Deducción de gastos reembolsables sin factura original: Consejo de Estado pone limites a la DIAN y protege flujo de caja

La exigencia desproporcionada de soportes contables por parte de la DIAN al auditar acuerdos de distribución y colaboración empresarial representa un riesgo directo para la rentabilidad de las compañías. Cuando un aliado estratégico o distribuidor ejecuta gastos de publicidad, mercadeo o logística por cuenta de su empresa, el rechazo de estas deducciones por la supuesta "falta de facturas originales" genera un mayor impuesto de renta y activa sanciones por inexactitud que impactan severamente el flujo de caja y los márgenes de ganancia de la operación.

Ahora, el Consejo de Estado, a través de la Sentencia del 13 de agosto de 2026 (Radicación 25000-23-37-000-2020-00207-01 [29693]), ratificó una regla probatoria fundamental que flexibiliza y blinda a las empresas frente a las glosas de la autoridad tributaria. La C. de E. determinó que, en esquemas de mandato o cuentas en participación donde se deban reembolsar gastos operativos, la empresa que desembolsa el dinero (mandante) no está obligada a poseer las facturas de los terceros para garantizar su deducibilidad fiscal.

Para capitalizar esta jurisprudencia y mitigar riesgos en auditorías, su empresa debe comprender la regla de derecho y sus efectos prácticos:

·       El soporte probatorio eficiente: Según el artículo 3 del Decreto 1514 de 1998 (incorporado en el DUR 1625 de 2016), el único documento que su empresa necesita para deducir el gasto es una certificación expedida por el mandatario (el aliado o distribuidor), avalada por su revisor fiscal o contador público, donde se indique expresamente la cuantía y el concepto de la erogación.

·       Límites a la fiscalización de la DIAN: La Administración no puede exigirle a su empresa que cumpla con los requisitos del artículo 777 del Estatuto Tributario (relativos a certificaciones contables complejas) para estos casos específicos. El certificado de reembolso opera como una norma especial y suficiente.

·       Eficiencia operativa: Su equipo administrativo ya no necesita perseguir, conciliar ni archivar miles de facturas emitidas por proveedores de terceros. La obligación legal de conservar las facturas originales recae exclusivamente sobre el mandatario, quien es el que transa directamente con el proveedor final.

·       Protección contra sanciones: Al estar el gasto debidamente soportado mediante este certificado, se elimina la base fáctica para que la DIAN imponga la costosa sanción por inexactitud (artículo 647 del ET), protegiendo el patrimonio corporativo.

El diseño de sus contratos comerciales no es solo un trámite legal; es una herramienta de planeación financiera. Depender de acuerdos informales o contratos de suministro mal redactados expone sus deducciones a un rechazo inminente.

3 Recomendaciones prácticas para blindar sus reembolsos:

1.     Estructure contractualmente el mandato: Asegúrese de que sus contratos de distribución o colaboración empresarial incluyan cláusulas expresas de mandato (incluso sin representación) que regulen detalladamente cómo el aliado ejecutará gastos de promoción por cuenta suya y cómo se gestionará el reembolso.

2.     Estandarice las certificaciones de los aliados: No acepte simples "cuentas de cobro" por parte de sus distribuidores. Exija siempre que el cobro venga acompañado de la certificación formal firmada por el representante legal y el revisor fiscal/contador del aliado, detallando de forma unívoca el concepto exacto (ej. publicidad, logística) y el valor del gasto reembolsado.

3. Articúlese con sus socios comerciales: Aunque su empresa no necesita guardar las facturas originales, el socio comercial sí debe hacerlo por el tiempo que exija el Estatuto Tributario. Incluya cláusulas que le permitan verificar esporádicamente que su aliado está facturando y archivando en debida forma, protegiendo así la viabilidad del certificado emitido.