En un concepto firmado por el subdirector de normativa y doctrina que lleva por número 100192467 – 2727 del 02 de agosto de 2024 la DIAN respondió de manera explícita y directa la siguiente pregunta: ¿Es posible anular un tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. cuando el mismo se ha expedido con ocasión de una operación de venta y con posterioridad a dicha operación el adquiriente solicita la expedición de la factura electrónica de venta con el fin de soportar impuestos descontables, costos y deducciones?
La DIAN respondió así: “Una vez expedido el documento equivalente respecto de una operación realizada, con el lleno de los requisitos legales, puede afirmarse que el vendedor o prestador del servicio cumplió con su obligación. No puede aceptarse que, por disposición de las partes, se vulneren las disposiciones relativas a la facturación, se anulen las facturas o documentos equivalentes ya expedidos y se expidan otros que no consulten la realidad de la operación comercial.
Así, el manejo administrativo interno de las empresas si bien es de su absoluta discreción debe adecuarse de tal manera que no vulnere las normas tributarias o las desconozca. Por ello, al tenor de lo previsto en el artículo 615 del Estatuto Tributario la factura o documento equivalente debe ser expedido al realizarse la operación y debe contener la fecha de la misma. En este sentido, la anulación de la factura de venta podrá efectuarse cuando la operación económica que se soporta no se lleva a cabo.
Así las cosas, el sujeto obligado a facturar que cuente con la opción de expedir tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., podrá hacerlo; no obstante, si al momento de efectuarse la operación de venta de bienes o prestación de servicios el adquiriente exige la factura electrónica de venta correspondiente, este deberá expedirla en dicho momento según lo dispuesto en el numeral 1º del artículo 1.6.1.4.6. del Decreto 1625 de 2016.
Por lo que, el facturador electrónico debe contar con sistemas informáticos adecuados que le permitan expedir la factura electrónica de venta al momento de efectuarse la operación que da lugar a su expedición, sin exigir o imponer cargas no establecidas en la legislación vigente al adquiriente del bien o servicio.
En consecuencia, es obligación del facturador expedir y entregar la factura electrónica en el momento de la operación de venta del bien o prestación del servicio cuando el adquiriente en ese mismo momento le ha exigido la misma, sin imponerle obligaciones o cargas técnicas o tecnológicas, ya que éstas no están contempladas en la normatividad vigente. Por su parte, es obligación del adquiriente solicitar la factura electrónica de venta en el momento de la operación de venta del bien o prestación del servicio al sujeto obligado a facturar con el fin de soportar los costos, deducciones o impuestos descontables, sin que dicho derecho a exigir la respectiva factura se extienda en un plazo mayor al momento de realizarse la operación de venta de bienes o prestación de servicios (…) Lo anterior, teniendo en cuenta que la normatividad vigente no estipula un término posterior, y que la regla es clara y precisa sobre la oportunidad para la solicitud de la factura electrónica de venta, sin prever que el adquiriente conserve la facultad para la exigencia posterior de esta”.
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