Cuando la DIAN desconoce los costos y deducciones de su
empresa bajo la presunción de "operaciones simuladas", el impacto
financiero es “duro”: la base gravable del impuesto sobre la renta se dispara
artificialmente, erosionando la liquidez del negocio, y desencadenando
sanciones por inexactitud que pueden alcanzar hasta el 100% del mayor valor a
pagar. Una reciente decisión del Consejo de Estado demuestra que el riesgo
fiscal derivado de proveedores con defectuosas o malas prácticas tributarias
puede mitigarse, protegiendo la rentabilidad de su compañía, siempre que su
empresa cuente con un protocolo documental estricto que pruebe la realidad
material de cada transacción (trazabilidad y defense file)
La regla: El
comportamiento de su proveedor no debe castigar sus utilidades
En la sentencia de la Sección Cuarta del Consejo de
Estado (Rad. 30777 del 13 de agosto de 2026), la entidad resolvió una situación
común en las auditorías de la DIAN. La autoridad tributaria suele rechazar
compras basándose en "indicios" sobre el proveedor: que no opera en
la dirección registrada en el RUT, que tiene el registro suspendido, que no presenta sus propias declaraciones de
renta, etc. El Consejo de Estado aclaró que, frente a la dinámica probatoria
(artículos 742 y 746 del Estatuto Tributario), las irregularidades formales de
un tercero no son suficientes para rechazar los costos de una empresa si esta
logra demostrar, con absoluta certeza, que la operación comercial sí ocurrió
(realidad), en términos de negocios, la carga de la prueba se invierte: si la
DIAN duda del proveedor, su empresa debe tener la capacidad operativa para
reconstruir la historia completa de la transacción.
Estrategias
para la mitigación de riesgos fiscales en compras y contrataciones
Para garantizar que los pagos a terceros sean 100%
deducibles y blindar a la empresa de contingencias por operaciones simuladas, Su
empresa debe implementar los siguientes controles cruzados, respaldados por los
requisitos de idoneidad del artículo 771-2 del Estatuto Tributario:
·
Debida Diligencia en el Onboarding de Proveedores: No basta con solicitar
el RUT y la Cámara de Comercio. Implemente un filtro de cumplimiento (oficial
de cumplimiento o riesgos) que deje rastro de la verificación del proveedor en
listas restrictivas, antecedentes y capacidad operativa real antes de la primera
orden de compra.
·
Trazabilidad Bancaria Perfecta: Todo pago debe estar
bancarizado y el comprobante de egreso o transferencia debe coincidir al
centavo con las facturas emitidas (cumplimiento del artículo 771-5 del Estatuto
Tributario). Las solicitudes de anticipo y los abonos a cuentas a nombre del
proveedor son pruebas reina.
·
Soporte Operativo más allá de la Factura: La factura
electrónica es apenas un requisito formal. Para probar la "realidad
material" ante un juez o auditor, su empresa debe conservar los documentos
periféricos de la cadena logística: planillas de transporte, actas de ingreso a
almacén o zonas francas, correos electrónicos de negociación y certificaciones
de entrega a satisfacción.
·
Contabilidad Impecable e Individualizada: Los
registros contables deben cumplir estrictamente con los artículos 772 a 774 del
Estatuto Tributario. Esto significa que los auxiliares históricos por NIT deben
reflejar de manera inequívoca los movimientos y la causación de cada proveedor
sin saldos inexplicables.
La informalidad o el desorden tributario de sus aliados
comerciales no tienen por qué convertirse en un pasivo fiscal para su compañía.
Lo invitamos a auditar hoy mismo sus manuales de contratación, políticas de
compras y procesos de archivo documental.
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