¿Durante cuánto tiempo se deben conservar los documentos del SG-SST?

El DECRETO 1072 DE 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo” establece en el artículo 2.2.4.6.13 el tiempo y la manera de conservar la información relevante de cara al Sistema de seguridad y salud en el trabajo y lo hace así:

ARTÍCULO 2.2.4.6.13. Conservación de los documentos. El empleador debe conservar los registros y documentos que soportan el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST de manera controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles, protegidos contra daño, deterioro o pérdida. El responsable del SG-SST tendrá acceso a todos los documentos y registros exceptuando el acceso a las historias clínicas ocupacionales de los trabajadores cuando no tenga perfil de médico especialista en seguridad y salud en el trabajo. La conservación puede hacerse de forma electrónica de conformidad con lo establecido en el presente capítulo siempre y cuando se garantice la preservación de la información.

Los siguientes documentos y registros, deben ser conservados por un periodo mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa:

1. Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores, así como los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores, en caso que no cuente con los servicios de médico especialista en áreas afines a la seguridad y salud en el trabajo;

2. Cuando la empresa cuente con médico especialista en áreas afines a la seguridad y salud en el trabajo, los resultados de exámenes de ingreso, periódicos y de egreso, así como los resultados de los exámenes complementarios tales como paraclínicos, pruebas de monitoreo biológico, audiometrías, espirometrías, radiografías de tórax y en general, las que se realicen con el objeto de monitorear los efectos hacia la salud de la exposición a peligros y riesgos; cuya reserva y custodia está a cargo del médico correspondiente;

3. Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como resultado de los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en seguridad y salud en el trabajo;

4. Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en seguridad y salud en el trabajo; y,

5. Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.

Para los demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y cumplir con un sistema de archivo o retención documental, según aplique, acorde con la normatividad vigente y las políticas de la empresa.

Los invitamos a leer estos artículos:

Ley general de archivo, ¿Empresario que financia debe acatarla? sí

¿Durante cuánto tiempo deben conservarse los libros y papeles de Comercio?

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Si piensa capitalizar utilidades deberá aumentar inmediatamente reserva legal. SuperSociedades.

El 2 de febrero del presente año la Superintendencia de Sociedades emitió el Oficio 220- 010799 que grosso modo dijo que cuando en una sociedad se efectúa una capitalización con utilidades en ese mismo momento debe aumentarse la reserva legal; esta opinión ha sido ratificada a través del oficio 220-090862 del 28 de abril de 2017, y se dijo:

“(…) En este orden de ideas, mal podría colegirse que en la hipótesis descrita, sea procedente capitalizar las utilidades del ejercicio, sin hacer al tiempo la apropiación correspondiente para la reserva legal, máxime cuando la mima ley es clara al advertir que para poder repartir utilidades entre los accionistas, es necesario hacer antes las reserva legal, estatutaria y ocasiones si hubiere lugar, así como las apropiaciones para el pago de impuestos (artículo 451 ibidem).

En esta última hipótesis, se enmarca la conclusión a que se llegó en el oficio motivo de estudio, lo cual se ilustra con el siguiente ejemplo:

La sociedad x tiene un capital suscrito de $10.000.000.oo y su reserva legal asciende al 50%, es decir a $5.000.000.oo; la asamblea en la reunión ordinaria, decide capitalizar las utilidades del ejercicio en la suma de $4.000.000.oo, lo que significa que frente al capital suscrito la reserva se disminuyó en $2.000.000.oo. Por tanto, de conformidad con las reglas mencionadas, lo indicado sería que al momento de decretarse la distribución de utilidades del respectivo ejercicio, se apropie antes el 10% para la reserva legal, lo que implicaría que la capitalización solamente puede hacerse por $3.600.000.oo, y $400.000.oo, irían para la reserva legal, sin perjuicio de que en los posteriores ejercicios se apropie el 10% de las utilidades que hubiere, hasta cuando la reserva llegue nuevamente al límite fijado en la ley.(…)

Recordemos que en la S.A.S. la reserva legal no es obligatoria.

Así mismo los invitamos a leer este artículo Razones del éxito de la SAS (Sociedad por Acciones Simplificada)

Facturación en el sector salud.

 Recordemos que de la obligación de expedir factura por los servicios prestados no están eximidas las IPS y muy por el contrario las normas dan por sentado que se deben expedir y formula algunas precisiones especiales. En este sentido recordemos lo que establece el parágrafo 1 del artículo 50 de la ley 1438 de 2011 “"Por medio de la cual se reforma el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones":

Artículo 50. (…)

Parágrafo 1°. La facturación de las Entidades Promotoras de Salud y las Instituciones Prestadoras de Salud deberá ajustarse en todos los aspectos a los requisitos fijados por el Estatuto Tributario y la Ley 1231 de 2008.

En similar sentido se pronuncia el Artículo 2.6.1.4.3.7 del decreto 780 de 2016.

Ahora, una de las reglas especiales de la facturación en el sector salud se refiere al término que tiene el receptor del servicio para formular glosas, aquí vemos un plazo superior al termino del derecho comercial (3 días habiles) para formular oposición al contenido del documento. El artículo 57 de la ley 1438 de 2011 dice:

 Artículo 57. Trámite de glosas. Las entidades responsables del pago de servicios de salud dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la presentación de la factura con todos sus soportes, formularán y comunicarán a los prestadores de servicios de salud las glosas a cada factura, con base en la codificación y alcance definidos en la normatividad vigente. Una vez formuladas las glosas a una factura no se podrán formular nuevas glosas a la misma factura, salvo las que surjan de hechos nuevos detectados en la respuesta dada a la glosa inicial.(…)

¿Qué se entiende por glosa?

En los términos de la resolución 3047 de 2008 una glosa es una no conformidad que afecta en forma parcial o total el valor de la factura por prestación de servicios de salud, encontrada por la entidad responsable del pago durante la revisión integral, que requiere ser resuelta por parte del prestador de servicios de salud. Las anexos técnicos de la resolución 3047 de 2008 prevén, entre otros, un “listado estandar de soportes de facturas según tipo de servicio para el mecanismo de pago por evento” (anexo 5), un “manual único de glosas, devoluciones y respuestas unificación” (anexo 6) (artículo 2.5.3.4.12 del decreto 780 de 2016)

¿Cuánto tiempo hay para radicar la factura?

En cuanto al plazo para la radicación aplican las reglas generales de las normas comerciales, pero para efectos del reconocimiento de intereses tengamos presente estas normas:

a)    DECRETO 1281 DE 2002:

Artículo 7°. Trámite de las cuentas presentadas por los prestadores de servicios de salud. Además de los requisitos legales, quienes estén obligados al pago de los servicios, no podrán condicionar el pago a los prestadores de servicios de salud, a requisitos distintos a la existencia de autorización previa o contrato cuando se requiera, y a la demostración efectiva de la prestación de los servicios.

Cuando en el trámite de las cuentas por prestación de servicios de salud se presenten glosas, se efectuará el pago de lo no glosado. Si las glosas no son resueltas por parte de la Institución Prestadora de Servicios de Salud, IPS, en los términos establecidos por el reglamento, no habrá lugar al reconocimiento de intereses, ni otras sanciones pecuniarias.

En el evento en que las glosas formuladas resulten infundadas el prestador de servicios tendrá derecho al reconocimiento de intereses moratorios desde la fecha de presentación de la factura, reclamación o cuenta de cobro.

Las cuentas de cobro, facturas o reclamaciones ante las entidades promotoras de salud, las administradoras del régimen subsidiado, las entidades territoriales y el Fosyga, se deberán presentar a más tardar dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha de la prestación de los servicios o de la ocurrencia del hecho generador de las mismas. Vencido este término no habrá lugar al reconocimiento de intereses, ni otras sanciones pecuniarias.

b)   Decreto 19 de 2012 artículo 111, que modifica el artículo 13 del decreto 1281 de 2002:

"Artículo 13. Término para efectuar cualquier tipo de cobro o reclamación con cargo a recursos del FOSYGA. Las reclamaciones o cualquier tipo de cobro que deban atenderse con cargo a los recursos de las diferentes subcuentas del FOSYGA se deberán presentar ante el FOSYGA en el término máximo de (1) año contado a partir de la fecha de la generación o establecimiento de la obligación de pago o de la ocurrencia del evento, según corresponda.

No está por demás recordar que en materia de SOAT la radicación de las facturas deberá realizarse dentro de los dos (2) años siguientes a la prestación del servicio, según los términos del decreto 56 de 2015 y el artículo 1081 del Código de Comercio.  (Artículo 2.6.1.4.2.20 decreto 780 de 2016)

Un último comentario: el artículo 2.5.3.4.10 del decreto 780 de 2016 establece un límite a los soportes de las facturas de prestación de servicios que puede ser exigidos y lo hace así: “Los prestadores de servicios de salud deberán presentar a las entidades responsables de pago, las facturas con los soportes que, de acuerdo con el mecanismo de pago, establezca el Ministerio de Salud y Protección Social. La entidad responsable del pago no podrá exigir soportes adicionales a los definidos para el efecto por el Ministerio de Salud y Protección Social.

Descripción de perfil laboral y registro de políticas salariales, ¿Es obligatorio?

Dentro de los principios generales que gobiernan las relaciones laborales encontramos el de igualdad, el cual fija el artículo 10 del C.S.T. de la siguiente forma:

Artículo 10. Igualdad de los trabajadores y las trabajadoras. Todos los trabajadores y trabajadoras son iguales ante la ley, tienen la misma protección y garantías, en consecuencia, queda abolido cualquier tipo de distinción por razón del carácter intelectual o material de la labor, su forma o retribución, el género o sexo salvo las excepciones establecidas por la ley.

Pues bien, uno de los documentos utilizados en las relaciones laborales que sirve como evidencia de los criterios y principios con que se buscar dar efectividad a la igualdad es el registro de políticas salariales  previsto en la ley 1496 de 2011 asi:

Artículo 5°. Registro. Con el fin de garantizar igualdad salarial o de remuneración, las empresas, tanto del sector público y privado, tendrán la obligación de llevar un registro de perfil y asignación de cargos por sexo, funciones y remuneración, discriminando clase o tipo y forma contractual.

El incumplimiento a esta disposición generará multas de hasta ciento cincuenta (150) salarios mínimos legales mensuales vigentes. El Ministerio del Trabajo, por medio de la autoridad que delegue, fijará la sanción por imponerse, la cual se hará efectiva a través del Servicio Nacional de Aprendizaje (Sena).

Las normas antes citadas no implican que todos los trabajadores en una organización deban tener la misma retribución, sino más bien que las reglas de retribución deben ser claras y objetivas y que toda situación de trato diferenciado debe estar justificado y apuntalado en criterios imparciales. En este sentido es pertinente tener presente la sentencia T – 018 de 1999 (M.P Alfredo Beltrán Sierra) donde esta corporación, refiriéndose al alcance del principio “a trabajo igual salario igual” dijo:  “el derecho a la igualdad, no plantea una igualdad matemática, sino una igualdad real, que busca un trato igual a las personas que se encuentran bajo unas mismas condiciones, y que justifica un trato diferente sólo cuando se encuentran bajo distintas condiciones. (…)”.

Esta misma corporación, en la sentencia SU-519 del 15 de octubre de 1997, (M.P. José Gregorio Hernández Galindo), indicó que: “Para la Corte es claro que todo trabajador tiene derecho, de nivel constitucional, a que se lo remunere, pues si el pago de sus servicios hace parte del derecho fundamental al trabajo es precisamente en razón de que es la remuneración la causa o el motivo, desde el punto de vista de quien se emplea, para establecer la vinculación laboral. “Ahora bien, esa remuneración no puede ser simplemente simbólica. Ha de ser adecuada al esfuerzo que implica la tarea cumplida por el trabajador, a su preparación, experiencia y conocimientos y al tiempo durante el cual vincule su potencia de trabajo a los fines que interesan al patrono”.

Con base en las normas y jurisprudencia antes citadas podemos decir que es factible que empleados reciban retribuciones distintas siempre y cuando la diferenciación sea razonable, sea objetiva y rigurosamente probada por el empleador, de lo contrario las diferencias no justificadas pueden desembocar en procesos judiciales que ordenen nivelaciones salariales y el pago de las sumas de dinero dejadas de pagar durante el tiempo en que la discriminación tuvo lugar.

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¿Vendedor de acciones puede comprometerse a responder por multas que afecten valor patrimonial de la sociedad?

En el oficio 220-057416 del 14 de marzo de 2017 la Superintendencia de Sociedades dijo: “son el comprador y el vendedor, los llamados a evaluar los distintos aspectos sobre la situación real de la compañía, incluidos los riesgos y las contingencias que puedan sobrevenir, teniendo en cuenta que por regla general, el comprador, salvo pacto en contrario, está llamado a asumir las obligaciones de la compañía anteriores a la transacción. De ahí que se reitera, es discrecional de las partes acordar contractualmente las condiciones y los límites por las indemnizaciones a cargo del vendedor a que hubiere lugar, como la responsabilidad derivada de sanciones para la sociedad entre otros aspectos. No obstante lo anterior, hay que tener presente que la obligación de cubrir el monto de las sanciones en todo caso es de la sociedad y que ella no puede quedar descubierta. Por lo tanto, cualquier pacto respecto de la limitación de la responsabilidad por el pago de las multas, no puede desconocer que éstas deben quedar satisfactoriamente cubiertas a pesar de lo que sobre el particular hubieren acordado las partes.

los invitamos a leer este articulo¿Accionista interesado en vender su participación puede exigir que permitan realizar inspección o auditoria en la sociedad? No.

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