¿Contratistas con derecho fundamental a la estabilidad ocupacional reforzada?


Se acaba de conocer la sentencia SU049/17 emitida por la Corte Constitucional y que genera precedente “preferente” y “vinculante” sobre un tema de permanente consulta empresarial: si un prestador de servicios puede tener derecho a estabilidad en su relaciona contractual.

Dejando de lado la discusión sobre tercerización laboral (Decreto 583 de 2016 y Resolución 5670 de 2016), la Corte Constitucional se dio a la tarea de responder si la estabilidad ocupacional reforzada es aplicable a las relaciones originadas en contratos de prestación de servicios.

 La Corte se responde así:

1.- “Quien contrata la prestación de un servicio personal –con o sin subordinación- debe tener presente que adquiere con la persona que se lo presta una relación relevante a la luz de la Constitución, pues adquiere el deber de actuar con solidaridad cuando las circunstancias se lo requieran, y sus relaciones deben entonces trascender el principio de utilidad que en general es válido observar en los actos contractuales que desarrolle, y en las relaciones patrimoniales de disposición de sus bienes económicos”.

2.- el derecho a la estabilidad laboral reforzada aplica no solo a quienes tienen un vínculo de trabajo dependiente estrictamente subordinado y sujeto al derecho laboral, sino también a quienes están insertos en relaciones ocupacionales divergentes, originadas por ejemplo en un contrato de prestación de servicios o en un contrato de aprendizaje. Sentencia T-1210 de 2008, T-040 de 2016 entre otras. Refiriéndose a la protección establecida en la ley 361 de 1997 dice la Corte Constitucional: “Esta protección, por lo demás, no aplica únicamente a las relaciones laborales de carácter dependiente, sino que se extiende a los contratos de prestación de servicios independientes propiamente dichos. En efecto, esto se infiere en primer lugar del texto mismo del artículo 26 de la Ley 361 de 1997, el cual establece que “ninguna persona en situación de discapacidad podrá ser despedida o su contrato terminado por razón de su discapacidad, salvo que medie autorización de la oficina de Trabajo”. Como se observa, la norma establece una condición para la terminación del contrato de una persona en situación de discapacidad, y no califica la clase de contrato para reducirla únicamente al de carácter laboral (…)”

3.- La Corte Constitucional dice que: “La violación a la estabilidad ocupacional reforzada debe dar lugar a una indemnización de 180 días, según lo previsto en el artículo 26 de la Ley 361 de 1997, interpretado conforme a la Constitución, incluso en el contexto de una relación contractual de prestación de servicios, cuyo contratista sea una persona que no tenga calificación de pérdida de capacidad laboral moderada, severa o profunda”

Los invitamos a leer el artículo Tercerización laboral, ¿Qué es? Cuando es ilegal?


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SIC reitera necesidad de contar con autorización del titular del dato para poder utilizarlo


A través del concepto 431306 del 26 de enero de 2017 la Superintendencia de Industria y Comercio (máxima autoridad administrativa en materia de Habeas Data), refiriéndose a un cuestionamiento sobre la necesidad de contar con autorización del titular del dato personal para poder usarlo reitero lo ya establecido por la ley y decantado por la jurisprudencia constitucional.

En el referido concepto se reiteró que:

 -       el principio de libertad es el pilar fundamental de la administración de datos, pues permite al ciudadano elegir voluntariamente si su información personal puede ser utilizada o no en bases de datos, y también impide que la información ya registrada de un usuario, la cual ha sido obtenida con su consentimiento, pueda pasar a otro organismo que la utilice con fines distintos para los que fue autorizado inicialmente (sentencia C- 748 de 2011).
-      El consentimiento que otorga el titular del dato es “CALIFICADO” por cuanto debe ser previo, expreso e informado. Sobre el particular, en la Sentencia C-1011 de 2008 se sostuvo que tales características concretan la libertad del individuo frente al poder informático, así: en relación con el carácter previo, la autorización debe ser suministrada, en una etapa anterior a la incorporación del dato. En relación con el carácter expreso, la autorización debe ser inequívoca, razón por la cual, no es posible aceptarse la existencia, dentro del ordenamiento jurídico colombiano, de un consentimiento tácito. En relación con el carácter informado, el titular no sólo debe aceptar el Tratamiento del dato, sino también tiene que estar plenamente consciente de los efectos de su autorización.

En el referido concepto la SIC dijo que el tratamiento de los datos personales solo puede realizarse cuando exista la autorización previa, expresa e informada del titular, con el fin de permitirle que se garantice que en todo momento y lugar pueda conocer en dónde está su información personal, para qué propósitos ha sido recolectada y qué mecanismos tiene a su disposición para su actualización y rectificación. Y concluyo que:

El Decreto 1377 de 2013 señaló un régimen de transición con un término perentorio para que los responsables implementaran los mecanismos alternos que permitieran la obtención de la autorización del titular de los datos personales. Una vez vencido dicho término, esto es, el 27 de julio de 2013, los responsables solo pueden continuar con el tratamiento de los datos que fueron recolectados con anterioridad a la mencionada disposición cuando el titular haya otorgado su autorización de manera expresa, la cual puede ser solicitada a través de mecanismos eficientes de comunicación entendidos como aquellos que el Responsable o Encargado usan en el curso ordinario de su interacción con los Titulares registrados en sus bases de datos”.
-      Debe tener en cuenta que sin la autorización expresa del titular no puede realizar ningún tratamiento de datos personales, esto es, la recolección, el uso, la circulación o el almacenamiento de los mismos.

Los invitamos a leer este articulo: Autorización en habeas data, ¿cuál es la función y como se hace? donde podre encontrar ademas un ejemplo de autorización.

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Factura, la regla general indica que debe entregarse físicamente


En primer lugar recordemos que según el artículo 615 del Estatuto Tributario todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen. Esta obligación es ratificada en el artículo 1.6.1.4.11 del Decreto 1625 de 2016.

Ahora que significa ¿”expedir”? según el diccionario de la Real Academia española de la Lengua esta palabra significa: extender por escrito, con las formalidades acostumbradas, siendo este el sentido literal que en nuestra opinión debe atenderse para el cumplimiento de la obligación fiscal contenida en el artículo 615 del Estatuto Tributario y el cual ha sido así acogido por la DIAN en el oficio N° 050328 de 10-08-2013 en el cual dijo: “la expedición de la factura consiste en la entrega del original con el lleno de los requisitos legales establecidos en el artículo 617” . Esta conclusión aplica para la factura que se expida en talonario o papel y para la que es expedida por computador las cuales deben ser entregadas DIRECTAMENTE al adquirente de los bienes y/o servicios. Como excepción a la generación de un documento físico podemos contar con la factura electrónica en los términos del artículo 1.6.1.4.13 del decreto 1625 de 2016 la cual es expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos.

No está por demás recordar que el artículo 772 del Código de Comercio, refiriéndose a los titulo valores, establece que el emisor vendedor o prestador del servicio emitirá un original y dos copias de la factura, situación se solo podrá cumplirse virtualmente cuando estemos en aplicación del decreto 1349 de 2016 ( factura electrónica).

En cuanto a la conservación por parte de obligado a facturar y el adquirente, recordemos:

-      Si la factura es por talonario o por computador, esta podrá ser conservada de manera física o por cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta, en los términos del artículo 28 de la ley 962 de 2005,
-      Si la factura es electrónica, igual que las notas crédito y débito se conservaran en el formato electrónico de generación establecido por la DIAN.

No está por demás dejar claro que la norma fiscal (art. 771-2) no limita la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables en virtud o con ocasión del método de conservación de la factura o documentos equivalente, siendo lo más importante que pueda garantizarse la reproducción exacta y de manera comprensible de la información del documento.


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¿Se puede “anular” la factura cuando no pagan o me estafan? NO


En primer lugar recordemos que según las reglas contables colombianas, decreto 2649 de 1993, para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser, además de otros atributos, confiable y útil. En esta medida cuando un empresario transfiere un bien en ejercicio de una operación de comercialización ésta operación se debe identificar y registrar o incorporar formalmente en la contabilidad según el hecho económico realizado, el cual, si nos referimos a la comercialización de bienes será una compraventa, operación que es definida por el Código de Comercio (art. 905) como un contrato en que una de las partes de obliga a transmitir la propiedad de una cosa (el empresario y/o vendedor) y la otra a pagarla en dinero (el cliente), operación que debe estar acompaña de una factura y o documento equivalente en los términos de la legislación tributaria (art. 615 del E.T.).

Así mismo es pertinente recordar que en el concepto 089282 del 20 de noviembre de 1998 la DIAN dijo que “el artículo 429 Ibídem dispone que el impuesto sobre las ventas se causa en la fecha de emisión de la factura o documento equivalente, por tal razón cuando esta sea emitida nace la obligación de causar, liquidar y pagar el tributo, obligación que recae en cabeza del responsable del impuesto sobre las ventas sin que haya lugar, en modo alguno, que a causa del no pago del impuesto o la contraprestación del bien o servicio por parte del adquirente se deba o pueda reversar la operación; pues el incumplimiento de las obligaciones de una de las partes no debe trascender a la obligación que la ley impone al responsable del impuesto.

En cuanto a la “anulación” de las facturas, mejor dicho, a la posibilidad de dejar sin efecto un acto o un contrato del cual es evidencia una factura, la DIAN en el concepto 59541 de 1997 y en el oficio 33011 de 2001 dijo que “Una operación de venta se anula, cuando por diferentes razones y teniendo en cuenta el principio de la realidad económica que rige la contabilidad, no se realiza un intercambio definitivo de un bien, por lo que lo inicialmente pactado se deshace; situaciones que tienen la incidencia  fiscal señalada en el artículo 484 del Estatuto Tributario.” En esta medida, cuando estamos frente a un delito contra el patrimonio económico como lo es la estafa, no es procedente pensar, per se, en la posibilidad de dejar sin efecto el acto o contrato de transferencia del bien y anular la factura que evidencia, contablemente y fiscalmente la operación, puesto que ello supondría el previo acuerdo de las partes en ese sentido, lo que no ocurre en presencia de este tipo de delitos.


Nos está por demás recordar que el Consejo Técnico de la Contaduría Publica en el concepto 633 del 08 de julio de 2015 dijo que “cuando un cliente devuelve una mercancía, por las razones que sean, estamos en la presencia de una devolución en ventas. La cual (…) se debe registrar en la cuenta 4175. De otra parte, cuando se anula un factura o cuenta de cobro o su equivalente, esta debe ser reconocida como un menor valor (debito) del ingreso, por cuanto se presume que la mercancía no se suministró o el servicio no se prestó” 



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Si haces comercio electrónico (e-commerce) debes saber que es la Reversión de pago


En estos tiempos donde cave vez es más común el e-commerce (los invitamos a leer el artículo: ¿Qué es B2B, B2C, C2C? Qué es e-commerce?) y los pagos a través de sistemas electrónicos, es muy importante tener claro el concepto de reversión de pago como una herramienta de protección del consumidor que en todo caso no puede utilizarse por estos de forma abusiva para engañar a los comerciantes que confían en el consumidor.

Grosso modo la expresión reversión significa restituir o revertir algo al estado que tenía, lo que en materia de operaciones de pago en el comercio electrónico tiene importantes reglas.

En primer lugar recodemos que según el artículo 51 de la ley 1480 de 2011 cuando la venta del bien se realice mediante mecanismos de comercio electrónico, como por ejemplo Internet, PSE, call center, televenta o tienda virtual, o cualquier otro, y se haya utilizado para realizar el pago una tarjeta de crédito, débito o cualquier otro instrumento de pago electrónico (por ejemplo una transferencia), el comerciante o prestador del servicio deberá reversar los pagos que solicite el consumidor cuando sea objeto de fraude, o corresponda a una operación no solicitada, o el producto adquirido no sea recibido, o el producto entregado no corresponda a lo solicitado o sea defectuoso.

Ahora, para que proceda la reversión del pago, dentro los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en que el consumidor tuvo noticia de la operación fraudulenta o no solicitada o que debió haber recibido el producto o lo recibió defectuoso o sin que correspondiera a lo solicitado, el consumidor deberá presentar queja ante el proveedor y devolver el producto, cuando sea procedente, y notificar de la reclamación al emisor del instrumento de pago electrónico utilizado para realizar la compra, el cual, en conjunto con los demás participantes del proceso de pago, procederán a reversar la transacción al comprador.

Recordemos que el decreto 587 de 2016 es categórico en establecer: 1) que la reversión de los pagos no procede cuando el pago haya sido realizado por medio de canales presenciales, y 2) que la reversión del pago solo aplica a operaciones en las que el productor o expendedor y la entidad emisora del instrumento de pago electrónico se encuentren domiciliados en Colombia.

Las normas establecen que el consumidor, si se presenta una causal de reversión del pago, tiene la carga de notificar tal situación tanto al empresario que le vendió el bien o presto el servicio como al emisor del instrumento de pago electrónico. El contenido de la notificación es el establecido en el artículo 2.2.2.51.7 del decreto 1074 de 2015.

En caso de que haya un procedimiento administrativo y la autoridad judicial o administrativa determine que hubo mala fe por parte del consumidor (los invitamos a leer este artículo Actuación temeraria de un consumidor, ¿Cuándo se presenta? ) la SIC podrá imponerle sanciones de hasta 50 SMLMV.


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Base gravable en IVA, hay un mínimo? sí

En primer lugar recordemos que la teoría general en materia tributaria nos indica que la Base Gravable es la magnitud o la medición del hecho gravado a la cual se le aplica la tarifa para determinar la cuantía de la obligación tributaria. Ahora, en el impuesto sobre las ventas, y específicamente en las operaciones de venta, la base gravable está constituida por el valor total de la operación (art. 447 E.T.), “o valor comercial de los bienes” como lo dijo la DIAN en el Oficio 008077 de 27 de enero de 2006.

Es pertinente tener presente dos (2) normas adicionales que nos establecen límites mínimos de la base gravable en IVA, así:

-      El artículo 463 establece la base gravable mínima así: en ningún caso la base gravable podrá ser inferior al valor comercial de los bienes o de los servicios, en la fecha de la transacción.
-      El artículo 453 dispone que cuando se establezca, por parte de la DIAN, la inexistencia de factura o documento equivalente, o cuando estos muestren como monto de la operación valores inferiores al corriente en plaza, se considerara, salvo prueba en contrario, como valor de la operación atribuible a la venta o prestación del servicio gravado, el corriente en plaza.

En nuestra opinión la magnitud sobre la cual los empresarios deben aplicar el IVA es el valor comercial de la operación con el cliente el cual puede incorporar utilidad y/o descuento, por ejemplo. Con otras palabras, el valor de venta al público, base gravable del IVA,  es la retribución que recibe el responsable ( el empresario) por la venta del bien o prestación del servicio.


Por ultimo permítame recordarle que el actual artículo 402 del Código Penal, luego de la reforma introducida por la reforma tributaria, ley 1819 de 2016, dispone que incurrirá en prisión de cuarenta (48) a ciento ocho (108) meses y multa equivalente al doble de lo no consignado sin que supere el equivalente a 1.020.000 UVT el agente retenedor o el responsable del impuesto sobre las ventas o el impuesto nacional al consumo que omita la obligación de cobrar y recaudar estos impuestos, estando obligado a ello, incurrirá en la misma penal prevista en este artículo.


Los invitamos a leer este artículo: Si no cobra IVA o IMPOCONSUMO podría ir a la cárcel

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Programa de transparencia y ética empresarial ¿Qué es? ¿Quiénes están obligados?

El Programa de Ética Empresarial comprende el conjunto de reglas, procedimientos y actividades que rigen el comportamiento de la organización tendiente a adoptar cánones y criterios de transparencia y ética empresarial, mecanismos internos anticorrupción, normas internas de auditoría, promoción de la transparencia y de prevención de las conductas ilícitas, anticompetitivas y de conflicto de intereses. El Programa de Ética Empresarial se deposita, usualmente, en un Manual de Cumplimiento.

Ahora, según la ley 1778 de 2016 en Colombia están obligadas a adoptar un Programa de Ética Empresarial las empresas que sean vigiladas por la Superintendencia de sociedades y que en el año inmediatamente anterior hayan realizado de manera habitual, negocios o transacciones internacionales de cualquier naturaleza con personas naturales o jurídicas extranjeras de derecho público o privadosiempre y cuando concurracualquiera de las situaciones que se mencionan a continuación:

Opción 1: Negocio o Transacción Internacional que se realice a través de terceros: que el negocio o transacción internacional se realice por la sociedad colombiana a través de un intermediario o contratista o por medio de una sociedad subordinada o de una sucursal que hubiere sido  constituida en otro Estado por la Sociedad colombiana.

Opción 2: Negocios o Transacciones Internacionales relacionadas con sectores económicos determinados: Farmacéutico, infraestructura y construcción, Manufacturero, Minero-Energético, tecnologías de la información y comunicaciones. En este caso la empresa nacional que realice negocios o transacciones internacionales deberá verificar el cumplimiento de requisitos de ingresos, activos o empleados a 31 de diciembre del año anterior tal como lo establece la resolución 2657 de 2016 de la SuperSociedades.

Así mismo es importante tener en cuenta que la Superintendencia de sociedades, en la Resolución 6261 del 02/10/2020 dispuso que estarán obligadas a adoptar un Programa de Transparencia y Ética Empresarial las sociedades vigiladas por la Superintendencia de Sociedades que en el año calendario inmediatamente anterior hayan realizado negocios o transacciones internacionales1 de cualquier naturaleza, directamente o a través de un intermediario, contratista o por medio de una sociedad subordinada o de una sucursal, con personas naturales o jurídicas extranjeras de derecho público o privado, iguales o superiores (individualmente o en conjunto) a 100 salarios mínimos mensuales legales vigentes y hayan obtenido ingresos o tengan activos totales iguales o superiores a 40.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes.

En cuanto al PLAZO para la adopción del programa de Transparencia y Ética empresarial, la SuperSociedades en la referida Resolución dijo que las Sociedades que a 31 de diciembre de cada año cumplan con los criterios que obligan a la adopción del programa, dispondrán hasta el 30 de abril del año siguiente, para adoptarlo. La Superintendencia de Sociedades podrá, en cualquier momento, verificar el estado de cumplimiento de esta obligación.




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Marca, ¿Qué es? Cuál es su propósito? Requisitos de registrabilidad.


En los términos de la decisión 486 de 2000 de la Comunidad Andina, constituye marca cualquier signo, señal o figura, perceptible por cualquiera de los sentidos,  que sea apto para distinguir productos o servicios en el mercado como por ejemplo las palabras, combinaciones de palabras, imágenes, figuras, símbolos, gráficos, logotipos, monogramas, retratos, etiquetas, emblemas, escudos, sonidos, olores, letras y números, colores delimitados por una forma o una combinación de colores, forma de los productos, sus envases o envolturas.

El propósito de las marcas es que el consumidor o usuario medio identifique productos o servicios, los valore, los diferencia y selecciones sin riesgo de confusión o error acerca del origen o la calidad del producto o del servicio.
Los requisitos para que un signo pueda ser registrado son:

1-   Perceptibilidad
2-   Susceptible de representación grafica
3-   Distintividad (hace viable que el consumidor diferencie: productos, servicios y otras marcas)


Ahora, en sentencia que lleva por radicado 11001032400020090034300 del 24 de noviembre de 2016, la sección primera del Consejo de Estado, C.P. Roberto Augusto Serrato Valdez expreso que la marca es un bien inmaterial, consistente en un signo que puede ser denominativo, gráfico o mixto y, salvo de la protección especial de que goza la marca notoria, la sola semejanza visual y fonética de dos signos considerados en sí mismos no es suficiente para deducir la confundibilidad de ambos en el mercado, por cuanto en la comparación también debe atenderse la clase de productos que se buscan distinguir con cada uno de ellos.


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¿En qué momento se debe hacer el pago de las vacaciones?


En primer lugar recordemos que el Ministerio de Trabajo ha dicho que “Teniendo en cuenta que el contrato de trabajo resulta ser consensual, es decir, fruto del acuerdo de la voluntad del empleador y del trabajador, consolidado el derecho para el disfrute del periodo de vacaciones, las partes pueden también de común acuerdo, disponer las fechas en que el trabajador saldrá a vacaciones, procurando que sea en una fecha que a aquel le convenga de acuerdo con sus necesidades familiares y personales, así como al empleador, para evitar que se pueda presentar alguna dificultad en el desarrollo de las actividades propias de la empresa, con ocasión de la ausencia del trabajador”.

En segundo lugar recodemos que el empleador debe llevar un registro en el que anote la fecha de ingreso del empleado, la fecha en que toma sus vacaciones (inicio y fin) y la remuneración recibida por las mismas, la cual en caso de las vacaciones disfrutadas excluye el valor del trabajo en días de descanso y el valor del trabajo suplementario.

Ahora distingamos dos situaciones:

a)    La surgimiento del derecho al descanso remunerado por vacaciones el cual se causa cuando el empleado ha cumplido un año de prestación de servicios.
b)   La liquidación de las vacaciones la cual en nuestra opinión se debe realizar cuando se van a pagar, es decir cuando el empleado va a comenzar a disfrutar de ellas. Y es que si bien las normas laborales no fijan el momento en el cual debe hacerse el pago de las vacaciones es útil que reparemos en la definición de la palabra “liquidación” (art. 192 CST) la cual según el diccionario de la Real Academia Española de la Lengua implica hacer un ajuste formal a una cuenta para saldarla o pagarla, lo cual, refiriéndonos a las vacaciones debe tener lugar en el momento en que el empleado inicia el disfrute. En nuestra opinión no es correcto aplicarle a las vacaciones EL PLAZO que tiene el empleador para pagar los valores por concepto de salario, puesto que la naturaleza de estos desembolsos es diferente y aplicarle un plazo o fraccionar el pago del descanso remunerado (vacaciones) en nuestra opinión puede afectar o dificultar la efectividad de las mismas.

Así pues nuestra recomendación es liquidar y pagar las vacaciones el día en que el trabajador comience a disfrutar de ellas


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Certificado de residencia fiscal


¿Qué es?

Es el documento mediante el cual la DIAN certifica que el contribuyente solicitante, para fines tributarios, tiene domicilio o residencia fiscal en Colombia por el periodo gravable solicitado. 

¿Quién puede solicitar el certificado de residencia fiscal?

Los contribuyentes de los impuestos sobre la renta y patrimonio, que deban acreditar ante Administraciones Tributarias de otros países, su residencia fiscal y/o su situación tributaria en Colombia para efectos de la aplicación de los Convenios para evitar la Doble Tributación, podrán solicitar a la Subdirección de Gestión de Fiscalización Internacional de la Dirección de Gestión de Fiscalización de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, la expedición de los certificados de residencia fiscal y/o de situación tributaria en Colombia.


La norma que regula el certificado de residencia fiscal es la Resolución 00026 del 11 de abril de 2019.

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Organice el pago a sus proveedores de servicios, evite fraudes



Es común que los empresarios, sean personas naturales o jurídicas, encomienden la realización de actividades de apoyo o transversales a terceras personas con el objetivo de lograr efectividad, agilidad, disminución de costo o por la especialidad de la actividad requerida, es en este momento donde nos encontramos con la tercerización.

le recomendamos la lectura dle articulo Tercerización laboral, ¿Qué es? Cuando es ilegal?

Pues bien, pensando es hacer de las relaciones con contratistas una relaciona “simbiótica” donde ambos sientan que están ganando, (contratante = buen servicio, contratista= ingresos) queremos plantearles estas recomendaciones:

-      El contratista debe presentarle una cotización con el alcance preciso del servicio contrato.
-      El contratista debe ser creado en las bases de datos del contratante como proveedor con el visto bueno del director financiero y/o gerente.
-      El contratista, en caso de ser persona natural, debe entregarle evidencia de los pagos a seguridad social, se recomienda que esta obligación conste en el contrato o prestación de servicios.
-      El contratista debe emitirle factura o documento equivalente y radicarlo en las oficinas del contratante en las siguientes fechas propuestas:
Periodo de servicios a facturar
Fecha máxima de radicación de factura o cuenta de cobro
Fecha de pago
1 – 31 de Enero
24 de enero





Ultimo día hábil del mes
1 – 28 (29) Febrero
20 de febrero
1 – 31 marzo
23 de marzo
1 – 30 Abril
20 de abril
1 – 31 Mayo
22 de mayo
1-   30 Junio
21 de junio
1-   31 Julio
21 de julio
1-   31 Agosto
23 de agosto
1-   30 Septiembre
21 de septiembre
1-   31 Octubre
23 de octubre
1-   30 Noviembre
22 de noviembre
1-   31 Diciembre
20 de diciembre
27  de diciembre*
*recordemos que en virtud de la modificación introducida por la ley 1819 de 2016, reforma tributaria, al artículo 771-2 del estatuto tributario “Sin perjuicio de lo establecido en este artículo, los costos y deducciones efectivamente realizados durante el año o periodo gravable serán aceptados fiscalmente, así la factura de venta o documento equivalente tenga fecha del año o periodo siguiente, siempre y cuando se acredite la prestación del servicio o venta del bien en el año o período gravable

-      El contratista, persona natural, deberá adjuntar documentos para disminuir su base de retención en la fuente: crédito hipotecario, preparada, dependientes, aportes AFC y aportes voluntarios en pensiones.
-      El contratista, persona natural, deberá entregarse certificación el número de personas que contrato para la prestación del servicio.
-      Como recomendación el ordenador del gasto y/o supervisor deberá radicar solicitud de pago en las mismas fechas máximo de radicación de la factura o cuenta de cobro con informe y evidencia de cumplimiento por parte del contratista.

Con estas recomendaciones pretendemos darle seguridad al proceso de pago de facturas de los proveedores y organizar la tesorería de la empresa. Finalmente le recomiendo la lectura de este articulo Evite que le creen proveedores ficticios, evite fraudes a su empresa


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Evite que le creen proveedores ficticios, evite fraudes a su empresa



Todos hemos escuchado casos donde las empresas son víctimas de la creación de proveedores fingidos, imaginarios o falsos con lo cual se intenta sustraer recursos de la organización dificultando su detección. Pensando en ello los empresarios deben implementar protocolos de seguridad y control que afirmen el proceso de creación y pago a proveedores y la veracidad del relacionamiento con estos. En esta medida los supervisores de contratos con proveedores de bienes y/o servicios (revisor fiscal o designado de compras) debe divulgar, interna y externamente, las políticas, normas y procedimientos de seguridad así como velar porque estos se cumplan.

Consejos:

-    Las solicitudes de creación de un proveedor deben ser aprobadas por: director financiero, y ordenador del gasto.
-          Compruebe que el proveedor existe (certificado de existencia y representación, matricula mercantil y RUT)
-          Compruebe la existencia de cotizaciones (por lo menos 3) para la prestación de un servicio u suministro de un bien.
-          Solo pagar a proveedores creados previamente.
-          Compruebe que el proveedor le entrego bienes o le presto servicios.
-          Las facturas recibidas del proveedor deben conservarse por los menos 10 años.
-          Pague solo el valor que aparece en la factura
-          No entregue dinero en efectivo (o restrínjalo al máximo)
-    Verifique que se hacen las retenciones en la fuente que son aplicables a la operación
-          realice auditorías de pago al azar.
-          Compruebe la titularidad de la cuenta por parte del proveedor.
-    Compruebe que las consignaciones se hacen en la cuenta reportada por el proveedor.
-   Haga seguimientos por redes sociales que los funcionarios de tesorería, contabilidad y de quienes tienen contacto con inventarios.
-          Asigne responsabilidades operativas: un funcionario crea al proveedor y revisa cuando se le paga, otro diferente hace el desembolso.

Sospeche:

-          De empleado que no sale a vacaciones.
-          De empleado que trabaja más de la jornada
-          De empleados que se llevan papelería de la empresa para su casa
-          De solicitudes para acelerar procedimientos o saltarse protocolos
-    De facturas recibidas de amigos o parejas de los funcionarios encargados de crear al proveedor o de recibir la factura y los bienes o servicios
-          De consignaciones hechas a amigos o parejas de los funcionarios encargados de crear al proveedor o de recibir la factura y los bienes o servicios
-      De pagos en días diferentes o en términos inferiores a los establecidos en las políticas de tesorería.

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