Según el decreto 2242
de 2015 la factura electrónica es el documento que soporta transacciones de
venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de
sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el
cumplimiento de las características y condiciones que establece la ley en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación.
La expedición de la factura electrónica comprende la generación por el obligado
a facturar y su entrega al adquirente(cliente).
¿Quiénes deben
facturar electrónicamente? Según la ley 1819 de 2016 los responsables del régimen
común en el Impuesto sobre las ventas o en el Impuesto al Consumo.
¿Por qué le interesa a la DIAN la Factura electronica?
Es una herramienta
importante en materia de lucha contra la evasión y un paso adelante en
formalización empresarial, la implementación de la factura electrónica
estimulara actos de competencia leal consistentes en que empresarios que no
cobraban IVA estando obligados a hacerlo, ahora sí lo harán, ya que en virtud
de toda la DATA que capturara la DIAN habrá más riesgo objetivo y subjetivo de
ser sometido a programas de fiscalización. Toda la Data(datos) que recogerá la
DIAN le permitirá realizar análisis inmediatos para encontrar
información oculta en el manejo de inventarios, por ejemplo, patrones recurrentes
de compras de los clientes, temporadas y días de alto número de operaciones,
nuevas correlaciones, impactos de fechas especiales, etc, y con ello podrá
realizar predicciones, calcular índices en tiempo real y fijar programas de
control con información cada vez más precisa, es decir, la DIAN hará más y
mejor minería de datos, BIG DATA.
¿Cuáles son los elementos
del Sistema Técnico de Control de la factura electrónica? Según la Resolución 19
del 24/02/16, art. 3:
1. Formato estándar XML de la factura electrónica, las notas débito y crédito.
2. Habilitación de
los facturadores electrónicos.
3. Numeración
autorizada y vigente. (resolución 055/16)
4. Código único de
factura electrónica y clave de contenido técnico de control, lo otorga la DIAN (función one way
hash)
5. Firma como
elemento para garantizar autenticidad e integridad (de entidad certificadora
abierta)
6. Autorización de
los proveedores tecnológicos.
7. Entrega de
ejemplar de factura electrónica, las notas débito y crédito a la DIAN. (Máximo
48 horas siguientes a generación (firma), art. 7 decreto 2242/15)
8. Rechazo de la
factura electrónica por parte del adquirente, cuando ocurra.
9. Formatos
alternativos de acuse de recibo
10. Registro en el
catálogo de participantes.
Dos preguntas que
debemos hacernos:
-
¿Deben los licenciantes de ERP
(Enterprise Resource Planning) facilitar y garantizar que los datos
del cliente, puedan ser leídos por este o por proveedores de facturación
electrónica con los que estos suscriban acuerdos para el cumplimiento de la
obligación tributaria de facturar?
-
¿Las Notas debito son soporte de
costos, gastos o impuestos descontables?