Evite que le creen proveedores ficticios, evite fraudes a su empresa

Todos hemos escuchado casos donde las empresas son víctimas de la creación de proveedores fingidos, imaginarios o falsos con lo cual se intenta sustraer recursos de la organización dificultando su detección. Pensando en ello los empresarios deben implementar protocolos de seguridad y control que afirmen el proceso de creación y pago a proveedores y la veracidad del relacionamiento con estos. En esta medida los supervisores de contratos con proveedores de bienes y/o servicios (revisor fiscal o designado de compras) debe divulgar, interna y externamente, las políticas, normas y procedimientos de seguridad así como velar porque estos se cumplan.

Consejos:

-    Las solicitudes de creación de un proveedor deben ser aprobadas por: director financiero, y ordenador del gasto.
-          Compruebe que el proveedor existe (certificado de existencia y representación, matricula mercantil y RUT)
-          Compruebe la existencia de cotizaciones (por lo menos 3) para la prestación de un servicio u suministro de un bien.
-          Solo pagar a proveedores creados previamente.
-          Compruebe que el proveedor le entrego bienes o le presto servicios.
-          Las facturas recibidas del proveedor deben conservarse por los menos 10 años.
-          Pague solo el valor que aparece en la factura
-          No entregue dinero en efectivo (o restrínjalo al máximo)
-    Verifique que se hacen las retenciones en la fuente que son aplicables a la operación
-          realice auditorías de pago al azar.
-          Compruebe la titularidad de la cuenta por parte del proveedor.
-    Compruebe que las consignaciones se hacen en la cuenta reportada por el proveedor.
-   Haga seguimientos por redes sociales que los funcionarios de tesorería, contabilidad y de quienes tienen contacto con inventarios.
-          Asigne responsabilidades operativas: un funcionario crea al proveedor y revisa cuando se le paga, otro diferente hace el desembolso.

Sospeche:

-          De empleado que no sale a vacaciones.
-          De empleado que trabaja más de la jornada
-          De empleados que se llevan papelería de la empresa para su casa
-          De solicitudes para acelerar procedimientos o saltarse protocolos
-    De facturas recibidas de amigos o parejas de los funcionarios encargados de crear al proveedor o de recibir la factura y los bienes o servicios
-          De consignaciones hechas a amigos o parejas de los funcionarios encargados de crear al proveedor o de recibir la factura y los bienes o servicios
-      De pagos en días diferentes o en términos inferiores a los establecidos en las políticas de tesorería.

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Estructura del Monotributo según la reforma tributaria, ley 1819 de 2016

es un tributo opcional de determinación integral, de causación anual, que sustituye el impuesto sobre la renta y complementarios
Sujeto Activo	DIAN
Sujeto pasivo	Personas naturales que tengan como actividad económica comercio al por menor o la actividad de  peluquería y/u otros tratamientos de belleza y que desarrollen su actividad económica en un establecimiento con un área inferior o igual a 50 metros2
Hecho Generador	obtención de ingresos, ordinarios y extraordinarios
Base gravable	totalidad de los ingresos brutos, ordinarios y extraordinarios, percibidos en el respectivo periodo gravable.
Tarifa	Categoría	Ing. Brut Min	Ing.Brut Max	Impuesto
	a	1.400 UVT	2.100 UVT	16 UVT
	B	2.100UVT	2.800 UVT	24 UVT
	c	2.800UVT	3.500 UVT Limite R.Simp	32 UVT
El recaudo del componente del impuesto nacional del monotributo se destinará a financiar el aseguramiento en el marco del SGSS, en Salud y  Riesgos Laborales

Depuración de rentas de trabajo según reciente reforma tributaria, ley 1819 de 2016.

Total ingresos laborales del año
- Ingresos NCRNGO	Aportes obligatorios en pensiones art. 55
	Aportes obligatorios en salud art. 56
= Renta Laboral	Renta Laboral x 40% = Límite de sustracción por Deducciones + Rentas Exentas. En todo caso no puede exceder cinco mil cuarenta (5.040) UVT (en 2017= $160.569.360)
- Deducciones	Intereses de vivienda Art. 387 Pagos de salud hasta 16 UVT Art. 387 Hasta el 10% del ingreso b. por dependientes limitado a 32 UVT
- Rentas Exentas	Aportes voluntarios Art. 126-1 , Depósitos en cuentas AFC Art. 126-4, cesantías 206 - 4 Renta exentas (ejemplo 25% según # 10 del art. 206)
= Renta líquida cedular x tarifa  (articulo 241 -1 del Estatuto Tributario)

Reforma Tributaria “estabiliza” IVA en contratos estatales suscritos antes de enero de 2017.

El Artículo 192 de la ley 1819 de 2016, Reforma Tributaria establece que “la tarifa del impuesto sobre las ventas aplicable a los contratos celebrados con entidades públicas o estatales, será la vigente en la fecha de la resolución o acto de adjudicación, o suscripción del respectivo contrato. Si tales contratos son adicionados, a dicha adición le son aplicables las disposiciones vigentes al momento de la celebración de dicha adición”. Intentando dar luces sobre el entendimiento de esta norma la DIAN en EL PRIMER CONCEPTO GENERAL DEL IMPUESTO A LAS VENTAS – IVA- Ley 1819, página 4 dijo “En caso de que el contratista del Estado tenga que cancelar un mayor IVA a los proveedores de bienes nacionales y/o servicios extranjeros o servicios por el suministro o la prestación de estos, es una situación que debe resolverse desde el punto de vista contractual”.

En nuestra opinión, “Estabilizar la tarifa del IVA en los contratos estatales” según las normas anteriores a la ley 1819/16, mientras el contratista este en la obligación de pagar tarifas hoy vigentes en grado superior a las vigentes con anterioridad a la referida norma, puede generar un desequilibrio económico que afecte al contratista y este podrá presentar la respetiva reclamación.

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Cesantías para educación: sí, pero no de cualquier forma.

La ley 1809 de 2016 prevé la posibilidad de hacer liquidaciones parciales de cesantías para ser usadas en pago de matrículas en instituciones educativas. Dice la norma:

Artículo 1°. Objeto. Que se adicione un parágrafo al artículo 102 de la Ley 50 de 1990 en este sentido: Parágrafo. El trabajador afiliado a un fondo de cesantías también podrá retirar las sumas abonadas por concepto de cesantías para destinarlas al pago de educación superior de sus hijos o dependientes, a través de las figuras de ahorro programado o seguro educativo, según su preferencia y capacidad.

Artículo 2°. Reglamentación. Los fondos de cesantías debidamente constituidos y reconocidos estarán habilitados para facilitar, promover, ofertar, desarrollar negociar e informar sobre productos de seguro en el ámbito educativo, así como programas de ahorro continuado para el pago anticipado de la educación superior de los hijos y dependientes de sus afiliados. 

Parágrafo. Para los efectos de esta ley se entenderá por dependientes: 1. Los hijos y dependientes del afiliado que tengan hasta 18 años de edad. 2. Los hijos y dependientes del afiliado con edades entre 18 y máximo 25 años, cuando el padre o madre se encuentren efectuando los aportes y/o hayan adquirido el seguro y/o producto de ahorro programado para el pago de estudios, superiores técnicos o profesionales en instituciones debidamente reconocidas por  la ley, y certificadas por la autoridad competente. 3. Los hijos y dependientes del afiliado mayores de 25 años que se encuentren en situación de dependencia originada en factores físicos o psicológicos debidamente certificados por la autoridad competente