Conflicto de intereses y competencia con la sociedad de parte de los administradores, nuevas reglas y una tarea más para Revisores Fiscales

En primer lugar recordemos que la Ley 222 de 1995 en su artículo 23 dispone de manera general, que los administradores deben obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios y que las actuaciones de estos se cumplirán en interés de la sociedad, teniendo en cuenta los intereses de sus asociados. 

Ahora, concretando este deber general el numeral 7 del referido artículo, norma imperativa por cierto,  dispone que los administradores deben abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con la sociedad o en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses, salvo autorización expresa de la junta de socios o asamblea general de accionistas.

Ahora, si bien de tiempo atrás se contaba con el decreto 1925 de 2009, las autoridades nacionales, con la Superintendencia de Sociedades a la cabeza, han identificado conductas que vinculan a administradores y asociados controlantes que en su opinión exigen, por el interés general, importantes modificaciones normativas, esta es, grosso modo, la justificación del decreto 46 de 2024 el cual prevé nuevas reglas de “transparencia”  y resalta la labor de los revisores fiscales. El Decreto, en sus considerandos, reitera que “la deferencia al criterio empresarial se basa en la concepción que vé en la labor de los administradores una función rigurosamente económica, consistente en la asunción razonada de riesgos que pueden conducir a la innovación empresarial y a la creación de riqueza”.

En los términos del Decreto hay conflicto de intereses cuando exista, por parte del administrador un interés directo o indirecto que pueda comprometer su criterio o independencia en la toma de decisiones en el mejor interés de la sociedad, en lo relativo a uno o varios actos, en los que sea parte o esté involucrada la sociedad en la que dicho administrador ejerce sus funciones. Como evento de conflicto de intereses son los actos o negocios en que participe el administrador como representante de la sociedad, por una parte, y por otra, él mismo como persona natural o administrador de otra sociedad, o terceros.

Por su parte hay competencia con la sociedad cuando el acto implica por parte del administrador, directamente o por interpuesta persona, la concurrencia (asistencia, participación o coincidencia) en un mismo mercado, o cuando el administrador toma para para sí, directamente o por interpuesta persona, oportunidades de negocio que le correspondan o hubieran estado al alcance de la sociedad en la que este sujeto ejerce sus funciones. El decreto dispone que los administradores podrían incurrir en competencia o conflicto de interés por interpuesta persona, cuando en los actos correspondientes sean partes alguno de los siguientes sujetos:

el cónyuge o compañero permanente del administrador

los parientes del administrador, de su cónyuge o de su compañero permanente, hasta el segundo grado de consanguinidad o civil, y segundo de afinidad

las sociedades en las que el administrador o cualquiera de las personas mencionadas  antes, detenten la calidad de controlantes, conforme al artículo 260 del Código de Comercio.

las sociedades representadas simultáneamente por el administrador

los patrimonios autónomos en los que el administrador, o cualquiera de las personas mencionadas en los numerales anteriores, sean fideicomitentes o beneficiarios, o que ejerza el control efectivo y/o final, o que tenga derecho a gozar y/o disponer de los activos, beneficios resultados o utilidades, y

las personas que ejerzan control directo o indirecto sobre la sociedad en la que el administrador ejerce sus funciones o las subordinadas de dichos controles.

Estos ejemplos son enunciativos y no limitativos de situaciones que pueden concretar situaciones de conflicto de intereses o competencia de administrador frente a la sociedad.

Ahora, para que el administrador pueda actuar legítimamente en un acto o negocio donde exista conflicto de intereses o competencia con la sociedad se requiere:

Que se convoque a la asamblea general o junta de socios y que la decisión sobre el conflicto o competencia haga parte de los temas que se trate y decidan.

Durante la asamblea el administrador deberá suministrar a los asociados la información relevante para la toma de la decisión la cual debe ser clara, completa, veraz, verificable, comprensible, transparente, oportuna y suficiente, indicando explícitamente los hechos que dan lugar a la configuración del conflicto de intereses o acto de competencia desleal.

La autorización de la asamblea, la cual podrá podrá otorgarse sólo cuando el acto o negocio no perjudique los intereses de la sociedad. Si el administrador es accionista no puede participar en la votación. 

Si se otorga autorización al administrador para actuar, y esta afecta los intereses de la sociedad, los accionistas o socios que aprueban la actuación serán responsables de los perjuicios que ocasionen a la sociedad, a los socios o a terceros a menos que no hubieren tenido información “suficiente para la toma de la decisión”, dice el decreto.

Tarea para el revisor Fiscal

Según el Decreto, si el revisor fiscal de la sociedad tiene conocimiento de que algún administrador está participando o participó en un acto u operación en el cual potencialmente pueda existir conflicto de intereses o que pueda implicar competencia con la sociedad, sin autorización de la junta de socios o la asamblea general de accionistas, según el caso, deberá advertirlo, por escrito, al máximo órgano social y al representante legal.

Recomendaciones:

Que los administradores de manera expresa le informen a la junta de socios o a la asamblea que en el periodo objeto de informes, no estuvieron incursos en conflicto de interés o en competencia con la sociedad

En los términos del Decreto 46, a la asamblea o Junta de Socios se le debe informar, en informe especial o en el informe de gestión, sobre las autorizaciones otorgadas para realizar actos o negocios que compiten con la sociedad o que configuren conflicto de intereses.

Si bien el Decreto permite otorgar autorizaciones generales  por parte de la asamblea a los administradores durante un determinado ejercicio social para la realización de actos o negocios que pueden configurar conflicto o competencia, consideramos prudente que las autorizaciones sean una por una dada la diversidad de situaciones  y variables de los potenciales actos o negocios que implique competencia o conflicto con la sociedad.

El Derecho a la información de los asociados es el pilar fundamental del gobierno corporativo y este debe garantizarse no sólo en los estatutos de la sociedad sino también en la cultura organizacional, con las debidas reservas y controles permitidos por las normas.

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Te invitamos a leer Responsabilidad de Administradores y cumplimiento normativo.

Conflicto de interés en una empresa, ¿Qué es?

En Colombia no existe una definición legal de lo que es conflicto de intereses al interior de una empresa, pero ello no ha sido obstaculo para que la Superintendencia de Sociedades, en conceptos como el 220- 055984 del 20 de abril de 2018 opine que "existe conflicto de interés cuando no es posible  la satisfacción simultánea de dos intereses", grosso modo, podemos decir que configura conflicto de intereses toda situación en la cual nos topamos con una oposición entre la empresa y alguno de sus empleados, usualmente de rango administrativo, por un provecho, utilidad, ganancia, lucro, o beneficio, potencial o real.  Son ejemplo de situaciones que generan conflicto de interés las siguientes: 1.-la entidad va a vender un activo y el administrador lo quiere comprar al menor precio posible, 2.- la sociedad necesita contratar un proveedor y el administrador ofrece serlo, 3.- la entidad va a desistir de participar en un proceso de selección donde el administrador quiere participar a título personal.

En Colombia el régimen de conflicto de intereses se ha circunscrito al ámbito de los administradores por el especial poder de determinación y ejecución que ostentan y es por esto que en la ley 222 de 1995 se lee como deberes de los administradores obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios frente a la entidad que administran, y sus actuaciones se cumplirán en interés (beneficio) de la entidad, teniendo en cuenta la conveniencia de sus propietarios.

La citada norma dispone que en cumplimiento de sus deberes los administradores  deberán, entre otras obligaciones, abstenerse de utilizar indebidamente información privilegiada, abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con la sociedad o en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses, salvo autorización expresa de la junta de socios o asamblea general de accionistas.

Sobre este tema el decreto 1925 de 2009 establece:

Artículo 1. El administrador que incurra por sí o por interpuesta persona, en interés personal o de terceros, en conductas que impliquen conflicto de interés o competencia con la sociedad en violación de la ley y sin la debida autorización de la Asamblea General de Accionistas o Junta de Socios, responderá solidaria e ilimitadamente de los perjuicios que por dolo o culpa ocasione a los asociados, a la sociedad o a terceros perjudicados, con el propósito de lograr, de conformidad con la ley, la reparación integral.

Ahora, ¿un empleado no administrador, puede incurrir en conflicto de intereses con la entidad para la que trabaja? en este caso las normas a aplicar no serían las comerciales sino las del Código Sustantivo de Trabajo. 

Los invitamos a leer este texto: Acuerdo de accionistas, ¿Qué es?

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Responsabilidad de Administradores y cumplimiento normativo.

De acuerdo con el artículo 23 de la ley 222 de 1995 los administradores deben, de manera general, obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios. Así mismo de manera especifica la referida norma le impone a los administradores del deber de velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias, y en esta línea el artículo 25 de la ley 222/95 (art. 200 C. Com) dispone que en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o de los estatutos, se presumirá la culpa del administrador.

Sobre el particular en sentencia CS2749 – 2021 la Corte Suprema de Justicia, M.P. Álvaro Fernando García Restrepo,  expuso que “el artículo 23 de la ley 222 de 1995 no solo estableció la triada de deberes fiduciarios, (…) sino que también tipificó unos deberes específicos de diligencia y lealtad, entre ellos, (…) el de “velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias”, o también denominado deber de cumplimiento normativo, que exige para los administradores que “garanticen el cumplimiento normativo por parte de la sociedad de todas las norma legales a las que resulte sometida como son las normas de defensa de la competencia, las normas tributarias, laborales, penales, o las normas administrativas especiales. El incumplimiento de cualquiera de las normas a las que se haya sujeta la sociedad puede ser fundamento de la responsabilidad de los administradores porque dichas normas imponen dicha responsabilidad, pero ante esa situación la incorporación del deber  de cumplimiento normativo introduce un fundamento de responsabilidad interna y frente a la sociedad de los administradores por incumplimiento de dicho deber y ejercitando la acción social de responsabilidad cuando no hayan tomado las medidas precisas para garantizar el cumplimiento normativa por parte de la sociedad”.

Precisamente, al advertir la importancia de este deber especifico, la Circular Externa de la Superintendencia de Sociedades 100-006 del 23/05/2008, anotó que “los administradores deberán observar y verificar el cumplimiento de las disposiciones de naturaleza laboral, fiscal, ambiental, comercial, contable, de protección al consumidor, de propiedad intelectual, de promoción y respeto de la competencia entre otras, que regulan el funcionamiento de la sociedad y sus relaciones con los distintos interesados. Igualmente, deben acatar y velar por la observancia de las estipulaciones de carácter estatutario, comoquiera que las mismas recogen la voluntad de los asociados y regulan sus relaciones entre sí con la compañía”.

En similar sentido se pronunció la Superintendencia de Industria y Comercio quien en la resolucion que lleva por número 76920 de 2021 frente a la responsabilidad de los administradores en los terminos del articulo 23 de la ley 222 de 1995 expresó que “(…) la regulación no exige cualquier tipo de cumplimiento de la ley, sino uno calificado. Es decir, ajustado o con exactitud a lo establecido en la norma. Velar por el estricto cumplimiento de la ley exige que los administradores actúen de manera muy profesional, diligente y proactiva para que en su organización la regulación se cumpla de manera real y no formal con la efectividad y rigurosidad requeridas. Por eso, los administradores deben cuidar al detalle y con perfecta seguridad este aspecto. No basta solo con ser guardianes, deben ser promotores de la correcta y precisa aplicación de la ley. Esto, desde luego, los obliga a verificar permanentemente si la ley se está o no cumplimiento en todas las actividades que realiza su empresa u organización”

Pesa pues sobre el administrador una presunción de responsabilidad por el incumplimiento normativo y ello genera la carga de demostrar la ausencia de dolo o culpa en su actuar o abstención profesional, o que concurre alguna de las hipótesis de exclusión de la responsabilidad como por ejemplo no haber tenido conocimiento de la acción u omisión, o a haber votado en contra de ella absteniéndose de ejecutarla, o pudiendo aducir aspectos relacionados con las funciones concretas que cada administrador tiene atribuidas en la estructura  jerárquica de la compañía, o con las responsabilidades específicas que hubieran podido asignarse en los estatutos, para así dejar sentado en el proceso que dentro de las funciones del administrador demandado no estaba la señalada como infringida.

Los invitamos a leer Toda operación económica y empresa debe tener una matriz legal. Compliance

Política de crédito, ¿Qué es? no tenerla compromete responsabilidad del administrador

De acuerdo con el artículo 23 de la ley 222 de 1995 los administradores de las sociedades deben obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios, la norma dispone que las actuaciones de los administradores deben cumplirse en interés de la sociedad, teniendo en cuenta los intereses de sus asociados.

Pues bien, en la sentencia 800 - 000035 del 3 de mayo de 2017 de la Superintendencia de Sociedades esta entidad evaluó el comportamiento de un administrador de cara al procedimiento de otorgamiento de crédito y expresamente dijo que éste “infringió su deber general de cuidado al no fijar criterios precisos para la celebración de ventas a crédito en la compañía”, dice la entidad que el “despacho debe concluir que efectivamente se configuró una infracción a los deberes de los administradores sociales por el hecho de que la demandada[El Administrador] no hubiera fijado una política precisa para la celebración de Ventas a crédito en la compañía”

De la referida sentencia se desprende que si una empresa otorga crédito para el pago de las ventas de sus productos o servicios es pertinente que se establezca una política de crédito que contenga por lo menos los siguientes elementos:

1.- el deber de los clientes de diligenciar una solicitud de crédito

2.- la verificación de antecedentes de comportamiento crediticio del cliente en bases de datos como por ejemplo PROCREDTO.

3.- la fijación de cupos de crédito, plazo e intereses.

4.- La solicitud de garantías (avales, codeudores, prendas, pólizas, hipotecas)

Una recomendación para los empresarios que otorgan crédito es analizar el flujo de caja (pasado, presente y proyectado) de sus clientes potenciales ya que así se evidencia la capacidad económica (real y/o estimada) del deudor para cumplir con su obligación monetaria.

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Los invitamos a leer este artículo Criterios para otorgar crédito.

Administradores de P.H. deben verificar si en ella hay viviendas turísticas

El decreto 2106 de 2019, es una norma de simplificación, supresión y reforma de trámites y procesos existentes en la administración pública. En este decreto se encuentra una norma que actualiza una importante responsabilidad de los administradores de las propiedades horizontales asi:

Artículo 144. Obligación a cargo de los administradores de propiedad horizontal. El artículo 34 de la Ley 1558 de 2012 quedará así:

"Artículo 34. Obligación a cargo de los administradores de propiedad horizontal. Es obligación de los administradores de los inmuebles sometidos al régimen de propiedad horizontal en los cuales se preste el servicio de vivienda turística, reportar a la Superintendencia de Industria y Comercio, la prestación de tal tipo de servicios en los inmuebles de la propiedad horizontal que administra, cuando estos no estén autorizados por los reglamentos para dicha destinación, o no se encuentren inscritos en el Registro Nacional de Turismo.

La omisión de la obligación contemplada en este artículo acarreará al administrador la imposición por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio de una sanción consistente en multa de hasta tres (3) salarios mínimos legales mensuales vigentes en el momento del pago, con destino al Fondo de Promoción Turística.

Al prestador del servicio de vivienda turística que opere sin la previa autorización en los reglamentos de propiedad horizontal debidamente registrada en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, le serán impuestas las sanciones contempladas en el numeral 2 del artículo 59 de la Ley 675 de 2001, de acuerdo con el procedimiento establecido en dicha ley.

Lo anterior sin perjuicio de las sanciones que se derivan de la no inscripción en el Registro Nacional de Turismo."

Esta norma implica pues, que el administrador de la propiedad horizontal, deberá tener conocimiento del destino de los inmuebles y en virtud de ello conto en el Reglamento de la Copropiedad, como en el contrato de arrendamiento sobre el inmueble deberían dejarse expresamente previstas obligaciones de información tanto de propietarios como de inquilinos para con el administrador.

Los invitamos a leer Reglamentan la prestación del servicio de alojamiento turístico

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Ética del contador. Administrador como contador, posible pero no recomendable.

En el concepto  10-00601-2019 el Consejo Tecnico de la Contaduría Publica (CTCP) reiteró los deberes éticos de los contadores públicos a la luz del decreto 302 de 2015 y dijo que “si las amenazas identificadas [para el cumplimiento de los principios fundamentales en materia de contabilidad]  no son claramente irrelevantes, el Contador Público debe, donde sea apropiado, aplicar salvaguardas para eliminar dichas amenazas o reducirlas a un nivel aceptable, donde no se vea comprometido el cumplimiento de los principios fundamentales. Si el Contador Público no puede adoptar las salvaguardas apropiadas debe declinar o suspender el servicio profesional especifico involucrado, o cuando sea necesario desvincularse del cliente (en el caso de un contador publico independiente) o de la entidad contratante (en el caso de un Contador Público dependiente).

En el mismo concepto el CTCP reitero que “no se considera improcedente que una persona en calidad de administrador sea adicionalmente el contador. No obstante lo anterior, cabe decir que por razones de control interno, no es conveniente que las funciones de administración y registro de la contabilidad estén en cabeza de la misma persona, puesto que esto implica una concentración de funciones que puede ser riesgosa para la entidad, al margen de que legalmente sea viable”.

Los invitamos a leer ¿Contrato con revisor fiscal debe constar por escrito? Sí.

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Requisitos para que SAS pueda emitir deuda en el mercado secundario

Recordemos que el Decreto Legislativo 817 de 2020 autorizó temporalmente (2 años) a las Sociedades por Acciones Simplificadas (SAS) a emitir títulos representativos de deuda en el segundo mercado, lo cual les permite obtener recursos a través del mercado de valores para financiar su operación.

Pues bien, el artículo 22 del Decreto Reglamentario 1235 del 14 de septiembre de 2020 dispuso que cuando la sociedad por acciones simplificada decida emitir títulos representativos de deuda en el segundo mercado en los términos del Decreto Legislativo 817 de 2020, deberá cumplir con los siguientes requisitos, todo enmarcado dentro de un régimen de protección a los inversionistas:

1.       Contar con una Junta Directiva conformada mínimo por 3 miembros principales, respecto de los cuales podrán establecerse suplencias, y al menos uno deberá tener la calidad de independiente. Ahora, cuando la Junta Directiva se integre con más de 3 miembros principales, al menos el veinticinco por ciento (25%) deberán ser independientes.

Según la norma, la calidad de independiente se entenderá en los términos del parágrafo 2 del artículo 44 de la Ley 964 de 2005, es decir, aquella persona que en ningún caso sea:

- Empleado o directivo del emisor o de alguna de sus filiales, subsidiarias o controlantes, incluyendo aquellas personas que hubieren tenido tal calidad durante el año inmediatamente anterior a la designación, salvo que se trate de la reelección de una persona independiente.

- Accionistas que directamente o en virtud de convenio dirijan, orienten o controlen la mayoría de los derechos de voto de la entidad o que determinen la composición mayoritaria de los órganos de administración, de dirección o de control de la misma.

-  Socio o empleado de asociaciones o sociedades que presten servicios de asesoría o consultoría al emisor o a las empresas que pertenezcan al mismo grupo económico del cual forme parte esta, cuando los ingresos por dicho concepto representen para aquellos, el veinte por ciento (20%) o más de sus ingresos operacionales.

- Empleado o directivo de una fundación, asociación o sociedad que reciba donativos importantes del emisor. Se consideran donativos importantes aquellos que representen más del veinte por ciento (20%) del total de donativos recibidos por la respectiva institución.

- Administrador de una entidad en cuya junta directiva participe un representante legal del emisor.

- Persona que reciba del emisor alguna remuneración diferente a los honorarios como miembro de la junta directiva, del comité de auditoría o de cualquier otro comité creado por la junta directiva.

 

2.       Contar con Revisor Fiscal elegido por la Asamblea de Accionistas, y deberá acreditar como mínimo requisitos de idoneidad e independencia para ejercer el cargo de manera profesional.

 

3.       Constituir un comité de auditoría, el cual se integrará con por lo menos tres (3) miembros de la junta directiva, incluyendo el miembro independiente, quien será el presidente. Las decisiones dentro del comité se adoptarán por mayoría simple y contarán con la presencia del revisor fiscal de la sociedad, quien asistirá con derecho a voz y sin derecho a voto. Deberá reunirse por lo menos cada tres (3) meses y sus decisiones deberán constar en actas.

El comité de auditoría supervisará el cumplimiento del programa de auditoría interna, el cual deberá tener en cuenta los riesgos del negocio y evaluar integralmente la totalidad de las áreas del emisor. Asimismo, velará por que la preparación, presentación y revelación de la información financiera se ajuste a lo dispuesto en la ley.

Los estados financieros deberán ser sometidos a consideración del comité de auditoria antes de ser presentados a consideración de la junta directiva y del máximo órgano social.

 

Algo importante a tener en cuenta:

1.- aunque el decreto 1235 no lo provee, los miembros del comité de auditoria deben contar con adecuada experiencia para cumplir a cabalidad con las funciones que corresponden al mismo.

2.- el programa de auditoria o plan de auditoria debe tener claramente documentados los procedimientos que seguirá el auditor para validar que la organización cumple con las regulaciones, especialmente, en este caso del decreto 1235.

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Los invitamos a leer Títulos de deuda de S.A.S. en Mercado Publico de Valores, sentencia favorable Corte Constitucional

Sentencia reconoce que actualmente los procesos ejecutivos se inician con los títulos valores digitalizados

En una interesante sentencia que lleva por número STC2392-2022 Radicación nº 68001-22-13-000-2021-00682-01, la Corte Suprema de Justicia, M.P. OCTAVIO AUGUSTO TEJEIRO DUQUE analizando un proceso ejecutivo iniciado con un título valor presentado al proceso de forma digitalizada atendiendo a lo dispuesto en el decreto 806 de 2020 dijo lo siguiente:

“(…) del canon 619 del Código de Comercio es dable concluir, en esencia, que el cartular físico comporta la prueba del derecho económico que representa. Así mismo, del numeral 3 del artículo 84 del Código General del Proceso se colige que quien pretenda la efectivización judicial de la obligación debe anexarlo a su demanda, circunstancia exigida, entre otras, para satisfacer el deber de exhibición establecido por el precepto 624 del estatuto mercantil en comento, y la garantía de entrega de ese documento al deudor que eventualmente pague la prestación. No obstante, con la llegada de la emergencia sanitaria y la expedición del Decreto Legislativo 806 de 2020 se reafirmó y potenció el reconocimiento legal de los efectos jurídicos del uso de los «mensajes de datos» y las «tecnologías de la información y las comunicaciones» en el marco de los procesos judiciales, como un mecanismo que aspiró a «flexibilizar la atención a los usuarios del servicio de justicia» y que, en virtud del principio de equivalencia funcional (STC13359-2021), pretendió la satisfacción de las actuaciones procesales independientemente del soporte o herramienta (físico o digital) utilizado para tal efecto.

Ciertamente, del tenor literal del artículo 624 del código mercantil se extrae que, para «[e]l ejercicio del derecho consignado en un título-valor [se] requiere la exhibición del mismo» como prueba del negocio jurídico celebrado entre los suscriptores del documento. Situación distinta es que la forma de exhibición de dicho cartular, que antes se efectuaba de manera física como anexo de la demanda, haya variado en virtud del escenario expuesto en precedencia, lo que, de ninguna manera, puede impedir el acceso a la administración de justicia del acreedor o el derecho de defensa y contradicción propio del obligado”

Y mas adelante dijo: “(…) como la ley exige al ejecutante que presente sus anexos mediante mensaje de datos, no le queda opción distinta que i). digitalizar su título para acompañarlo al libelo a fin de demostrar la existencia de la prestación que pretende efectivizar y, ii). conservar la tenencia del documento físico conforme se lo impone el numeral 12 del artículo 78 del estatuto adjetivo según el cual es deber de las partes y sus

apoderados «[a]doptar las medidas para conservar en su poder las pruebas y la información contenida en mensajes de datos que tenga relación con el proceso y exhibirla cuando sea exigida por el juez (…)» para efectos de la posible contradicción pedida por el deudor”

Así pues quien, actualmente, pretenda la ejecución de un documento físico que preste mérito ejecutivo deberá digitalizarlo y adjuntarlo a su demanda. También deberá manifestar que conservará su tenencia y que lo custodiará hasta el momento en que se realice el respectivo pago, momento en el que lo entregará a quien honre la prestación.  Lo anterior, sin perjuicio de que deba exhibirlo presencialmente -con el fin de garantizar el trámite de las eventuales defensas expuestas- a quien corresponda, por orden del juez, a petición del ejecutado, y dentro del término y forma que la autoridad judicial estime necesario. Lo anterior, como se dijo, bajo pena de que se frustre la aspiración judicial de pago ante la falta de tenencia del instrumento originario del crédito.

Actualmente se sabe de proyectos para hacer permanentes las reglas del decreto 806 de 2020 el cual tiene vigencia hasta el 04 de junio de 2022. Los mantendremos informados.

Los invitamos a leer Política de crédito, ¿Qué es? no tenerla compromete responsabilidad del administrador

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¿Facturas electrónicas son títulos valores aunque no este operativo el REFEL?

Si cumplen con los demás requisitos la respuesta es sí.

En primer lugar, debemos tener presente que el Decreto Único Reglamentario del sector Comercio, Industria y Turismo, decreto 1074 de 2015 establece en el artículo 2.2.2.53.1, adicionado por el decreto 1349 de 2016, artículo 1, que “las facturas electrónicas como titulo valor de que trata este capítulo serán las: 1.- emitidas con el cumplimiento de los requisitos establecidos en el Decreto 2242 de 2015 (…). 2.- Aceptadas conforme a lo dispuesto en el articulo 2.2.2.53.5 de este decreto. 3 Registradas en el registro de facturas electrónicas.

Ahora, si bien ya existe un Manual de Funcionamiento del Administrador del Registro de Facturas Electrónicas, Resolución 2215 del 22 de noviembre de 2017, debemos advertir que el registro – REFEL- aun no esta activo, . En esta medida las facturas electrónicas, en virtud de la ausencia de registro en el REFEL, no pueden circular electrónicamente, PERO debe tenerse en cuenta lo previsto en el artículo 2.2.2.53.21. del decreto 1074 de 2015 el cual establece una regla de “transición” y lo hace en los siguientes términos: “Hasta tanto opere el registro, el derecho de crédito resultante de la aceptación de la obligación por parte del adquirente/pagador de la deuda contenida en una factura electrónica podrá ser objeto de circulación por los mecanismos ordinarios”.  

Esta transición, no se limita a referirse a la circulación del documento sino también al carácter (calidad) de este, así pues, la inscripción en el REFEL para que una factura electrónica tenga el carácter de titulo valor está suspendida hasta tanto “opere el registro” y mientras tanto el documento podrá circular por los mecanismos ordinarios.  En esta medida es pertinente entregar al cliente una representación gráfica de la factura para que sea firmada por este.

Es pertinente tener en cuenta que al margen de la discusión si la factura electrónica es o no título valor, ella sí sirve como soporte y prueba de la existencia de una relación comercial, la cual junto con  la contabilidad del empresario (art. 264 del CGP) vale para probar la existencia de la obligación en cabeza del adquirente (cliente) en un proceso jurídico.

En todo caso es importante advertir que el hecho de que la factura electrónica ostente o no el carácter (calidad) de “Titulo Valor”, no exime al empresario de la obligación de facturar electrónicamente en cumplimiento de las normas tributarias actuales.   

Les recomiendo la lectura de este articulo ¿Qué es la factura electrónica?

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Conflicto de interés en las sociedades de familia

En primer lugar recordemos que según la Guía colombiana de sociedades cerradas y de familia, la Sociedad de Familia es aquella en cuyo máximo órgano social o máximo órgano de administración están presentes o representadas personas naturales que estén ligadas entre sí por un grado de parentesco hasta el 4 grado de consanguinidad, único civil y tercero de afinidad, que en su conjunto controlen la sociedad.

Ahora, el hecho de que los accionistas de una sociedad sean familiares, ¿implica la configuración del conflictos de intereses?

Sobre este particular la Superintendencia de sociedades emitió un OFICIO  que lleva por numero 220-000675 del 7 de enero de 2022 en el cual luego de recordar que los accionistas no son, per se, administradores, y que el conflicto de intereses es una figura que circunda a los administradores derivado de la concurrencia de un interés individual incompatible con el interés de la sociedad, “de tal manera que la satisfacción de uno lleva consigo el sacrificio del otro” afirmó que “la prohibición [incurrir en el conflicto de intereses] respectiva está en el socio administrador, pero no en los accionistas, quienes en todo caso deben actuar con probidad” y en esta medida, por ejemplo, un familiar accionista podría votar para que su familiar sea elegido en un cargo directivo al interior de la sociedad, pero en todo caso lo que deberá verificarse es “si la decisión fue tomada con fundamento claro del beneficio de la compañía o no”, afirma la Supersociedades en el referido oficio.

 

Así pues, los accionistas pertenecientes a una familia no incurren, por ello en conflicto de intereses y pueden ejercer sus derechos conforme a la ley.

Los invitamos a leer Capitulaciones matrimoniales, lo que los empresarios deben saber

Revisor Fiscal puede solicitar información e impartir instrucciones al interior de la entidad

El Consejo técnico de la Contaduría publica en el concepto 0361 del 10 de agosto de 2023 reiteró que “el revisor fiscal debe solicitar la información que considere relevante para el desarrollo de su encargo de revisoría fiscal” y para ello se apoyó en pronunciamientos judiciales como la sentencia C-780 del 2001. En el mismo concepto el CTCP reiteró lo dicho en el concepto 2020-0781 así:

·       La función relacionada con impartir instrucciones se encuentra establecida en el numeral sexto y cuarto del artículo 207 del Código de Comercio;

·       Mediante concepto del CTCP 1997-0125 “Se debe insistir en el doble propósito de las instrucciones. De un lado han de utilizarse para corregir cuando se ha detectado una irregularidad (violación de una norma). Pero también debe impartirse instrucción con el fin de mejorar los procedimientos de control aunque no haya ocurrido una irregularidad;

(…)

·       Mediante concepto 2014-0668 el CTCP manifestó que “las instrucciones constituyen indicaciones sobre la forma de hacer las cosas que se requieren, para lo cual, conviene que éste tenga una comunicación fluida con los diversos órganos sociales y demás funcionarios (…), a fin de facilitar la aplicación oportuna de sus instrucciones. Sin embargo impartir instrucciones no significa por tanto dar órdenes a la administración. Por el contrario, significa enseñar soluciones para corregir irregularidades” posteriormente menciona el mismo concepto que “los revisores fiscales están facultados para impartir instrucciones en el desarrollo propio de su gestión, pero no tienen la potestad de realizar actividades o tomar decisiones, que le son propias al administrador”;

·       Jesús María Peña Bermúdez en su libro “Revisoría Fiscal una garantía para la empresa, la sociedad y el Estado” tercera edición de ECOE Ediciones menciona que “La frase impartir instrucciones debe entenderse como la capacidad otorgada por la Ley para que dado el conocimiento que se le atribuye, pueda comunicar, enseñar y participar a la administración sobre sus sugerencias, le dé su criterio para el adecuado manejo y conservación que se le ha señalado, pero siendo los administradores quienes tienen la obligación de realizarlos y salvaguardarlos así como decidir si acogen o no la recomendación (instrucción) que imparta el revisor fiscal”

·       La Orientación Profesional del CTCP sobre revisoría fiscal del año 2008 menciona que “En desarrollo de esta función, el Revisor Fiscal también debe impartir las instrucciones necesarias para que se apliquen los correctivos que sean necesarios, facultad que debe entenderse como la capacidad otorgada por la Ley para que, dado el conocimiento que se le atribuye, pueda comunicar y participar a la administración de su criterio respecto de las tareas que se le han asignado, sin que por ello pueda perderse de vista, que la responsabilidad de llevar la contabilidad y los libros de actas se encuentra en cabeza de los administradores.

Las instrucciones constituyen indicaciones sobre la forma de hacer las cosas que se requieren, surgen del conocimiento y análisis que se ha confiado al Revisor Fiscal, para lo cual, conviene que éste tenga una comunicación fluida con los diversos órganos sociales y los demás funcionarios de la empresa, a fin de facilitar la aplicación oportuna de sus instrucciones. Impartir instrucciones no significa por tanto dar órdenes a la administración, por el contrario, significa, enseñar soluciones para corregir irregularidades. (…)”

Los invitamos a leer Derecho de Inspección vs. auditoría externa

Reforma de estatutos de sociedad, ¿Por qué y cuando hacerlo?

Las sociedades comerciales  son entes artificiales, invisibles, intangibles, y  que existen sólo en virtud de un contrato (contrato de sociedad) al que la ley le ha dado del efecto de crear un ente económico.

El contrato que da lugar a la creación de una sociedad comercial es el resultado de la negociación de los intereses de sus creadores (fundadores) o propietarios (actuales) y en ella se incorpora una información y unas reglas. Pues bien, todo esto puede cambiar en virtud del transcurso del tiempo, el cambio de la realidad y de las circunstancias de los propietarios de la sociedad y aun de las de los stakeholders, lo que lleva a que se efectúen reformas a los estatutos de la sociedad.

Recordemos que reformar significa modificar algo y por lo general esto se hace con la intención de mejorar, corregir a dar actualidad (actualizar). Pues bien, en el ámbito societario la reforma de estatutos se hace en atención a los propósitos anunciados anteriormente siendo el mas común el de poner el contrato de sociedad (estatutos) al día con datos, normas o acuerdos entre los accionistas.

Ahora, las reformas de estatutos deben realizarse siguiendo los procedimientos previstos en la ley y en los estatutos de la sociedad, la decisión debe tomarse por parte de la asamblea de accionistas, quedar consignada en un acta y ser registrada ante la cámara de comercio.

Ejemplos de situaciones que implican reforma de estatutos son: el cambio de tipo societario, la fusión, la escisión, la variación del objeto social, el cambio de nombre  de la sociedad, el cambio de domicilio, el cambio de reglas de convocatoria, de votación, de reparto de dividendos, la creación o supresión de órganos. Mientras que no constituyen reforma estatutaria el cambio de administrador o representante legal, ni el cambio de miembros de junta directiva ni el cambio del revisor fiscal.

Dos (2) apuntes finales:

1.- Los estatutos de las sociedades no están escritos en piedra y pueden modificarse según necesidad o conveniencia, es mas, es recomendable que permanentemente se estén evaluando las reglas de las sociedad para realizar modificaciones.

2.- Recuerde que las reformas estatutarias implican el pago del impuesto de registro (ley 223 de 1995)

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Efectos contables de un acuerdo de pago

Un acuerdo de pago es una manifestación o expresión de reestructuración de una obligación en el cual se varían uno o varios de los términos inicialmente pactados, como por ejemplo se da más plazo para el pago, se efectúan descuentos o se disminuyen tasas de interés.

Desde el punto de vista contable es pertinente tener en cuenta que el Consejo Técnico de la Contaduría Publica, por medio del concepto 0005 del 18 de enero de 2021 dijo que “Cuando se suscribe un acuerdo de pago o se realiza una reestructuración de las deudas vencidas, para efectos contables, lo que procede, en la mayoría de los casos, es la baja en cuenta de las obligaciones reestructuradas y la contabilización de una nueva obligación, registrando las diferencias entre la deuda anterior y la nueva obligación contra el estado de resultados”.

Es pertinente tener en cuenta que un acuerdo de pago no se documenta o soporta en una factura de venta, pues no hay ni venta de bienes ni prestación de servicios en los términos del artículo 615 del Estatuto Tributario. Lo usual es encontrar el texto del acuerdo de pago de un documento con garantía pagaré suscrito por el deudo, o, dependiendo del monto de la deuda, otro tipo de garantías.  

No esta por demás recordar que en los términos del articulo 492 del E.T. los créditos y deudas incobrables, que puede llegar a generar un acuerdo de pago, en ningún caso da derecho a descuento en el impuesto sobre las ventas.

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Los invitamos a leer Política de crédito, ¿Qué es? no tenerla compromete responsabilidad del administrador

Score o puntaje de riesgo crediticio, ¿Qué es? ¿Lo supervisa la SIC?

De acuerdo con la Superintendencia de Industria y Comercio, Resolución No. 64592 de 2013, “el score o puntaje responde al criterio particular y subjetivo de las entidades crediticias conforme a un modelo estadístico de riesgo”, según la entidad, en el score o puntaje se toman criterios adicionales al habito de pago, que determinan a través de modelos estadísticos especiales, cuál es la probabilidad de que el adquirente de los servicios pueda pagar o no sus obligaciones. Este tipo de puntajes se estiman tanto en entidades financieras como por entidades del sector real, comerciantes y prestadores de servicios.

Ahora, la Superintendencia de Industria y Comercio ha fijado que en la ley 1266 de 2008 (incluida hoy la ley 2157 de 2021) no se regularon los criterios por medio de los cuales se pueda calcular a través de modelos estadísticos, la probabilidad de pago o no pago de una persona, y que el Score o puntaje “no responde a la categoría de dato personal cuya vigilancia está a cargo” de la SIC. (concepto 21-279591)

En todo caso no esta por demás recordar:

1.-  que los Principios y criterios generales para la evaluación del riesgo crediticio, para el sector financiero, se encuentran regulados en el Capítulo II de la Circular Externa 100 de 1995 o Básica Contable y Financiera, expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia.

2.- Que toda empresa que otorgue crédito, debe tener una política de crédito de lo contrario compromete la responsabilidad de sus administradores y el Sistema de Administración de Riesgo de Crédito (SARC) debe contener políticas y procedimientos claros y precisos que definan los criterios y la forma mediante la cual la entidad evalúa, asume, califica, controla y cubre su riesgo crediticio. “Para ello, los órganos de dirección, administración y control de las entidades deben adoptar políticas y mecanismos especiales para la adecuada administración del riesgo crediticio, no sólo desde la perspectiva de su cubrimiento a través de un sistema de provisiones, sino también a través de la administración del proceso de otorgamiento de créditos y permanente seguimiento de éstos”.

Un consejo: quien otorgue crédito debería considerar realizar evaluaciones de score de manera múltiple durante la vigencia del crédito, y ello puede conllevar a solicitar o mejorar las garantías.

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Administración desleal, ¿Cómo protege a los socios y a las empresas?

El artículo 250B del Código Penal de Colombia dispone que el administrador de hecho o de derecho, o socio de cualquier sociedad constituida o en formación, directivo, empleado o asesor, que en beneficio propio o de un tercero, con abuso de las funciones propias de su cargo, disponga fraudulentamente de los bienes de la sociedad o contraiga obligaciones a cargo de esta causando directamente un perjuicio económicamente evaluable a sus socios, incurrirá en prisión de cuatro (4) a ocho (8) años y multa de diez (10) hasta mil (1.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Sobre este delito la Corte Suprema de Justicia, por medio de la sentencia SP 3601 de 2021, M.P FABIO OSPITIA GARZÓN dijo que el delito de administración desleal “protege el patrimonio económico, pero, a la par, se advierte un bien jurídico colectivo, orientado a la tutela de intereses supraindividuales, entre otros, el correcto funcionamiento de las estructuras mercantiles, la estabilidad y conservación de la sociedad en el tráfico jurídico y económico como motor de desarrollo del país y la fiabilidad de la buena marcha de las sociedades en el marco de la economía de mercado, todos ellos dirigidos a garantizar el buen orden del sistema económico”. 

Sobre las características de este delito la Corte dijo que son:

- Se trata de un tipo de resultado material – de lesión– porque, exige para su configuración la causación o producción de un perjuicio patrimonial o económicamente evaluable.

- la modalidad dolosa establecida para el delito de administración desleal descarta las actuaciones simplemente negligentes o culposas.

- es de naturaleza pluriofensiva,

- por la ubicación del tipo penal en los delitos contra el patrimonio económico, este bien jurídico concreto se protege de forma directa (inmediata);

- el patrimonio al que se refiere la norma es el de la sociedad y/o el de los socios individualmente considerados,

- la acción típica prohibida, protege otros bienes jurídicos, de carácter intermedio (mediato), como son el orden económico social y la administración pública, esta última, con ocasión de hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción.

Según la Corte es importante, para la configuración del delito, demostrar la disminución del patrimonio total, lo cual podrá hacerse a través de una comparación entre el valor del patrimonio, antes y después de la comisión del delito, y afirma que, a la despatrimonialización de la sociedad no se arriba sólo con la verificación de lo que compone el patrimonio, también puede concluirse la mengua, al cuantificar aquello que no ingresó al patrimonio, como consecuencia del comportamiento desleal del sujeto agente.

Según la Corte Suprema, en presencia del delito de administración desleal, no es posible lesionar los patrimonios individualmente considerados al interior de una sociedad, sin menoscabar el haber social ya que no podría efectuarse un ataque a los intereses de los socios, sin configurar una agresión del patrimonio social.

Así pues, la administración desleal se enlista entre los delitos que afectan el patrimonio económico de las personas y las empresas y se procura su no ocurrencia por medio de la advertencia de imposición de sanciones.

Los invitamos a leer ¿Un soborno es un acto de competencia desleal?

Tres (3) dudas comunes frente a la Ley “dejen de fregar, Ley 2300 de 2023

Sobre la ley 2300 han surgido múltiples preguntas y una de ellas es su relación con la ley 1266 de 2008, frente a lo cual podemos afirmar que es complementaria por lo cual deben leerse de manera conjunta,  e impactan la política de crédito y la gestión de cartera.

A continuación les transcribimos 3 de las respuestas que el Ministerio de  Comercio Industria y Turismo nos dio sobre la referida Ley en el concepto 1-2023-033145 del 03 de octubre de 2023.

¿Qué se entiende por "contacto"?

Se entiende que hay "contacto" cuando se establezca cualquier tipo de enlace entre ellas las entidades destinatarias de la norma y el consumidor, es decir, cuando creen con éste una conexión de tal naturaleza que les permita entablar cualquier tipo de relación, comunicación o trato con él.

¿Qué se entiende por “canal”?

cualquier medio de transmisión de la información que les permita a las personas naturales o jurídicas a las que va dirigida la Ley, poner en conocimiento del consumidor el mensaje que pretenden entregarle. Este debe ser el sentido natural y obvio con que debe entenderse el vocablo “canal”, pues la ley no señaló ninguna definición específica para la palabra en este contexto.

¿si un cliente deudor solicita expresamente ser contactado durante la semana por un canal diferente al del contacto inicial, se puede acceder a esta solicitud?

La respuesta a esta pregunta es afirmativa, pues por disposición del artículo 2º de la Ley 2300, “Las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera y todas las personas naturales y jurídicas que ejerzan actividades de cobranza sólo podrán contactar a los consumidores mediante los canales que estos autoricen para tal efecto; los cuales deberán ser informados y socializados previamente por parte de las entidades de cobranza con el fin de que los consumidores elijan cuáles autoriza”. Lo anterior significa -para responder a su pregunta- que si un usuario consumidor requiere explícitamente ser contactado por un canal diferente al del contacto inicial, debe entenderse que ha dado autorización para ello, con lo cual podrá contactárselo por un canal distinto al del contacto inicial.

 

Si tienes dudas contáctanos, te invitamos a leer Política de crédito, ¿Qué es? no tenerla compromete responsabilidad del administrador

Hosting como contrato ¿qué es?

La palabra Hosting, equivale en castellano a “alojamiento” y en el mundo de la tecnología hace referencia a una relación de servicios, arrendamiento, donde una de las partes, el propietario de la infraestructura, se obliga a permitir el uso de espacio o capacidad de almacenamiento en un servidor con el objetivo de que la otra parte aloje o “ubique” allí su sitio web.

En este sentido vale la pena tener presente lo dicho por la Corte Suprema de Justicia en la sentencia SC3375-2021 del 01/09/2021 M.P. AROLDO WILSON QUIROZ MONSALVO, quie recogiendo palabras de Lería Reyes Sánchez, El contrato de hospedaje de página web, Tirant lo Blanch, dijo “Con base en lo expuesto deviene que el contrato hosting es aquel «en el que[,] una de las partes, al que denominaremos prestador o proveedor de servicios, se obliga a ceder un espacio de memoria del disco duro de su servidor con el fin de que otra parte, al que denominamos cliente o usuario, almacene allí su sitio web. Este sitio, compuesto como sabemos por un conjunto de datos… constituye la información que quedará guardada en el ordenador del prestador. Además el servidor estará conectado a Internet, quedando accesible a la Red la información almacenada. Huelga remarcarlo, es una convención celebrada entre un prestador, proveedor o alojador, propietario o administrador de un servidor interconectado a internet, y un usuario, empresario o locatario, titular de una página o sitio web, por el cual aquél se obliga a dejar a disposición un espacio en sus unidades de almacenamiento, para que este último aloje archivos web, a cambio de una retribución”.

El hospedaje, en consideración a si se comparte o no el espacio puede ser: compartido, exclusivo y co-situado, y en consideración a los servicios recibidos: hosting restringido y ampliado.

Recogiendo lo dicho por la Corte Superema de Justicia, jurídicamente el contrato de hosting se considera una relación consensual atípica en el derecho comercial, bilateral, oneroso, conmutativo y de tracto sucesivo.

En cuanto a las obligaciones del proveedor la Corte señala las siguientes:

(I) poner a disposición de su cliente una específica capacidad de almacenamiento en el sistema de cómputo, según la exclusividad que corresponda dependiendo de si trata de un hosting compartido, exclusivo o VPS;

(II) conservar la información almacenada en condiciones de integridad y seguridad, sin efectuar ningún tipo de modificación o alteración, salvo que sea solicitada directamente por el usuario;

(III) mantener los servidores conectados a la internet, de acuerdo con la disponibilidad y ancho de banda acordada;

(IV) permitir que los interesados identificados por el usuario puedan acceder a la memoria del servidor, con el fin de subir, modificar o eliminar la información web, labor que deberá hacerse telemáticamente por medio de la cuenta respectiva;

(V) «deberá igualmente permitir el acceso de terceros a la información alojada a través de la red de comunicaciones electrónicas, previa disposición de los mecanismos de direccionamiento necesarios, y conforme a lo pactado en el contrato»

(VI) monitorizar y gestionar los equipos de hardware y el software instalado, incluyendo su mantenimiento y soporte técnico, salvo tratándose del hosting co-situado, pues en este tales cargas se trasladan al usuario;

(VII) «en caso de que una autoridad judicial encuentre que un contenido atenta contra los derechos fundamentales de una persona», removerlo «en orden a generar una garantía efectiva de las prerrogativas de la persona afectada» (CC, SU420/19); y

(VIII) Prestar la asistencia técnica al cliente o visitantes, tanto para el alojamiento de la información, como para su gestión y consulta por los usuarios.

A su vez, según la Cortre Supresa, el cliente asume los deberes de:

(I) Solucionar la remuneración pactada, en la oportunidad y condiciones establecidas en el contrato.

(II) Acceder al servidor por los mecanismos dispuestos contractualmente, sin exceder la cantidad máxima de datos permitidos para el almacenamiento por unidad de tiempo.

(III) Verificar la autoría y calidad de la información alojada en el servidor, siendo responsable de los contenidos sensibles o calumniosos.

(IV) No abusar de la capacidad asignada, ni utilizar mecanismos técnicos que busquen evadir las limitaciones técnicas impuestas por el proveedor.

(V) Actualizar la información de los usuarios que podrán acceder al servidor para gestionar los documentos web alojados.

No esta por demás recordar que desde el punto de vista tributario el suministro de servidores (hosting) es un servicio excluido del impuesto sobre las ventas, articulo 476 numeral 21 (DIAN, oficio Nº 0104 [002130] del 03-02-2020)

Te invitamos a leer ¿Qué es B2B, B2C, C2C? Qué es e-commerce?

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Oficial de Cumplimiento, no puede ser el revisor fiscal y número máximo de contratos

En los términos de la Circular 100-000004 de 9 de abril de 2021 de la SuperSociedades, el Oficial de Cumplimiento es la persona responsable de la auditoria y verificación del cumplimiento del SAGRILAFT en las empresas obligadas a ello. La designación el Oficial de Cumplimiento le corresponde a la Junta Directiva de la empresa o al máximo órgano social y cuando la Empresa Obligada sea una sucursal de sociedad extranjera, el nombramiento deberá efectuarse por el órgano social competente de la casa matriz, al tiempo que, los reportes deberán realizarse por el Oficial de Cumplimiento designado a tal órgano social.

Según la referida Circular el Oficial de Cumplimiento deberá tener un título profesional y acreditar experiencia mínima de seis (6) meses en el desempeño de cargos similares o encaminados a la administración y gestión de riesgos de LA/FT, adicionalmente, acreditar conocimiento en materia de administración del Riesgo LA/FT o Riesgo LA/FT/FPADM a través de especialización, cursos, diplomados, seminarios, congresos o cualquier otra similar, incluyendo pero sin limitarse a cualquier programa de entrenamiento que sea o vaya a ser ofrecido por la UIAF a los actores del sistema nacional de anti lavado de activos y contra la financiación del terrorismo.

Requisitos mínimos para ser designado como Oficial de Cumplimiento según la Circular 100-000004 de 9 de abril de 2021de la SuperSociedades son:

a. Gozar de la capacidad de tomar decisiones para gestionar el Riesgo LA/FT/FPADM y tener comunicación directa con, y depender directamente de, la junta directiva o el máximo órgano social en caso de que no exista junta directiva.

b. Contar con conocimientos suficientes en materia de administración de riesgos y entender el giro ordinario de las actividades de la Empresa, de conformidad con lo establecido en el numeral 5.1.2. del presente Capítulo X.

c. Contar con el apoyo de un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el Riesgo LA/FT/FPADM y el tamaño de la Empresa Obligada.

d. No pertenecer a la administración o a los órganos sociales, a la revisoría fiscal (fungir como revisor fiscal o estar vinculado a la empresa de revisoría fiscal que ejerce esta función, si es el caso), o fungir como auditor interno, o quien ejecute funciones similares o haga sus veces en la Empresa Obligada. No debe entenderse que dicha prohibición se extiende respecto de quienes apoyen las labores de los órganos de auditoria o control interno.

e. No fungir como Oficial de Cumplimiento en más de diez (10) Empresas Obligadas. Para fungir como Oficial de Cumplimiento de más de una Empresa Obligada, (i) el Oficial de Cumplimiento deberá certificar; y (ii) el órgano que designe al Oficial de Cumplimiento deberá verificar, que el Oficial de Cumplimiento no actúa como tal en Empresas que compiten entre sí.

f. Cuando el Oficial de Cumplimiento no se encuentre vinculado laboralmente a la Empresa Obligada, esta persona natural y la persona jurídica a la que esté vinculado, si es el caso, deberán demostrar que en sus actividades profesionales cumplen con las medidas mínimas establecidas de Debida Diligencia.

g. Cuando exista un grupo empresarial o una situación de control declarada, el Oficial de Cumplimiento de la matriz o controlante podrá ser la misma persona para todas las Empresas que conforman el grupo o conglomerado, independientemente del número de Empresas que lo conformen.

h. Estar domiciliado en Colombia.

 

Es pertinente reiterar que de acuerdo con la Circular 100-000004 de 9 de abril de 2021 de la SuperSociedades “no se deberá designar al revisor fiscal, auditor interno o administrador como Oficial de Cumplimiento”

 

Ahora, designado el Oficial de Cumplimiento la Empresa Obligada deberá certificar que este cumple con los requisitos y deberá informar por escrito a la Superintendencia de Sociedades, dirigido a la Delegatura de Asuntos Económicos y Societarios, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la designación, el nombre, número de identificación, correo electrónico y número de teléfono del Oficial de Cumplimiento principal y suplente (cuando sea procedente), o conforme a las instrucciones específicas que determine la Superintendencia de Sociedades. Con la certificación señalada en el párrafo anterior, deberá remitir la hoja de vida del Oficial de Cumplimiento, una copia del documento que dé cuenta del registro del Oficial de Cumplimiento ante el SIREL administrado por la UIAF y una copia del extracto del acta de la junta directiva o máximo órgano social en la que conste su designación. El mismo procedimiento deberá efectuarse cuando ocurra el cambio de Oficial de Cumplimiento.

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Los invitamos a leer: Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, ¿Qué sociedades deben implementarlo?