada Línea: ¿Sanción Disciplinaria o Despido con Justa Causa?

Este es el punto fino donde las finanzas de la empresa se protegen. La Circular 0048, respaldada en la Sentencia SU-449 de 2020 de la Corte Constitucional y la jurisprudencia de la Corte Suprema de Justicia, ratifica una distinción vital: El despido con justa causa, por regla general, NO es una sanción disciplinaria, sino el ejercicio de la facultad resolutoria unilateral del contrato (Art. 64 del CST).

• ¿Cuándo NO requiere el proceso de los 5 días? Cuando el despido se basa directamente en una causal legal del artículo 62 del CST y su RIT o contrato no contractualizó el despido como una sanción. Pero se debe tener presente algo: que no requiera el proceso disciplinario formal no significa que pueda despedir a ciegas. La Corte exige cumplir con: comunicación clara de motivos, inmediatez (no dejar pasar meses desde la falta), y otorgar el derecho básico a ser escuchado antes de la carta de terminación.

• ¿Cuándo SÍ lo requiere? Si su RIT dictamina que la consecuencia ante una falta grave es el despido dentro de una escala progresiva de sanciones, o si se trata de causales específicas como bajo rendimiento.

Checklist de Compliance Disciplinario

Utilice esta lista de verificación para auditar su departamento de Gestión Humana y operaciones antes de que actúe la UGPP o los inspectores del Ministerio del Trabajo:

Obligación Legal	Estado Actual en su Empresa	Acción Práctica Necesaria
Actualización del RIT	¿Ya se radicó o actualizó bajo la Ley 2466/25?	Plazo máximo: 25 de junio de 2026. Adecuar la escala de faltas y el procedimiento.
Término de Citación	¿Maneja tiempos inferiores a 5 días hábiles?	Modificar inmediatamente plantillas de citación. Contar días hábiles, excluyendo sábados (si no se laboran administrativamente) y domingos.
Estructura de Citaciones	¿Son genéricas?	Incluir obligatoriamente la "Calificación Provisional" de la falta.
Política de Memorandos	¿Los usa como sanción o como instrucción?	Si el memorando acumula para sanción futura, requiere el proceso formal. Si es solo directriz operativa, déjelo por escrito aclarando que no es sanción.
Doble Instancia	¿Su reglamento contempla apelación?	Si el RIT no lo prevé, por defecto la ley otorgará la segunda instancia, lo que puede trabar la operación si no tiene delegada la jerarquía de decisiones.
Flexibilidad para Pymes	¿Tiene menos de 10 trabajadores?	Aplica un régimen flexible: solo está obligado a notificar por escrito, escuchar al trabajador y garantizar proporcionalidad. Menos burocracia, pero igual rigor probatorio.

Tips y Recomendaciones Estratégicas para Empresarios

1. Sincere sus Memorandos: Instruya a sus líderes de área. Si es una instrucción, use lenguaje operativo: "Le recuerdo el procedimiento estipulado para la tarea X..."
2. Cuidado con las Pruebas Sorpresa: Si en medio de los 5 días previos a la audiencia usted encuentra un video o un registro biométrico nuevo, no lo guarde para "sorprender" al trabajador en la audiencia. Debe trasladarlo inmediatamente y reprogramar el término.
3. Ajustes Razonables en Inclusión: Si tiene colaboradores con discapacidades cognitivas, auditivas o de comunicación, adapte el proceso. Dejar constancia escrita de los apoyos brindados previene multas severas por discriminación ante el Ministerio.
4. Digitalización Segura: Use la tecnología a su favor para optimizar tiempos. Las audiencias virtuales son perfectamente válidas, pero configure un protocolo de verificación donde el trabajador acepte expresamente que cuenta con las herramientas tecnológicas adecuadas. Si reporta fallas, migre de inmediato a lo presencial.

Deducciones en ImpoRenta: contratos de importación de tecnología y pagos de seguridad social, lo que dice el Consejo de Estado

En el mundo de los negocios, la complacencia es el enemigo número uno de la rentabilidad. En una sentencia que tiene por radicado 17001-23-33-000-2022-00142-01 (28829) del 31 de octubre de 2025 el Consejo de Estado, Sección Cuarta, que ratificó que los errores de procedimiento y la inactividad probatoria se pagan caro, directamente en el flujo de caja.

Para entender dónde estuvo el error de estrategia y cómo debe protegerse su empresa, analizamos los puntos clave de la sentencia bajo una perspectiva netamente corporativa:

Argumento / Mito Empresarial	Dictamen Real del Consejo de Estado	Impacto Financiero y Riesgo en 2026
"Si el contrato es viejo o yo no era contribuyente cuando lo firmé, no debo registrarlo". El contribuyente alegó que firmó su contrato de asistencia técnica con Babson College en 2013 cuando era no contribuyente, y que la exigencia de la Ley 1819 de 2016 no podía aplicarse de forma retroactiva.	El registro es un deber formal autónomo internacional. El Consejo de Estado aclaró que la obligación de registrar contratos de importación de tecnología proviene de la Decisión Andina 291 de 1991. Nace con la mera suscripción del contrato, sin importar la calidad tributaria de la empresa. Al estar vigente y ejecutándose en 2017, requería registro ante la DIAN.	Rechazo fulminante del costo: Si su empresa ejecuta contratos de software, marcas, patentes o asistencia técnica con el exterior sin registro vigente ante la DIAN, el gasto es no deducible, disparando el impuesto de renta real.
"Los aportes a seguridad social solo se verifican si es un contrato de servicios personales directos". La defensa argumentó que si un contratista independiente actúa con "criterio empresarial" (subcontrata o tiene costos), el contratante no tiene la obligación ni la facultad de vigilar sus planillas de seguridad social.	La carga de la prueba es del contribuyente. Aunque el Tribunal de primera instancia se confundió, el Consejo de Estado ratificó el rechazo de los honorarios por una razón pragmática: la empresa no demostró con facturas, contratos o pruebas idóneas que los terceros operaban como empresas reales y no como trabajadores independientes (Art. 108 parágrafo 2 E.T.).	Fiscalización en cadena: La DIAN cruzará cuentas de honorarios frente a planillas de aportes. Si usted no exige y guarda el soporte de pago de seguridad social de sus contratistas personas naturales (que ganen más de 1 SMMLV), perderá la deducción del gasto de inmediato.
"Si tengo una interpretación razonable, me salvo de la sanción por inexactitud". Se argumentó la existencia de una "diferencia de criterios" legítima basada en el principio de confianza legítima por el cambio de régimen tributario.	El error de calificación jurídica no es una diferencia de criterios. Para el Consejo de Estado, la omisión de los deberes formales y la falta de soportes no corresponden a una discusión técnica de la norma, sino a una errada planeación de la empresa. La sanción por inexactitud procede plenamente.	Cero tolerancia al error: La DIAN aplicará sanciones de inexactitud severas. Confiar la defensa a una simple "opinión legal" sin sustancia probatoria ya no es un escudo frente a las multas.

3 Recomendaciones Prácticas para los empresarios

Perspectiva de Negocios: La contabilidad y el departamento legal no pueden operar en silos aislados. La gerencia general debe liderar auditorías preventivas.

1. Auditoría inmediata a los contratos intangibles internacionales: Revise todo contrato vigente de licenciamiento de software, asistencia técnica, soporte tecnológico o uso de marcas con proveedores del exterior. Si están activos y generando giros, verifique que cuenten con el registro ante la DIAN dentro de los términos legales. No suponga que por ser un servicio en la "nube" o de tracto sucesivo antiguo está exento de este control formal.

2. Implemente un sistema de 'Compliance' en contratación de independientes: Ordene a su departamento de compras y tesorería que no se libere un solo pago de honorarios o servicios a personas naturales que superen 1 SMMLV al mes sin que el sistema valide y guarde la planilla de seguridad social del mes correspondiente. Si el proveedor alega que opera como empresa, exíjale estados financieros, contratos de su propio personal o registros comerciales que lo demuestren. Guarde estos soportes durante el término de firmeza de su declaración.

3. Al asumir impuestos del exterior, regístrelos como gasto no deducible: Si en sus negociaciones internacionales su empresa pactó asumir la retención en la fuente del proveedor extranjero (gross-up), acepte financieramente que ese valor es un gasto no deducible. Intentar camuflarlo como costo o deducirlo detonará sanciones por inexactitud insalvables ante una auditoría.

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Los invitamos a leer Planeación tributaria, caso de negocio & Defense File: Prepararse para visitas de la DIAN

Las reglas (leyes, decretos, contratos ) ¿Por qué? ¿para que? ¿Cuál es su utilidad?

Quiero plantear un par de reflexiones a partir de un libro titulado “IUS: la invención del derecho en occidente” escrito por Aldo Schiavone y en el cual explica que el derecho no "surgió" naturalmente, sino que fue inventado por los romanos como una tecnología social para gestionar la complejidad, no son simplemente reglas, son herramientas de productividad.

1. El "Porqué": La Necesidad de Predictibilidad y Neutralidad

Para Schiavone, la creación del Ius responde a una necesidad de supervivencia y expansión de la sociedad. No se trata de "justicia" en un sentido abstracto, sino de eficiencia operativa.

• Desvinculación de lo Sagrado: en Roma, el gran "porqué" de la invención del derecho fue la necesidad de separar las reglas sociales de la voluntad caprichosa de los dioses (la religión) y del poder absoluto (la política).

• Gestión del Conflicto de Intereses: Para que una economía crezca, los actores necesitan saber a qué atenerse. El Ius se crea para ofrecer un terreno neutral donde el intercambio de bienes y servicios no dependa de quién es más fuerte, sino de quién tiene el derecho, de quien se apega a las reglas preconcebidas.

• Reducción de Costos de Transacción: Al crear formas estables, se elimina la necesidad de renegociar las bases de la convivencia en cada interacción. El derecho provee la "plantilla", el escenario, la cancha, los límites, las reglas sobre la cual se construye el mercado.

2.El "Cómo": La Abstracción como Herramienta de Ingeniería

Schiavone sostiene en su libro que el derecho se construye mediante un proceso de abstracción técnica que es, en esencia, muy similar al desarrollo de un software moderno.

A. La Creación de "Modelos" Mentales

El "cómo" se logra aislando la realidad social de su contexto físico para convertirla en un concepto jurídico.

• Ejemplo: La "Propiedad" o la "Obligación" no son cosas que se puedan tocar. Son inventos intelectuales que permiten que un activo circule sin necesidad de estar presente físicamente en cada punto de la negociación.

B. El Surgimiento de la "Forma" Funcional

Los romanos descubrieron que para que el derecho fuera funcional al crecimiento, debía ser:

1. Analítico: Descomponer la realidad en piezas pequeñas (sujeto, objeto, vínculo).

2. Autónomo: El derecho crea su propio lenguaje. Esto permite que el sistema legal sea solido y estable frente a crisis políticas o cambios sociales, dándole estabilidad al capital.

C. La Profesionalización (El rol del experto)

Schiavone destaca que el "cómo" dependió de un grupo técnico (los juristas) que transformaron la fuerza bruta en argumentación lógica. Para el empresario actual, esto significa que el derecho es el lenguaje en el que se codifican las expectativas e intereses económicos para que sean sostenible en el tiempo.

3. Conclusión Pragmática para el Hombre de Negocios

Desde la perspectiva de Schiavone, las formas jurídicas son funcionales al desarrollo porque actúan como un "multiplicador de confianza".

• El Derecho como Activo: No veas el cumplimiento normativo como un gasto. Según Schiavone, las formas legales son las que permiten que el valor se desprenda de la materia y se convierta en crédito, acciones o propiedad intelectual.

• Institucionalidad: El crecimiento económico es imposible sin la "invención" del Ius, porque sin formas jurídicas claras, el riesgo es incalculable. Y en los negocios, el riesgo que no se puede calcular, espanta la inversión, o por lo menos lo hace mas riesgosa.

En Colombia, nuestra tradición civilista bebe directamente de esta fuente romana que Schiavone analiza. Cuando estructuramos una sociedad o un contrato de colaboración empresarial, estamos utilizando esa misma "tecnología" de hace 2.000 años para blindar el patrimonio y proyectar el crecimiento.

Así pues el derecho es la arquitectura que permite que la economía pase de ser un intercambio primitivo a un sistema estable y predecible de creación de riqueza, su función es estandarizar la realidad para hacerla escalable y lógica.