De acuerdo con la normatividad tributaria, cuando se realicen transacciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta (electrónica o de talonario) y/o documento equivalente (juegos de suerte y azar, boleta de ingreso a cine, tiquete de transporte de pasajeros, cobro de peajes, boleta de ingreso a espectáculos públicos, POS) el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, deberá ser expedido por el adquirente del bien y/o servicio, ser generado en forma física hasta la fecha en que la DIAN, establezca los requisitos, condiciones técnicas y tecnológicas para su expedición electrónica.
De acuerdo con el artículo
771-2 del Estatuto Tributario y la resolución 042 de 2020 el documento soporte
debe cumplir los siguientes requisitos:
1.
Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones
efectuadas a no obligados a facturar.
2.
Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación
del documento.
3.
Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación
Tributaria -NIT del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de
contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en
el Registro Único Tributario -RUT, el requisito del Número de Identificación
Tributaria NIT, se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país
de origen del no residente.
4.
Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación
Tributaria -NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.
5.
Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de
documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la DIAN.
En relación con las especificaciones de la numeración del documento soporte, en
adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, el adquiriente podrá
indicar una numeración propia, hasta tanto la DIAN, ponga a disposición las
citadas especificaciones a través del servicio informático electrónico.
6.
Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
7. Detallar el valor total de la operación. Cuando el adquiriente sea facturador electrónico, el documento deberá generarse en forma electrónica atendiendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la DIAN, y deberá incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación.
Es importante tener presente que de acuerdo con el artículo 40 de la Resolución 042 de 2020 de la DIAN para la expedición del documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, la autorización de numeración debe ser solicitada por el emisor con anterioridad a las operaciones que se respalden con el citado documento, lo anterior de conformidad con lo previsto en el artículo 1.6.1.4.12. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.
¿Qué pasa si no se emite el documento soporte?
De acuerdo con el
articulo 771-2 del Estatuto Tributario si no se cumple con la expedición del documento
soporte, estando obligado a ello, no hay soporte para la procedencia de costos,
deducciones e impuestos descontables en materia tributaria.
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