Backup Contable, acceso a información contable (datos) del empresario

A raíz de la implementación en Colombia de la Factura Electrónica se han presentado algunas inquietudes en el sentido de si es posible que proveedores de software de contabilidad, ERP, obstruyan o dificulten el acceso a información de clientes o proveedores del empresario la cual reposa en los sistemas y es necesaria para el cumplimiento de la obligación tributaria de facturar, y la respuesta es NO.

En cumplimiento del deber contractual de Buena Fe, y el deber secundario de conducta, LEALTAD, el proveedor de programas contables debe admitir y facilitar el acceso de los datos del empresario. En este sentido es pertinente tener presente que el Consejo Técnico de la Contaduría Publica, a través del concepto 10-01340 – 2018 del 27 de noviembre de 2018 dijo: “todos los documentos que dan origen a la información financiera al igual que la información en sí, son propiedad exclusiva de la entidad, quien es la que desarrolla las actividades comerciales que originan toda la información. El contador publico y los licenciantes de software de contabilidad son en su orden, las personas que ingresan la información a un sistema de contabilidad y generan unos reportes de carácter general y particular según se requiera y un proveedor que suministra un sistema el cual permite procesar la información contable, según unos requerimientos definidos por la norma contable. Estos dos últimos, nunca tendrán derecho de propiedad sobre la información contable o sobre los documentos que soportan las transacciones de la entidad”.

En el referido concepto, el CTCP dispone que los derechos y deberes de las partes en una relación de licenciamiento de software contable deben ser incorporados en un contrato “estableciendo los niveles de seguridad de la información que se requieran para dar cumplimiento a los deberes legales del contratante”, de esta última parte del concepto 10-01340 – 2018 del 27 de noviembre de 2018 se desprende que al contratante se le debe garantizar por parte del proveedor del software de contabilidad (ERP) el acceso a los datos requeridos por cumplir con la obligación de facturar electrónicamente, ello en virtud del principio de buena fe contractual (art. 871 C. Com) y los deberes secundarios de conducta que el mismo comporta, evitando cualquier proceder que pudiera calificarse como abusivo del derecho (art. 830 C. Com). Así pues, el proveedor del software de contabilidad debe garantizar que el contratante pueda disponer de su información contable entendida esta como una manifestación del gobierno (derecho de propiedad) sobre sus datos.

No esta demás recordar que el CTCP en el concepto 94 del 20 de abril de 2015 dijo que "los libros de contabilidad, los estados financieros, las notas a los estados financieros, los soportes internos y externos, las actas y demás documentos, son propiedad de la empresa, por lo que el contador no puede retenerlos, sustraerlos ni apoderarse de ellos".

Ahora, si la propiedad del software contable o de su licencia pertenece a la persona que presta sus servicios como contador, la entidad no puede exigir la entrega de un ‘backup’ del software ya que no existe obligación alguna para que dicho profesional, una vez culminado su contrato de prestación de servicios, deba hacerlo, salvo que el contrato lo exija o existiera un acuerdo adicional (CTCP,  concepto 0388 del 31 de agosto de 2023) 

Un consejo empresarios: su proveedor de software de contabilidad le debe garantizar que es compatible y accesible por cualquier Proveedor Tecnológico de Facturación Electrónica de lo contrario ello le genera riesgos de disponibilidad de la información, y puede conllevar gastos adicionales para dar cumplimiento a la obligación tributaria de facturar. 

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Te invitamos a leer este articulo ¿Qué es la factura electrónica?

Reglamentan la prestación del servicio de alojamiento turístico

Luego de expresar que es necesario establecer lineamientos generales para la prestación del servicio de alojamiento turístico para su prestación con el fin de proteger tanto al huésped como al prestador de servicios turísticos de alojamiento, el gobierno nacional, a través del decreto 2119 del 15 de noviembre de 2018 estableció tres (3) categorías de servicio (establecimientos) de alojamiento turístico, así:

1.- En establecimientos de alojamiento turístico:  se caracterizan por brindar el servicio de alojamiento turístico con oferta permanente y entre estos se encuentran, los hoteles, hostales, centros vacacionales, campamentos y todos aquellos que mantengan una oferta habitual en el servicio de hospedaje.

2.- En viviendas turísticas: se caracteriza por ser un servicio prestado en una unidad inmobiliaria destinada en su totalidad a brindar el servicio de alojamiento según su capacidad, a una o más personas, la cual puede contar con servicios complementarios y como mínimo con: dormitorio, cocina y baño.  Entre estos se encuentran los apartamentos turísticos, fincas turísticas y demás inmuebles cuya destinación corresponda a esta definición.

3.- En otros tipos de hospedaje turístico no permanente:  es el servicio de alojamiento prestado en bienes inmuebles que no se encuentran ubicado en los dos (2) anteriores.

No está por demás recordar que el contrato celebrado entre un prestador de servicios de alojamiento y el usuario será de hospedaje (Contrato de Hospedaje) y estará regirá por la ley 300 de 1996 (Ley General de Turismo), la ley 1101 de 2006 (Reforma a la ley General de Turismo) y sus decretos reglamentarios y las normas pertinentes del Código de Comercio, sin que le sean aplicables de manera alguna las normas del arrendamiento de vivienda urbana. El contrato de hospedaje debe contener como mínimo el nombre completo del huésped, tipo y número de identificación, nacionalidad, fecha de ingreso y fecha de salida.

Se debe tener presente que los prestadores del servicio de alojamiento turístico, independientemente de la categoría, son responsables de la información contenida en el medio de publicidad que utilicen para la promoción de sus servicios, y deberán publicar el número de Registro Nacional de Turismo y responderán por la correcta prestación de los servicios ofertados conforme con las características anunciadas.

¿Qué sigue?

Para el 31 de agosto de 2020 el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo deberá tener operativo y funcional un software para el diligenciamiento de la Tarjeta de Registro Hotelero, cuya información será la que determinen de común acuerdo el Departamento Administrativo Nacional de Estadística - DANE Y el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. La principal función de esta tarjeta será de estadística.

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Registro Único de Trabajadores Extranjeros en Colombia, RUTEC.

¿Qué es?

Es una plataforma para cuantificar, identificar y diagnosticar la inmigración en Colombia. Tiene como finalidad obtener información de la inmigración laboral en el país como insumo para la construcción de la política migratoria laboral. Es de obligatorio cumplimiento para todas las entidades del sector publico y las empresas del sector privado que vinculen o contraten personas extranjeras dentro del territorio colombiano.

Plazo para la inscripción en el RUTEC.

La inscripción en el RUTEC deberá realizarse en un plazo no mayor a ciento veinte (120) días CALENDARIO, siguientes a la celebración del contrato o desde la vinculación del trabajador extranjero. Para los inmigrantes que ya están en el país, la inscripción en el RUTEC deberá realizarse en un plazo no superior a 120 días calendario a partir del 9 de octubre de 2018.

Deber de actualizar.

El RUTEC deberá actualizarse cuando finalice la vinculación o contratación del trabajador extranjero, o se presente cualquier evento que modifique la actividad economía, o cuando el trabajador, servidor publico o contratista extranjero cambie de manera permanente su residencia, a mas tardar dentro de los 30 días calendario siguientes al hecho que genera la novedad.

SANCIONES.

El incumplimiento de estas obligaciones acarreara sanciones económicas de 1 a 5.000 SMLMV. ($3.906.210.000 en 2018) Según la gravedad de la infracción.

Para consultar la resolución completa y el manual de usuaria siga este enlace: Mintrabajo Resolución 4386 de 2018.