El Consejo de Estado, por medio de la sentencia 29475 del 9 de julio de 2026, Consejera Ponente: CLAUDIA RODRÍGUEZ VELÁSQUEZ nos recuerda que en el derecho tributario colombiano, la calidad y el orden de la prueba son mas importantes que el simple volumen.
El caso fallado por el Consejo de Estado gira
en torno a una importante cooperativa dedicada al comercio al por mayor de
materias primas agropecuarias, tras revisar su declaración del Impuesto sobre
la Renta del año gravable 2014, la DIAN decidió desconocerle costos por más de
$2.410 millones de pesos. ¿La razón? Las facturas y documentos equivalentes
presentaban inconsistencias graves: números repetidos en fechas distintas,
documentos ilegibles, falta de identificación (NIT) del proveedor y valores que
no cuadraban.
Para defenderse y tratar de salvar estos
millonarios costos, la empresa aportó a lo largo del proceso un total de 17.683
folios digitalizados. Su argumento central era que al entregar esta inmensa
cantidad de soportes, se estaba demostrando la realidad de las operaciones y se
cumplía con el principio de libertad probatoria. No obstante, tanto la DIAN,
como el Tribunal en primera instancia y, finalmente, la Sección Cuarta del
Consejo de Estado, negaron las pretensiones de la empresa y confirmaron el
millonario rechazo de costos y la consecuente sanción por inexactitud.
¿Por qué perdió el contribuyente si entregó
más de 17.000 documentos?
La ratio decidendi (la razón de la
decisión) del Consejo de Estado se fundamenta en el principio de
autorresponsabilidad probatoria. La Alta Corporación determinó que "allegar
de manera masiva documentos no suple el deber de probar".
El tribunal fue enfático en señalar que no
basta con aportar miles de folios al expediente; es obligación ineludible del
contribuyente construir lo que se denomina el "alcance técnico de la
prueba". Esto significa que la empresa debe explicar, clasificar y
relacionar de manera directa cada documento con el hecho jurídico que pretende
demostrar (por ejemplo, relacionar la factura X con el costo Y rechazado por la
DIAN).
El Consejo de Estado concluyó que entregar
miles de documentos desorganizados y sin un cuadro explicativo o anexo que los
conecte con la contabilidad, es una práctica que traslada indebidamente la
carga probatoria al juez y a la administración, quienes no tienen la obligación
(ni el tiempo) de armar el rompecabezas para suplir la deficiencia probatoria
del contribuyente. Si usted no explica cómo su prueba lo defiende, la prueba
simplemente no tiene mérito.
5 Tips y
recomendaciones
1. Calidad sobre cantidad: Construya el
"puente lógico" Si la DIAN le cuestiona 50 operaciones, no
entregue una carpeta con 5.000 folios revueltos. Acompañe siempre sus pruebas
de un anexo explicativo (un puente lógico) donde detalle exactamente qué
pretende probar con cada documento: "El costo rechazado por $10
millones se acredita con la factura electrónica No. 1234, visible en el folio
4, que cumple todos los requisitos legales". Facilíteles la vida al
auditor y al juez.
2. Auditoría preventiva a sus documentos
soporte (Art. 771-2 ET) Un gasto real no sirve de nada si el papel
que lo soporta está mal hecho. Revise periódicamente que los documentos
equivalentes y facturas que recibe su empresa cumplan rigurosamente con los
requisitos del artículo 771-2 del Estatuto Tributario: NIT claro, fecha de
emisión, nombre del proveedor y que la información sea completamente legible.
Un documento tachado o sin NIT es dinero perdido.
3. Cuidado con la duplicidad y el desorden
contable En el caso fallado por el Consejo de Estado, la empresa perdió porque
la DIAN encontró el mismo número de documento soporte utilizado en fechas y
operaciones diferentes. Implemente un software contable o un control estricto
que alerte sobre numeraciones repetidas o inconsistencias de fechas. El desorden
administrativo es el mejor aliado de los rechazos de la DIAN.
4. Asuma su carga probatoria
(Autorresponsabilidad) No espere que el juez o el funcionario de la
DIAN hagan el trabajo de depuración por usted. Si usted invoca un derecho (como
deducir un costo para pagar menos impuestos), es su obligación procesal y legal
demostrarlo de manera impecable. El desorden
para probar juegan siempre en su contra.
5. Dupla Contador – Abogado. Cuando se
enfrentan cuestionamientos es vital contar con una dupla de contador y abogado que
estructuren técnicamente los soportes contables y tributarios a aportar durante el proceso.
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